對我國企業檔案管理現狀及發展趨勢的認識

本文論述了我國企業檔案管理的現狀及未來發展趨勢，為我國企業檔案管理走持續、穩定及健康的發展道路提供了一定的見解。

一、引言

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，以實現檔案的有效利用。做好檔案管理工作一個企業健康發展的需要。檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。企業要充分認識開展企業建檔工作的重要性和必要性。其要明白，建章立制，營造良好建檔環境與做好建檔工作不僅是權利，也是義務，是企業自身發展的客觀需要，是長期受益之事而非權宜之計，從而增強其開展建檔工作的積極性和自覺性。

二、對企業檔案管理的認識與分析

1、檔案管理在市場活動中的地位

隨著我國計劃經濟體制向社會主義市場經濟體制轉變，社會主義市場經濟體制的逐步建立，即意味著優勝劣汰。其要想在激烈的市場經濟競爭中站穩腳跟，開拓市場，就必須改變事業單位計劃經濟模式，轉換經營機制，從而推行現代企業管理。其要在國家宏觀調控下進行自主經營、自負盈虧與自我發展，以形成自我約束的法人實體和市場競爭主體。對企業單位的兩大財富，即人才和檔案而言，檔案是廣大職工辛勤勞動的結晶。大量事實證明，檔案在企業管理中有著不可忽視的作用。

.2、檔案工作對企業權益的維護不可忽視，首先，檔案工作對保護知識產權維護合法權益起著主導作用；其次，企業檔案的安全與完整企業檔案安全維護同樣不可忽視。

.3、檔案管理的具體操作原則和對企業文化的影響

a）企業檔案管理對于企業文化建設有著十分重要的作用。

首先，其表現在檔案能夠真實地記錄企業文化以及企業發展過程中的點點滴滴和對企業文化的歸納、梳理。其次，通過檔案管理員的梳理和價值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，從而更好地服務于企業檔案還必須逐年分類設置，歸納整理，經過活化才能有價值。最后，企業檔案系統管理必須強調全面管理意識。

b）檔案管理的具體操作原則和提升價值。

1）材料的收集和整理是保證檔案質量至關重要的第一步。材料收集應豐富和足量，但是又不能單純求數量。材料收集必須要做到，該歸檔的材料決不遺漏，沒有保存價值的材料決不應濫收。2）、企業檔案管理遵循的原則：（1）、分級管理；（2）檔案管理必須強調標準化，用數據說話。（3）檔案管理必須以人為本的觀念。

3）企業檔案作為一種“產品”的價值提升

企業的檔案工作作為一種“產品”而言，如果要提高其質量，顯現出它的價值功能，那么這項有意義的工作，就決不是檔案工作者個人的簡單勞動所能實現的。其既需要檔案工作者的努力，更需要各級領導的重視，各職能部門的支持和全體職工的積極參與，有時還需要社會各方面的協調和配合。因此檔案管理中運用全面質量管理中的“三全”觀念，把過去僅靠檔案工作部門、少數檔案工作人員的質量管理轉變到全員參與，全員管理，把單純重視檔案產品色裝是否完善等形式型質量轉變到更加重視檔案產品的形式、內容、過程等全方位的工作質量上來。這些對于提高檔案工作的深度廣度、綜合水平等都具有極其重要的意義。

三、采取一定的措施，以促進企業檔案管理的可持續發展

科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于有關各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義：a）、規范化、科學化的檔案管理，是企業首要做好的一項基礎性工作；b）、增強做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案信息資源；c）、自覺提高業務技能，適應新形勢下檔案工作的新要求；d）、建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化開展。檔案在企業經營過程中主要在行政管理方面、項目運營方面、企業文化方面、法律方面、培訓方面等都發揮著作用：

四、結論

檔案管理是企業管理中的重要組成。其與其他方面的管理有所不同。其不是只局限與某一領域的管理活動，也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而是需要企業中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業。企業沒有創新就失去希望和活力。檔案管理工作也是如此。這就需要企業中全體成員創新思路，全面開拓檔案管理中的各項功能。（作者單位為包頭鋁業有限公司）