新形勢下加強中職學校檔案管理工作初探

學校檔案管理工作是學校管理的基礎和必要條件，是學校整體工作的重要組成部份，是學校各種評估工作的重要內容，也是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志。隨著職業教育事業的改革與發展，原有的檔案管理體制已經不適合現代職業教育的發展需要，中職學校的檔案管理工作面臨著新的挑戰，如何在新形勢下做好中職學校的檔案管理工作，是每一個檔案管理人員面臨的重要課題。

學校檔案管理工作是學校管理的基礎性工作，是學校整體工作的重要組成部分，是學校各種評估工作的重要內容，也是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志。隨著職業教育事業的改革與發展，特別是隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展，信息化水平的逐步提高，學校的檔案管理工作也面臨著新的挑戰，原有的管理模式已經不能適應新媒體時代的要求，學校的檔案管理呈現出內容龐雜、收集困難、形式多樣、技術更新等時代特點。對檔案管理的要求也越來越高，任務也越來越重，如何適應新媒體時代下現代職業教育對學校檔案管理工作的要求，是擺在每一個檔案管理人員面前的一項重要課題，筆者從事多年中職學校的檔案管理工作，試圖結合工作實際，就如何做好新形勢下中職學校的檔案管理工作談幾點粗淺看法。

一、中職學校檔案管理的現狀與問題

與信息化發展水平和檔案工作的整體發展相比，中職學校的檔案工作相對薄弱、相對滯后。主要表現在：

1、檔案管理意識不強，領導重視力度為夠。

檔案管理工作是一項重要的綜合性、基礎性工作，是學校管理工作的重要組成部分，是提高學校管理的工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作，也是學校進行各種評估的重要內容。學校的教育事業要持續向前發展，離不開過去的工作基礎，離不開辦學的歷史經驗和傳統。但是，目前中職學校的管理層和相關部門對檔案管理工作重視不夠，檔案管理意識不強，把它當成“說起來重要，做起來次要，忙起來可要可不要”的工作，檔案管理工作被邊緣化了，被當作一項輔助性工作，沒有將其列入學校工作重要議事日程，甚至不聞不問；忽視了檔案管理的基礎建設、制度完善、人員配備和素質提高。檔案硬件設備嚴重不足，有的學校甚至沒有專門的檔案室和管理人員，這在很大程度上減弱了學校檔案管理工作的地位和作用，這也是造成中職學校檔案管理水平滯后的重大成因。此外，學校大多數的教職工檔案意識也比較淡薄，片面認為檔案工作只是收收整整、翻翻找找、查查看看，沒有什么難度和技術含量，誰都可以做，應付了事，檔案交接隨意，缺乏嚴格的手續和程序，造成檔案工作前后脫節，材料不齊，數量缺失，嚴重影響了檔案的連續性和完整性。

2、檔案管理手段落后，管理效率低下。

隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展，信息化水平的逐步提高，對學校檔案管理的信息化也提出了新要求，迫切需要檔案管理部門改變原來的管理手段和管理辦法，提高檔案管理的效能。但目前大多數中職學校的檔案管理信息化水平不高，仍停留在傳統的對檔案實體保管的階段，管理的手段仍以人工收集、整理、歸檔、存儲為主，工作量大，效率低下。也較少采用現代化高科技手段，檔案信息化水平不高，設備陳舊老化，“六防”設施不到位，既影響了檔案的傳遞和利用效率，也容易造成檔案丟失散失、受潮霉變蟲蛀損壞，威脅檔案的安全。

3、檔案管理人員素質參差不齊，管理能力和水平有待提高。

隨著中職教育事業的發展，中職學校將提高教學質量作為學校的生命線，而提高教學質量關鍵在教師隊伍。因此，中職學校領導層十分重視師資隊伍建設，但卻忽略了管理隊伍告別是檔案管理人員素質的提高。加上歷史原因，檔案管理人員年齡普遍老化，學歷偏低，專業化程度不高。許多中職學校的檔案管理人員多為非檔案專業畢業的兼職人員，也沒有經過專門的業務培訓，業務不熟悉，業務水平低，導致出現學校檔案資料的收集更新滯后，管理不善，工作效率低下。

二、提高中職學校檔案管理水平的對策

1、提高認識，增加投入。

各中職學校必須充分認識到學校檔案是學校歷史的載體，是開展教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估的重要資料，檔案充分反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，是展示學校形象，提煉學校特色的重要依據和不可替代的重要信息資源。檔案是研究改進、發展教育事業不可多得的寶貴史料和學校管理工作不可缺少的重要環節，更是衡量一所學校管理和教育教學水平的標尺之一。只有建立健全高效、快捷的學校檔案管理體系才能更好的為教育、教學、科研和學校的各項工作提供優質服務。因此各中職學校的領導層和相關部門必須高度重視檔案管理工作，將檔案管理列入學校工作的議事日程，作為學校工作的重要環節。要加大硬件設施投入力度，配備專門的檔案管理室和檔案管理柜，配備專業的檔案管理人員，做好防火、防盜、防潮、防蛀等工作，為檔案管理創造良好的工作環境，提供有力的物質保證和人員配備。

2、完善制度，規范管理。

檔案管理工作是一項科學性、系統性、規范性的工作。各中職學校必須認真遵循檔案管理工作的規律，結合學校實際貫徹落實《檔案法》的相關規定，健全制度，規范管理，做到有章可循、有章必循。通過建立完善的檔案管理制度（如歸檔制度、借閱制度、保密制度等），落實崗位責任制，做到交接有程序、歸檔有范圍、立卷有標準、閱卷有規定、保密有條例、庫管有措施、傳遞有效率、利用有目標，從而保證檔案的準確完整，提高檔案傳遞和利用效率。

3、更新手段，提高效率。

加強信息化建設，提高信息化水平是中職學校檔案管理工作改革與創新的重要途徑，對于促進中職學校檔案管理工作質量與效率的不斷提升有著重要的意義。隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展、信息化水平逐步提高和數字校園的建設，中職學校的檔案管理部門和管理人員必須改革原來的管理體制、管理手段和管理方法，要從傳統的以檔案實體保管為主的手工作業向現代化的檔案信息數字收集、存儲、傳遞轉變。在檔案管理活動中，全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技手段，用信息技術對檔案、信息資源進行處理、管理、開發和利用，同時通過加強檔案管理信息化平臺建設完成以檔案數字化、傳輸網絡化、管理智能化為基本特征的檔案信息化建設，從而實現檔案資源的合理配置和檔案信息資源的社會共享，提高檔案管理工作的質量和效率。

4、加強培訓，提升素質。

檔案管理健康有序的開展，離不開一支具有較高綜合素質的檔案管理隊伍，建立一支有專業水平的檔案管理隊伍，是提高中職學校檔案管理水平的重要途徑。因此，中職學校應重視對檔案管理人員的培訓，將其納入教師培訓的計劃，列入繼續教育的內容，使其擁有豐富的專業知識，能夠熟練掌握和運用現代化管理設備和辦公工具，著力提升其專業技能和管理水平，努力提高工作質量和效率，同時加強對檔案管理人員的職業道德教育，使其具備良好的職業道德素質、責任意識、服務意識，愛崗敬業，從而更好地為學校的教育教學、科研與管理等各方面工作服務。

（作者單位：福建工貿學校）