辦公室文書檔案管理效率提升的策略

一、文書檔案概述

文書檔案是現(xiàn)代單位記錄行政管理與黨務(wù)活動(dòng)內(nèi)容的重要資料，通常情況下其資料文件的管理效率直接關(guān)系到單位常規(guī)運(yùn)行的實(shí)際效率，其管理內(nèi)容包括：文件收發(fā)、會(huì)議記錄、檔案存儲(chǔ)及其調(diào)取修改等方面。而文書檔案在管理過(guò)程中主要記錄了單位相關(guān)管理活動(dòng)的開展情況，包括黨群管理、業(yè)務(wù)管理、人力資源調(diào)動(dòng)、單位現(xiàn)金流向、財(cái)務(wù)管理等方面。而辦公室作為單位單位的重要組成部分，其業(yè)務(wù)范疇也涉及到傳達(dá)消息、溝通協(xié)調(diào)、以及處理日常業(yè)務(wù)等方面，那么管理相應(yīng)的文書檔案也是記錄工作流程的重要方式。同時(shí)其管理效率也是評(píng)估單位管理水平的重要依據(jù)，而單位穩(wěn)定的發(fā)展脈絡(luò)以及長(zhǎng)期發(fā)展保障，都需要文書檔案的支持，因此在現(xiàn)代單位中辦公室文書檔案管理效率尤為重要。

二、辦公室文書檔案管理效率的提升策略

（一）加速檔案管理信息化進(jìn)程

在網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)快速發(fā)展的階段，辦公室文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代脈絡(luò)，著力開展檔案管理的信息化進(jìn)程。進(jìn)而通過(guò)信息化管理的實(shí)際效果，提高其管理效率。利用通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，配合完善文書檔案管理內(nèi)容。而信息化管理的優(yōu)勢(shì)就在于其規(guī)范性與便捷性，對(duì)于文書檔案的收集、整理、歸納、調(diào)取的實(shí)際效率。同時(shí)在辦公室檔案管理過(guò)程中，其信息化管理的實(shí)際效果，也能夠合理規(guī)避檔案遺失或者不規(guī)范操作的多種問(wèn)題。而在利用信息化布局文書檔案管理內(nèi)容時(shí)需要注意兩個(gè)方面的應(yīng)用問(wèn)題，其一，必須妥善處理檔案存儲(chǔ)的統(tǒng)一格式，以及在后期調(diào)取時(shí)的方式方法，進(jìn)而規(guī)避信息孤島的不利因素。其二，對(duì)于補(bǔ)充性文件必須處理好原始數(shù)據(jù)的整理與存檔，同時(shí)需要及時(shí)記錄檔案調(diào)取和修改的具體時(shí)間，以免出現(xiàn)檔案管理誤差和遺失情況。其三，在信息化管理的應(yīng)用階段，必須處理好檔案管理保護(hù)工作，進(jìn)行完整的檔案加密，并設(shè)置管理員權(quán)限，從而避免檔案信息篡改或盜取的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）樹立文檔一體化管理觀念

文檔一體化管理觀念是文書檔案管理的關(guān)鍵要?jiǎng)?wù)，在運(yùn)行程序和實(shí)際流程上，必須樹立統(tǒng)一管理和提升管理質(zhì)量的工作職能協(xié)調(diào)配合。一方面，對(duì)于文件管理的相關(guān)內(nèi)容，必須在同一時(shí)間建立相應(yīng)的存檔內(nèi)容和規(guī)范劃流程，同時(shí)需要簡(jiǎn)化具體工序，通過(guò)簡(jiǎn)化流程提高管理效率。另一方面，需要提高辦公室文書管理人員的普遍意識(shí)，加強(qiáng)重視立卷歸檔與文件處理工作的內(nèi)在聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)一體化管理流程的實(shí)際效率。同時(shí)注重文件材料的管理質(zhì)量，以標(biāo)準(zhǔn)化的管理細(xì)則，指導(dǎo)檔案管理內(nèi)容的順利落實(shí)。要求其所有文件材料的格式與文體統(tǒng)一，不可隨意修改和謄印，或者使用復(fù)寫紙起草，所有文件必須具備統(tǒng)一編碼并相對(duì)齊全完整。

（三）規(guī)范多部門協(xié)作配合范疇

提升辦公室文書檔案管理效率，并非辦公室內(nèi)部人員能夠單獨(dú)完成，協(xié)調(diào)其他部門配合完善管理細(xì)則尤為重要。在其文書檔案管理質(zhì)量上，協(xié)同效應(yīng)的最終效果，也需要眾多部門通力配合，才能達(dá)到較高的實(shí)施效果。為此，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)各部門在文書檔案管理上的具體職責(zé)。而辦公室文書檔案管理的具體責(zé)任人，也應(yīng)當(dāng)明確自身的管理職責(zé)，同時(shí)了解各部門管理效能的支持力度與方向。進(jìn)而建立暢通無(wú)阻的信息收集渠道，為文書檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的管理質(zhì)量基礎(chǔ)。同時(shí)辦公室人員也要加強(qiáng)與其他部門的內(nèi)部溝通與交流，及時(shí)了解其他部門對(duì)于文書檔案管理的需求，進(jìn)而以較高的情報(bào)價(jià)值，以及相應(yīng)的檔案管理服務(wù)重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息的收集與整理工作。此外，結(jié)合各單位的實(shí)際情況，定期組織文書檔案管理工作的反思與探討，勤于動(dòng)腦和動(dòng)手，才能加強(qiáng)文書檔案管理的實(shí)際效率，并及時(shí)反映出普遍存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，提出針對(duì)性更強(qiáng)的調(diào)整方案。

（四）建立科學(xué)合理的監(jiān)管制度

在辦公室文書檔案管理工作中必須配合相應(yīng)的監(jiān)管制度，進(jìn)而及時(shí)發(fā)掘管理問(wèn)題和誤區(qū)。一方面，需要以定期檢查的方式驗(yàn)證階段性工作的開展情況，并以實(shí)際的管理效率評(píng)估現(xiàn)階段檔案管理質(zhì)量。既要保證管理效率的實(shí)際時(shí)間充裕，也要從檔案內(nèi)容和管理方式上驗(yàn)證管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。另一方面，需要通過(guò)不定期抽查的方式，考核檔案管理工作的實(shí)效性，并從抽查結(jié)果中作為相應(yīng)的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，核實(shí)文書檔案管理工作的落實(shí)情況。此外，需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，將檢查和抽查的問(wèn)題重點(diǎn)作為培訓(xùn)方向，以全面培養(yǎng)為主，針對(duì)性培養(yǎng)為輔，進(jìn)而加強(qiáng)所有文書檔案管理人員的實(shí)際工作效率與質(zhì)量。而在具體落實(shí)階段，也可以根據(jù)監(jiān)管效果的落實(shí)和反饋信息，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，通過(guò)監(jiān)管頻次加強(qiáng)對(duì)于文書檔案管理人員的督促，并以實(shí)施效果鑒定現(xiàn)階段管理效率提升的實(shí)際效果。（作者單位為山東省濰坊市奎文區(qū)公共資源交易中心）