應(yīng)收賬款的管理與控制

一、背景介紹

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、商業(yè)信用成為市場交易的重要基礎(chǔ)。具體表現(xiàn)為企業(yè)之間的商品交易很多都是以賒銷方式實(shí)現(xiàn)的。與其他結(jié)算方式比，商業(yè)信用在擴(kuò)大銷售、開拓市場、節(jié)約成本、提高企業(yè)市場競爭能力，實(shí)現(xiàn)規(guī)模化經(jīng)營等方面有明顯且不可替代的優(yōu)勢。“應(yīng)收帳款是企業(yè)在經(jīng)營過程中發(fā)生的一項(xiàng)債權(quán)，也是企業(yè)向購貨方或接受勞務(wù)方提供的一種短期信用。”在市場經(jīng)濟(jì)條件下，存在著激烈的商業(yè)競爭。然而目前不少企業(yè)在經(jīng)營過程中往往只強(qiáng)調(diào)擴(kuò)大銷售額，而忽視銷售之后應(yīng)收帳款的監(jiān)督和管理，造成應(yīng)收帳款長期掛帳，企業(yè)虛盈實(shí)虧。由于我國企業(yè)信用制度的不健全，客觀上存在著“賴帳機(jī)制”產(chǎn)生和擴(kuò)展的土壤，企業(yè)之間的相互拖欠，企業(yè)為維持正常的生產(chǎn)經(jīng)營，不得不從外部貸款以彌補(bǔ)資金不足，使企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債率始終攀高不下，甚至資不抵債，最終導(dǎo)致破產(chǎn)。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)收賬款數(shù)額明顯增多，對應(yīng)收賬款的管理已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中的重要問題。企業(yè)回收賬款的狀況不容樂觀，大多數(shù)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差，缺乏對應(yīng)收賬款的管理。具體表現(xiàn)為：一是企業(yè)缺乏對銷售客戶的資信審查制度，二是企業(yè)缺乏嚴(yán)密的內(nèi)部控制賒銷制度。三是缺乏有效的獎(jiǎng)懲制度。在應(yīng)收帳款管理中，最重要的就是正確衡量信用風(fēng)險(xiǎn)。所謂應(yīng)收帳款信用風(fēng)險(xiǎn)，是指企業(yè)不能收回賒銷商品的貨款而發(fā)生壞帳損失的可能性。必須對應(yīng)收帳款信用風(fēng)險(xiǎn)加以防范和控制。

因而怎樣管理控制好應(yīng)收帳款，使企業(yè)盡量減少營運(yùn)資金在應(yīng)收帳款上的呆滯和占用，從而提高企業(yè)的資金利用效率，減少企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，在企業(yè)當(dāng)前尤為重要。

在傳化集團(tuán)，應(yīng)收賬款也存在著一定的問題，比如夸大企業(yè)的經(jīng)營成果；內(nèi)部控制不健全，合同簽訂率參差不齊，收款信息不對稱；管理部門不統(tǒng)一，有的企業(yè)應(yīng)收賬款由資信管理部專職管理，有的企業(yè)由法務(wù)部門進(jìn)行管理，有的由銷售自己管理；外部環(huán)境的影響，如周邊企業(yè)資金鏈不容樂觀，影響應(yīng)收帳款的收回。

所以在企業(yè)經(jīng)營中，應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)收帳款的控制和管理，尤其應(yīng)該從應(yīng)收帳款各個(gè)環(huán)節(jié)入手，有效地控制其余額及相關(guān)風(fēng)險(xiǎn) 。

二、應(yīng)收賬款的管理與控制

為了應(yīng)對應(yīng)收賬款帶來的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款年末余額不超過銷售收入的10%，周轉(zhuǎn)率不低于上年水平，業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范化等的目標(biāo)，傳化集團(tuán)在應(yīng)收賬款管控方面有制定專門的風(fēng)險(xiǎn)管控監(jiān)督方案。通過構(gòu)建應(yīng)收賬款管控體系，做好組織保障、機(jī)制保障、運(yùn)行措施保障來實(shí)現(xiàn)集團(tuán)應(yīng)收賬款的管理目標(biāo)。

有關(guān)保障體系主要從集團(tuán)層面和產(chǎn)業(yè)/企業(yè)層面來講。

（一）組織保障

1.集團(tuán)層面：首先要明確項(xiàng)目組組長和項(xiàng)目組成員，其主要職責(zé)和作用是推動(dòng)產(chǎn)業(yè)銷售體系建設(shè)、引導(dǎo)機(jī)制、管控過程、定期與不定期地審計(jì)并監(jiān)督。

2.產(chǎn)業(yè)層面：設(shè)立以總裁為負(fù)責(zé)人的應(yīng)收款管理及監(jiān)督部門。其職責(zé)是統(tǒng)一應(yīng)收款管理部門，結(jié)合產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)出具應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管控的實(shí)施方案，建立常態(tài)化的跟蹤監(jiān)督機(jī)制。

3.企業(yè)層面：設(shè)立以總經(jīng)理為負(fù)責(zé)人的應(yīng)收帳款管理及監(jiān)督部門。其職責(zé)是完善營銷政策、信用管理、資信政策、收賬政策、對賬管理、銷售人員行為規(guī)則等制度和流程，編制并執(zhí)行本企業(yè)的應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管控具體實(shí)施方案，嚴(yán)把經(jīng)營操作關(guān)，從源頭上防風(fēng)險(xiǎn)。

（二）機(jī)制保障

1.集團(tuán)層面：根據(jù)職能定位，強(qiáng)化集團(tuán)對應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管控體系的監(jiān)督能力。

2.產(chǎn)業(yè)/企業(yè)層面：完善風(fēng)險(xiǎn)管控體系的同時(shí)，強(qiáng)化日常的過程管控，疑難應(yīng)收款的管理能力。

（三）運(yùn)行措施保障

1.集團(tuán)層面。

（1）定期和不定期檢查制度、方案的執(zhí)行情況。檢查應(yīng)收賬款管控實(shí)施方案的具體執(zhí)行情況；檢查疑難應(yīng)收賬款、賬銷案存應(yīng)收賬款的處理情況等；檢查對6個(gè)月以上未動(dòng)及大額應(yīng)收款客戶的資信、經(jīng)營和資金鏈等重點(diǎn)應(yīng)收款關(guān)注情況；檢查集團(tuán)有關(guān)應(yīng)收賬款政策在企業(yè)的執(zhí)行情況，如壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提；檢查客戶信息及時(shí)反饋與共享機(jī)制的建立健全和完善情況，解決信息不對稱的問題。

（2）定期總結(jié)、評價(jià)監(jiān)督檢查情況，組織優(yōu)秀案例進(jìn)行推廣。以3個(gè)月為單位，定期對應(yīng)收賬款管控的監(jiān)督檢查情況進(jìn)行總結(jié)、座談、評價(jià)、方案完善等，實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作的PDCA循環(huán)；通過總結(jié)、評價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的應(yīng)收賬款管控經(jīng)驗(yàn)案例，并組織在全集團(tuán)范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳、推廣。

2.產(chǎn)業(yè)/企業(yè)層面：通過事前預(yù)防、事中跟蹤、事后控制來確保應(yīng)收賬款的管理目標(biāo)。

（1）事前預(yù)防包括資信調(diào)查、資信評估、合同管理。

（2）事中跟蹤包括對賬機(jī)制、動(dòng)態(tài)監(jiān)控等。

（3）事后控制包括賬款追收情況。

以紡化事業(yè)部的應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)管控為例。

首先，建立應(yīng)收賬款四級(jí)管理體系，明確責(zé)任；其中：紡化事業(yè)部營銷人員是應(yīng)收賬款管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)加強(qiáng)應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，做好貨款及時(shí)催收和上繳公司財(cái)務(wù)的工作；營銷分公司（營銷部）是應(yīng)收賬款管控的第一責(zé)任部門，主要負(fù)責(zé)加強(qiáng)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)防范的過程管理，負(fù)責(zé)對所屬營銷人員應(yīng)收賬款管理的指導(dǎo)、協(xié)同催收以及日常性的應(yīng)收賬款管理的抽查、監(jiān)督和異常情況的反饋工作；財(cái)務(wù)管理部為應(yīng)收賬款監(jiān)管部門，負(fù)責(zé)關(guān)注應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)防范的過程管理，開展日常性應(yīng)收賬款抽查、疑難應(yīng)收賬款協(xié)助催收，組織公司對賬工作，對發(fā)現(xiàn)的問題，提出處理建議；審計(jì)部作為應(yīng)收賬款管控績效的監(jiān)督部門，定期對各化工企業(yè)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理的責(zé)任人、責(zé)任部門履行職責(zé)的狀況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，對風(fēng)險(xiǎn)管控不力的部門和人員按規(guī)定進(jìn)行調(diào)查，提出處理意見。

其次，設(shè)定應(yīng)收賬款的管理目標(biāo)，在集團(tuán)制定的實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款年末余額不超過銷售收入的10%，周轉(zhuǎn)率不低于上年水平兩大主要指標(biāo)基礎(chǔ)上，分解出與企業(yè)現(xiàn)階段相匹配的3個(gè)細(xì)化目標(biāo)： 疑難應(yīng)收賬款占應(yīng)收賬款比重較年初下降10%；建立業(yè)務(wù)員回款信息對稱機(jī)制；法務(wù)單位實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款回收100萬元。

圍繞目標(biāo)完善《應(yīng)收賬款管理制度》、《CRM管理制度》、《壞賬管理制度》，營銷稽核工作機(jī)制、應(yīng)收賬款檢查機(jī)制等機(jī)制、制度建設(shè)；形成跨部門管理應(yīng)收賬款的協(xié)作體系，完善內(nèi)控，降低應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)。

1.事前預(yù)防：資信調(diào)查、資信評估、合同管理、債權(quán)憑證管理等。

資信評估時(shí)先初步分析客戶過去兩年內(nèi)發(fā)生的重要事件和采取的重要決策或行動(dòng)，全面了解客戶的資信情況，收集兩證資料等相關(guān)信息，做好客戶基本信息檔案的登記和及時(shí)更新工作；同時(shí)歸納和判斷客戶當(dāng)年度的經(jīng)營狀況及所處行業(yè)的整體趨勢，然后對客戶進(jìn)行劃分為A、B、C三類信用級(jí)別，并分別設(shè)定不同的賬期。

合同的管理重點(diǎn)把握合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，轉(zhuǎn)賬或承兌匯票等結(jié)算賬期合理，發(fā)票主體與合同主體一致，合同臺(tái)賬、合同存檔規(guī)范有序等。

規(guī)范管理債權(quán)憑證（如送貨回單、對賬單、書面合同、往來函件）。

2.事中跟蹤包括對賬機(jī)制、動(dòng)態(tài)監(jiān)控等。

對賬機(jī)制：不定期電話對賬、不定期直接上門對賬，著力突破收款信息不對稱。

動(dòng)態(tài)監(jiān)控：合同執(zhí)行后，對客戶實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，做好后續(xù)服務(wù)及跟蹤，除及時(shí)進(jìn)行通訊聯(lián)系外，還要不定期訪問客戶，了解客戶的生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)、人事變動(dòng)等情況。另外，對于一些易導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的事項(xiàng)，時(shí)刻保持警惕。根據(jù)鋪底貨款、月度發(fā)貨、歷史回款等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的定期分析，常態(tài)化地對下屬營銷人員的應(yīng)收賬款管理進(jìn)行跟蹤抽查，月抽查率原則上不得低于客戶總數(shù)的10%，抽查結(jié)果在次月15日前匯總報(bào)公司應(yīng)收賬款監(jiān)管部門、審計(jì)部。

嚴(yán)格控制信用不佳、經(jīng)營不善的客戶發(fā)貨。一旦發(fā)現(xiàn)客戶存在停產(chǎn)半停產(chǎn)、三個(gè)月以上不付款、涉訟案件頻發(fā)或放高利貸集資等現(xiàn)象，立即采取停止發(fā)貨、法務(wù)部門介入等措施。

月度分析：做好應(yīng)收款帳齡分析，每月15日前提供不良應(yīng)收款分析等報(bào)表并報(bào)審計(jì)部備案。

3.事后控制：追收賬款。

財(cái)務(wù)協(xié)同：對于大客戶，財(cái)務(wù)部門積極介入業(yè)務(wù)員大額收款活動(dòng)，或者配合業(yè)務(wù)員

上門對賬；

法務(wù)介入：對有結(jié)存應(yīng)收款客戶存在3個(gè)月、6個(gè)月、一年未發(fā)生業(yè)務(wù)往來的單位進(jìn)行情況調(diào)查，形成臺(tái)賬，對需要處理的單位及時(shí)采取債權(quán)憑證收集、催款函郵寄等一系列措施；必要時(shí)進(jìn)入訴訟程序。

總之，應(yīng)收賬款就如同一把雙刃劍，只有充分利用其優(yōu)點(diǎn)，對于應(yīng)收賬款的管理，傳化集團(tuán)建立起應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)管控體系，通過做好組織保障、機(jī)制保障、運(yùn)行措施保障來實(shí)現(xiàn)集團(tuán)應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)，將應(yīng)收賬款及時(shí)收回，壞賬損失減至最少，給企業(yè)帶來更大的效益，使企業(yè)生產(chǎn)利潤最大化，實(shí)現(xiàn)有質(zhì)量的經(jīng)營。（作者單位為杭州時(shí)邁環(huán)境科技股份有限公司）