如何做好新時期檔案管理

作為個人、機關(guān)、單位或者某一部門在工作以及其他形式的活動中產(chǎn)生的重要記錄，檔案是非常重要的文件和資料，它涉及到單位或者個人的真實歷史，反映真實的價值和意義。可以說，檔案從某種程度上占有一定的重要地位。很多單位、機關(guān)等判斷個人或者部門、團體價值都以檔案作為基本的衡量標(biāo)準(zhǔn)，換句話說，檔案是個人及單位進行界定和評價判斷的標(biāo)尺。可見，檔案的存在是具有一定重要性的。因此，對檔案工作要加以重視，并進行合理性地規(guī)范化管理，這對于提高機關(guān)單位的工作效率具有十分重要的使用價值。

一、新形勢下做好檔案管理工作的實際價值

檔案管理工作是企事業(yè)或者機關(guān)單位各項業(yè)務(wù)工作真實記錄以及文件的管理工作，這項工作內(nèi)容對于單位及機關(guān)的業(yè)務(wù)工作整理、匯總、總結(jié)、記錄、預(yù)估等有重要的參考價值，是基礎(chǔ)的判斷依據(jù)。人們大多數(shù)依靠檔案來了解某一人物、部門、單位或者事件的歷史信息，根據(jù)檔案的記錄內(nèi)容來把握當(dāng)下工作的進程并展開計劃。在我國經(jīng)濟社會急速發(fā)展的現(xiàn)今，檔案管理工作越來越深入地參與到經(jīng)濟社會發(fā)展的各個方面，做好檔案管理工作，對于提高機關(guān)單位的檔案管理效率和提高黨的執(zhí)政能力水平具有極其重要的社會意義。同時，檔案管理作為一門具有很強專業(yè)性和操作性的工作，對檔案管理人員也提出了新的更高的要求，對于檔案管理人員來說，這是一項可以提升自我、打造自我、鍛煉自我的工作，同時也是一個可以完善自我的全新平臺。

二、檔案管理工作存在的主要弊端

（一）對檔案工作重要意義認識不足。檔案工作作為一些企事業(yè)單位背后的服務(wù)性工作內(nèi)容，在企事業(yè)單位業(yè)務(wù)處理、開展、進行、管理等方面都有非常重要的作用。但是相比較業(yè)務(wù)等本職工作，容易被人忽略。目前我國檔案管理工作的重要意義得不到認可，主要體現(xiàn)在三個方面，一是企事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理工作；二是在很多單位中檔案工作人員的各種福利待遇得不到相應(yīng)的保障；三是各個單位對檔案管理工作的應(yīng)投入資金不足，導(dǎo)致檔案工作開展困難。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施差。一是檔案存放館庫基礎(chǔ)條件不過關(guān)、規(guī)模小、可利用空間不足；二是檔案的收集不夠完整；三是單位所保存的記錄、文件、資料得不到相應(yīng)的照管，受損程度較大。

（三）檔案工作人員流動性大、專業(yè)素養(yǎng)較低。主要表現(xiàn)是：一些單位中檔案相關(guān)工作人員流動性較大，無法保證工作長期平穩(wěn)進行，新職工上崗需要耗費大量時間來熟悉和掌握工作流程和內(nèi)容，對檔案工作的穩(wěn)定進行有一定的負面影響；在工作人員調(diào)換過程中，工作交接不到位，導(dǎo)致檔案工作的連續(xù)性進行受到一定阻礙，影響單位檔案的保存；此外，當(dāng)前很多從事檔案管理工作的人員專業(yè)素養(yǎng)不高、專業(yè)知識掌握較差、對于檔案工作的創(chuàng)新和投入較少。

三、如何做好檔案管理工作

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，健全組織。在工作方面，員工能否以最佳的狀態(tài)完成工作，領(lǐng)導(dǎo)的管理起到十分重要的作用。在檔案管理工作上，想要將工作做好，必須要強化領(lǐng)導(dǎo)的管理意識。

（二）把握重點，規(guī)范管理。想要做好檔案管理工作，必須要掌握檔案管理工作的重點——檔案的存儲和經(jīng)管，這是工作人員做好檔案工作的基礎(chǔ)和前提。對此工作人員要重點掌握三點工作：一保證單位檔案的完整，謹慎保管文件和材料；二是在整理檔案的過程中，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)劃分文件類型，做到存檔有序、歸檔有條理；三是深化對檔案的管理，避免出現(xiàn)檔案破損、丟失的情況。

（三）強化檔案工作人員的團隊性意識，促進檔案工作穩(wěn)定與發(fā)展。在任何一個工作領(lǐng)域，團隊性建設(shè)都尤為關(guān)鍵，只有工作人員樹立正確的團隊意識，才能保證工作的有效開展。那么想要做好檔案管理工作、促進檔案工作的穩(wěn)定進行與發(fā)展，就必須要強化檔案工作人員的團隊性意識。首先加強對檔案工作人員的專業(yè)知識與相關(guān)技能的培訓(xùn)，從根本上提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力；其次，建立檔案管理工作精英人才培養(yǎng)目標(biāo)，為單位的檔案工作提供一批復(fù)合型管理人才；第三，樹立正確的發(fā)展觀、加強精神文化思想建設(shè)，讓員工在科學(xué)的觀念下工作，促進檔案管理工作的發(fā)展。

（四）強化基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)對檔案管理工作的發(fā)展起到不容忽視的作用。對此，在硬件建設(shè)上，要根據(jù)單位檔案管理的需要，在規(guī)模上要達到一定的標(biāo)準(zhǔn)，配備可進行分類整理的檔案柜，安裝必要的安全設(shè)施；在軟件建設(shè)上，一方面完善對檔案的數(shù)字化、信息化管理，添加相應(yīng)的器械和設(shè)備，加強電子信息技術(shù)的應(yīng)用；另一方面要建立完善的檔案管理制度。

綜上所述，在目前社會形勢下，想要做好單位的檔案管理工作，必須要認識到檔案工作的重要性，根據(jù)實際需求和現(xiàn)狀，建立合理的管理機制，加強上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督；在工作人員培養(yǎng)方面，要加大力度培養(yǎng)精英人才，樹立工作人員的團隊意識和團體工作能力；此外，針對檔案管理工作進行必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，滿足檔案管理工作對軟件和硬件設(shè)施的需求，以促進檔案管理工作的有效開展和進行。（作者單位為松原市機關(guān)事務(wù)管理局）