淺談檔案管理如何為經濟建設服務

在市場經濟體制下，一切活動都圍繞價值展開，以實現(xiàn)經濟利益最大化為目標。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的主要組成部分，加強檔案的管理和利用，對于提高醫(yī)院整體管理水平具有重要意義。檔案就是醫(yī)院內部的主要信息，關乎到醫(yī)院主要合同和醫(yī)護人員的個人信息，檔案管理工作受到越來越多的關注。隨著新醫(yī)改的推行，以往的管理方式已經和現(xiàn)在的情形不相適應，新醫(yī)改對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，因此，醫(yī)院檔案管理部門要采取積極措施，結合醫(yī)院的實際情況，狠抓薄弱環(huán)節(jié)，推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新，使其更好的為醫(yī)院各項工作服務，促進醫(yī)院的進一步發(fā)展。本文就當下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進行分析研究，以不斷完善檔案管理方法，為醫(yī)院經濟建設服務。

隨著新醫(yī)改方案的不斷推行，政府日益深化醫(yī)療改革制度，新醫(yī)改對醫(yī)院檔案管理提出了新的要求。醫(yī)院檔案作為一種特殊的資源，包括與醫(yī)院活動相關的各種歷史記錄，主要有文件、影像、磁盤等，形式多樣，內容龐雜。這些信息材料，不僅可以為臨床醫(yī)學提供參考，而且也是醫(yī)院的特殊資源，記載了醫(yī)院發(fā)展的歷史。加強醫(yī)院檔案管理，實現(xiàn)其管理的科學化和規(guī)范化，糾正檔案管理當中的問題，是促進依醫(yī)院發(fā)展的主要途徑。

一、醫(yī)院檔案管理當中存在的問題

1.檔案管理制度不健全

現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理部門當中存在的主要問題是檔案管理制度不健全以及操作不規(guī)范。檔案管理工作涉及到職能科室、使用科室、檔案室，但是，這三個科室常常發(fā)生因為分工不明確而造成的工作失誤，各個科室工作不協(xié)調沒有發(fā)揮出各個科室的職能作用。此外，各個科室檔案有不同的檔案管理人員進行分工管理，這就使信息的完整性和連續(xù)性難移保證，不但造成了信息資料的浪費，而且增加了信息查找的困難，管理工作混亂。

2.缺乏專業(yè)的管理人才

由于有些醫(yī)院對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理管理是一項十分簡單的工作，任何人員都可以勝任，這種錯誤的認知造成當下檔案管理部門的管理人員并非職業(yè)出身，多半是非專業(yè)人員，管理人員是從行政、護理或是其他部門轉行從事這項工作。這就使檔案管理部門的管理人員文化水平參差不齊，而且人員的流動性比較大。檔案管理部門缺乏專業(yè)性人才，兼職人員工作業(yè)務不熟練，而且這些管理人員對檔案的重視度不夠，致使檔案管理工作發(fā)展緩慢，不利于醫(yī)院的發(fā)展。

3.現(xiàn)代化管理水平低

當前醫(yī)院檔案管理機構的設置比較混亂，而且管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，檔案管理信息化程度比較低，難以適應當下社會發(fā)展的需求。傳統(tǒng)檔案管理還采用人工管理的落后階段，出錯的概率比較大，而且經常出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，無法適應新醫(yī)改的發(fā)展趨勢。

二、改善醫(yī)院檔案管理的策略

1.對檔案管理制度及模式的健全與規(guī)范

對于醫(yī)院檔案管理制度的健全應該基于多方面考慮并執(zhí)行，比如說在檔案的保管與利用工作完善方面，就應該為檔案保管制定“保質期”，并同時制定與其相匹配的考核與獎懲制度，有效調動醫(yī)院內部各個科室的檔案管理人員工作積極態(tài)度。另外，醫(yī)院也要根據自身具體的醫(yī)療服務狀況來制定相應的醫(yī)療檔案管理制度，專門選擇那些擁有一定管理經驗且擅長醫(yī)療檔案管理經驗的人來組成檔案管理小組。另外檔案管理小組也應該對醫(yī)院內部醫(yī)療人員進行培訓，在臨床醫(yī)療服務活動中廣泛收集各方意見，最終總結臨床科室的各項醫(yī)療服務要求，再結合檔案管理經驗來制定適合于醫(yī)院本身切實可行的醫(yī)療制度。基于此，醫(yī)院醫(yī)療服務工作就可以做到有據可循，有法可依，最終實現(xiàn)規(guī)范化管理進程，同時確保檔案資料管理的有效性、連續(xù)性與完整性。

2.在醫(yī)院檔案管理工作實踐中，檔案管理人員的思想認識水平和業(yè)務能力對醫(yī)療檔案管理工作能力產生著關鍵性影響，所以新時期要想探索醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學化發(fā)展，就必須深化檔案管理人員的檔案管理意識，借助有效的培訓和指導促進檔案管理人員業(yè)務水平的逐步提高。因此針對當前我國醫(yī)院檔案管理人員綜合素質普遍偏低的情況，醫(yī)院應該結合信息時代檔案管理工作的具體需求對管理人員實施有效的教育和培訓，在提供專業(yè)指導的同時也有意識的強化檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，保證檔案管理人員能夠借助信息技術探索信息化管理，促進管理效率和效果的進一步提高。同時，為了進一步激發(fā)檔案管理人員參與檔案管理工作的積極性，也可以制定相應的績效考核制度對管理人員實施有效督促，亦或是構建健全的獎懲制度，促進檔案管理人員工作積極性的激發(fā)，進而促使醫(yī)院檔案管理工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展狀態(tài)，為檔案資源的有效利用提供堅實的保障。

3.引進先進的檔案管理技術

利用計算機技術管理醫(yī)院檔案，不僅可以減少檔案占用的空間，而且易于保存，節(jié)省了大量的人力、物力和財力，同時也提高了醫(yī)院檔案管理的工作效率。檔案管理的信息化，是醫(yī)院檔案館工作發(fā)展的必然趨勢。信息化管理實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化，所有檔案可以用電子文件的形式進行保管，這從一定程度上擴大了存儲的內容，延長了存儲時間。不過，電子文件形式的檔案也存在一些不足，當遇到斷電或者黑客攻擊時，容易造成數(shù)據丟失。因此檔案管理部門要結合實際，對一些主要的檔案信息打印成紙質版進行備份，同時使用紙質版和電子版兩種檔案，實現(xiàn)信息的安全管理，為醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展而服務。

三、結語

綜上所述，在新形勢下，醫(yī)院要正視檔案管理的重要性，為了適應社會發(fā)展需求，促進醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展，檔案管理部門要健全檔案管理制度，提高管理人員素質，采用先進的管理技術，完善檔案管理工作，推動醫(yī)院的進一步發(fā)展。（作者單位為濰坊市婦幼保健院）