關(guān)于固定資產(chǎn)管理與財務檔案管理的研究

在中職院校管理工作中，固定資產(chǎn)管理與財務檔案管理是不可缺少的重要組成部分。中職院校固定資產(chǎn)管理及財務檔案管理工作受多種因素影響，本文主要從中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)諸多要素、關(guān)于中職院校財務檔案以及資料整理方面進行探討，希望可以給中職院校固定資產(chǎn)管理與財務檔案的整理提供參考性價值。

一、中職院校固定資產(chǎn)管理概述

中職院校國有資產(chǎn)當中最重要的組成部分就是固定資產(chǎn)，在較大程度上影響著中職院校教學、科研事業(yè)以及后勤保障服務等活動。通常情況下，中職院校固定資產(chǎn)賬務管理主要是包括中職院校存在的價值較為昂貴的設備，使用時間已經(jīng)超過一年以上，在使用期間維持著設備的原有狀態(tài)。即使單位價值沒有滿足相關(guān)標準要求，但是使用期限達到一年以上的設備也可以稱之為固定資產(chǎn)。一般中職院校的固定資產(chǎn)都是由專人進行負責，并且進行分級管理?，F(xiàn)階段，大多數(shù)中職院校都是實行事業(yè)單位財務會計制度，因此選用的會計標準規(guī)范也是關(guān)于事業(yè)單位的財務規(guī)范，這就要求在對固定資產(chǎn)管理時需要嚴格按照事業(yè)單位的財務規(guī)范相關(guān)標準規(guī)定嚴格執(zhí)行。

二、建立中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要是以中職院校的實際管理方式為基礎，創(chuàng)建具有實效性的管理系統(tǒng)模式。中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)最大的特點在于操作簡單、通用性強，可以普遍應用在各行業(yè)領(lǐng)域的固定資產(chǎn)管理以及后勤管理等工作中。中職院校固定資產(chǎn)管理主要包括類型管理、倉庫管理、權(quán)限管理、中職院校資產(chǎn)管理以及其他資產(chǎn)管理等。

1.建立基礎信息庫

中職院校各個部門之間需要設立專門的資產(chǎn)管理人員，該管理人員需要負責自身所在部門設備信息以及人員信息等，在記錄地點名稱以及部門名稱時需要注重規(guī)范性，并且需要按照樣式模板進行整合，整合之后需要上交給資產(chǎn)管理部門。需要注意的是，針對單位、人員以及地點的編號都是由資產(chǎn)管理部門負責，管理人員在實際整理時不需要填寫以上內(nèi)容。其次就是地點名稱的問題，現(xiàn)階段有些中職院校的地點名稱還存在模糊不清情況，則需要按照其使用職能來進行編號，例如教研室、微機室等。

2.資產(chǎn)變動管理

如果將固定資產(chǎn)錄入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)當中，在財務部門進行審核之前，可以進行相應的刪除和修改，此時不會將修改詳情上傳到變動表當中。但是如果財務部門已經(jīng)對該資產(chǎn)進行審核，就不能隨意進行修改，如果需要變動資產(chǎn)使用者或者改變其現(xiàn)狀時，需要在專門管理資產(chǎn)變動部門進行變更，此外還需要進行記賬審核。需要注意的是，導致固定資產(chǎn)價值產(chǎn)生變化的變動情況，例如維修顯示屏設備、配件交換、裝修建筑等，需要將變動申請表上交到財務部門進行審核批準。如果是一般資產(chǎn)變動，例如變動資產(chǎn)的使用部門以及存儲地點等，只需將變更材料上交到歸口部門進行審核。如果在上交變更材料時沒有通過審核，就不能進行相應的變動。

三、財務檔案管理

財務檔案管理是中職院校最重要的資料管理內(nèi)容之一，它直接影響著固定資產(chǎn)管理工作，能夠使學校固定資產(chǎn)管理工作實現(xiàn)制度化和規(guī)范化，二者相互影響，相輔相成。資料管理工作當中最重要的就是進行分類，這樣既可以方便查閱，也方便應用。在科研任務當中最重要的就是資料整理工作，能夠長期服務于學校的科研工作以及后勤管理工作等。學校財務檔案資料主要是包括學校的經(jīng)濟交易活動資料以及全面反映學校發(fā)展現(xiàn)狀的相關(guān)文件資料。學校財務檔案管理需要由專業(yè)部門負責，并且需要在查閱之后及時歸檔。財務檔案管理以及資料管理屬于學校發(fā)展當中需要長久保存的資料文件，在借閱期間需要嚴格按照相關(guān)制度制定，不能進行隨意丟失和銷毀。檔案資料管理人員需要定期對財務檔案資料進行全面整理，并且需要按照編號排列整齊，并且需要在裝訂線封簽處蓋章。此外還需要不斷對檔案資料管理進行改進。管理人員在整理立卷時需要遵循規(guī)范化原則，要由檔案資料管理部門進行統(tǒng)一化管理，在借閱時需要嚴格按照相關(guān)標準規(guī)定辦理手續(xù)，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料短缺情況需要立即查找。

四、資料管理

針對學校資料管理工作需要建立專門的制度進行保障，相關(guān)管理人員要嚴格記錄學校的各項會議資料、來往行文以及內(nèi)部文件等，要對其進行等級保存。針對完成辦理的資料，也應當對其進行定期清理和統(tǒng)一收件。針對學校各個部門完成工作任務之后的內(nèi)容資料，管理人員需要及時收錄相應的文件資料。此外，管理人員還需要嚴格檢查同一件事情產(chǎn)生的所有文件資料，檢驗其完整性，要對學校內(nèi)部各個機構(gòu)的文件種類進行分類管理，要詳細檢查文件資料的正文、附件以及底稿等，要對處理結(jié)束的文件檢查其實效性。針對學校內(nèi)部產(chǎn)生的文件資料進行隨辦隨歸，對于辦理完成的文件資料以及未完成辦理的文件需要進行有效整理歸類、登記在冊，這樣能夠提升文件資料管理的有序性以及安全性。文件資料管理人員要主動對學校各部門文件資料整理工作進行宣傳和服務，有效指導各機構(gòu)工作人員處理各項文件資料工作，認真、及時整理各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料。

綜上所述，在進行中職院校固定資產(chǎn)管理以及財務檔案資料管理時，首先需要按照自身發(fā)展情況分析固定資產(chǎn)管理的重要意義，其次要建立中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，主要包括基礎信息庫、資產(chǎn)變動管理等，并且建立財務檔案資料管理制度，在檔案借閱時要嚴格按照相關(guān)標準規(guī)定執(zhí)行。只有做好以上工作，才能從根本上提升中職院校固定資產(chǎn)管理以及財務檔案資料管理的工作水平。（作者單位為吉林省工程技術(shù)學校）