對我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢的認識

本文論述了我國企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及未來發(fā)展趨勢，為我國企業(yè)檔案管理走持續(xù)、穩(wěn)定及健康的發(fā)展道路提供了一定的見解。

一、引言

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，以實現(xiàn)檔案的有效利用。做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。企業(yè)要充分認識開展企業(yè)建檔工作的重要性和必要性。其要明白，建章立制，營造良好建檔環(huán)境與做好建檔工作不僅是權(quán)利，也是義務(wù)，是企業(yè)自身發(fā)展的客觀需要，是長期受益之事而非權(quán)宜之計，從而增強其開展建檔工作的積極性和自覺性。

二、對企業(yè)檔案管理的認識與分析

1、檔案管理在市場活動中的地位

隨著我國計劃經(jīng)濟體制向社會主義市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變，社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，即意味著優(yōu)勝劣汰。其要想在激烈的市場經(jīng)濟競爭中站穩(wěn)腳跟，開拓市場，就必須改變事業(yè)單位計劃經(jīng)濟模式，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，從而推行現(xiàn)代企業(yè)管理。其要在國家宏觀調(diào)控下進行自主經(jīng)營、自負盈虧與自我發(fā)展，以形成自我約束的法人實體和市場競爭主體。對企業(yè)單位的兩大財富，即人才和檔案而言，檔案是廣大職工辛勤勞動的結(jié)晶。大量事實證明，檔案在企業(yè)管理中有著不可忽視的作用。

.2、檔案工作對企業(yè)權(quán)益的維護不可忽視，首先，檔案工作對保護知識產(chǎn)權(quán)維護合法權(quán)益起著主導(dǎo)作用；其次，企業(yè)檔案的安全與完整企業(yè)檔案安全維護同樣不可忽視。

.3、檔案管理的具體操作原則和對企業(yè)文化的影響

a）企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化建設(shè)有著十分重要的作用。

首先，其表現(xiàn)在檔案能夠真實地記錄企業(yè)文化以及企業(yè)發(fā)展過程中的點點滴滴和對企業(yè)文化的歸納、梳理。其次，通過檔案管理員的梳理和價值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，從而更好地服務(wù)于企業(yè)檔案還必須逐年分類設(shè)置，歸納整理，經(jīng)過活化才能有價值。最后，企業(yè)檔案系統(tǒng)管理必須強調(diào)全面管理意識。

b）檔案管理的具體操作原則和提升價值。

1）材料的收集和整理是保證檔案質(zhì)量至關(guān)重要的第一步。材料收集應(yīng)豐富和足量，但是又不能單純求數(shù)量。材料收集必須要做到，該歸檔的材料決不遺漏，沒有保存價值的材料決不應(yīng)濫收。2）、企業(yè)檔案管理遵循的原則：（1）、分級管理；（2）檔案管理必須強調(diào)標準化，用數(shù)據(jù)說話。（3）檔案管理必須以人為本的觀念。

3）企業(yè)檔案作為一種“產(chǎn)品”的價值提升

企業(yè)的檔案工作作為一種“產(chǎn)品”而言，如果要提高其質(zhì)量，顯現(xiàn)出它的價值功能，那么這項有意義的工作，就決不是檔案工作者個人的簡單勞動所能實現(xiàn)的。其既需要檔案工作者的努力，更需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，各職能部門的支持和全體職工的積極參與，有時還需要社會各方面的協(xié)調(diào)和配合。因此檔案管理中運用全面質(zhì)量管理中的“三全”觀念，把過去僅靠檔案工作部門、少數(shù)檔案工作人員的質(zhì)量管理轉(zhuǎn)變到全員參與，全員管理，把單純重視檔案產(chǎn)品色裝是否完善等形式型質(zhì)量轉(zhuǎn)變到更加重視檔案產(chǎn)品的形式、內(nèi)容、過程等全方位的工作質(zhì)量上來。這些對于提高檔案工作的深度廣度、綜合水平等都具有極其重要的意義。

三、采取一定的措施，以促進企業(yè)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于有關(guān)各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義：a）、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)首要做好的一項基礎(chǔ)性工作；b）、增強做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案信息資源；c）、自覺提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢下檔案工作的新要求；d）、建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化開展。檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中主要在行政管理方面、項目運營方面、企業(yè)文化方面、法律方面、培訓(xùn)方面等都發(fā)揮著作用：

四、結(jié)論

檔案管理是企業(yè)管理中的重要組成。其與其他方面的管理有所不同。其不是只局限與某一領(lǐng)域的管理活動，也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而是需要企業(yè)中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就失去希望和活力。檔案管理工作也是如此。這就需要企業(yè)中全體成員創(chuàng)新思路，全面開拓檔案管理中的各項功能。（作者單位為包頭鋁業(yè)有限公司）