新時期文書檔案管理之我見

文書檔案是反映一個單位在黨、政、工、團以及各項業務工作過程中形成的檔案。它真實呈現了一個單位所從事的各類管理活動。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，文書是單位和個人在各種業務活動中，用文字、圖片、聲像等多種形式記錄下來的具有保存價值的信息材料。

一、文書檔案管理的重要作用

（一）行政管理方面的作用

文書檔案是處理各項工作的重要手段之一。單位下發的紅頭文件、出臺的各項制度和措施、撰寫的計劃、總結，召開各種會議形成的文字性材料等等，都是建立在文書檔案管理的基礎之上。充分發揮文書檔案的作用，有助于使單位的管理更加有計劃、有程序，使決策更加科學化、系統化，從而提高工作效率和管理水平。

（二）單位文化方面的作用

文書檔案與單位文化緊緊相連。它真實記錄了一個單位的發展歷程，對編纂大事記、年鑒等材料提供了第一手資料。通過對文書檔案的管理，可以讓更多的職工了解單位的奮斗歷程，能夠增加員工的歸屬感，也使更多的人能夠更加深入的了解一個企業的文化底蘊，最終達到對企業的認可和肯定。

（三）法律方面的作用

檔案的法律作用是檔案憑證價值的重要體現。因為檔案的原始性、真實性、可靠性的特點，賦予了檔案更加神圣的職責和使命。檔案在解決爭端，處理突發事件等活動中發揮著重要的作用，它能夠提供令人信服的真憑實據，明確各方責任，合理保護單位及員工的合法權益不被侵犯。

二、當前文書檔案管理工作存在的問題及應對措施

（一）文書檔案管理工作中存在的問題

1.領導不重視。文書檔案在很多領導看來無足輕重，普遍認為整理好了歸檔待查就可以了。沒有真正意識到一份有價值的檔案在實際的工作中有多么重要。

2.制度不完善。現行的檔案管理制度大多都是照搬國家的各項檔案管理規定，而沒有真正制定出符合單位性質的管理制度，使檔案管理工作流于形式。

3.人員素質低。現在各單位的檔案人員大多沒有專職管理檔案的人員，而且頻繁換崗，給文書檔案管理工作帶來了負面影響。單位往往把檔案工作交由辦公室人員兼職管理，這樣的管理勢必會造成文書檔案收集范圍不及時、不完整，頻繁的換崗還可能造成文書檔案材料的丟失等問題，這樣的文書檔案收集起來肯定會很困難，收集工作也會出現紕漏。

4.檔案利用率低。開發和利用文書檔案的意識缺乏，沒有充分意識到檔案管理的真正意義和所能發揮的作用，使檔案淪為擺設。實際工作中存在著“重藏輕用”的傳統思維方式。

5.信息化管理水平低。目前的檔案管理工作還不能達到真正的信息化管理。紙質文件日積月累，占用的空間越來越大，人力、物力、財力都有不同程度的損失。而且紙質材料不好保存，一旦遇到突發狀況很難永久性保存。

6.文書管理人員和文書檔案管理人員沒有做到很好地銜接。這是由文書管理人員的錯誤認識造成的。文件質量的好壞，直接取決于文書管理人員，文書管理人員提供的檔案材料的整個檔案管理過程中的價值體現。

（二）文書檔案管理工作中存在問題的應對措施

1.做為文書檔案管理人員，應該主動向領導匯報檔案工作的各項政策法規及檔案管理的重要性。讓領導能夠意識到檔案工作的重要性。平時還要把文書檔案管理工作做好、做細，有意識的在單位出現重大事件的情況下，為領導提供有力的政策依據，體現出檔案的價值，讓領導認可，增強領導的重視程度。只有這樣，才能改善領導們對檔案管理工作的態度，引起領導的重視，進而才能加大對檔案管理工作的投入力度。

2.要加大制度建設，切實提高執行力。要建立行之有效的管理制度，嚴格按照國家的法律、法規工作。在原有制度的基礎上進行修訂和續展，“取其精華、去其糟粕。”把檔案管理工作為單位的重點工作之一，列入單位考核，真正體現檔案管理工作的重要性。

3.要加強對文書檔案管理人員的培訓力度，配備專職的檔案管理人員，努力提高管理水平，強化意識，不斷改革創新。要關心檔案管理人員的薪酬待遇，激勵檔案管理人員在工作崗位上創造佳績。同時，也要尊重檔案管理人員的勞動成果，讓檔案管理人員真正受到重視和重用。

4.隨著“黨風廉政建設”、“兩學一做”等黨的活動的陸續開展，使我們更加清醒地意識到檔案工作的“可溯源”有多么重要。因此，很好的利用文書檔案，無論做任何工作要留有痕跡，這不僅體現了對工作的嚴謹性，同時也保護了每一位工作人員的利益，也為單位的領導規避了風險。只有很好地開發、利用了文書檔案，這些反映當時活動的材料才能真實的得到保存，才更能體現它的利用價值。

5.要加大基礎設施建設力度，推進文書檔案辦公自動化進程，充分體現信息化管理的優越性。將文件和檔案納入到大的管理系統，實現從公文處理到檔案保存的一體化管理，這樣不僅能夠有效解決人員少、紙張消耗大、工作效率低等一系列問題，而且能夠使檔案管理更加規范。

6.新中國檔案工作開拓者曾三同志曾說：“檔案是昨天的文書，文書又大半是昨天的檔案。”文書的書寫水平直接影響著其轉化為檔案后的“命運”，可以說，有什么樣的文書，就有什么樣的檔案。反之，通過對文書檔案的整理，可以真實的反映出文書工作的水平，可以發現文書工作的成效與不足，兩者相輔相成，兩者的共同進步才有利于提高文書檔案管理的質量，使文書檔案更具參考價值，得以長期保存于世。因此要加大辦公室人員對文書工作的規范管理，加強文書工作者與文書檔案工作之間的溝通和銜接，使之更好地服務于整體。

（作者單位：天津市河西區疾病預防控制中心）