高校辦公室信息化管理現狀分析及應對策略

本文通過對高校辦公室管理現狀的分析，發現了現存的問題所在，即監督機制的不健全、人員配比不協調和技術手段不到位。通過對現階段的辦公室管理的研究總結出了解決現狀的三個應對策略，通過對策略上思想、人員和管理手段等方面的具體分析，得出對應的策略。以解決高校辦公室管理中現存的問題，并為高校的整體建設提供堅實的后勤保障。

一、引言

辦公室信息化建設的含義是指在辦公室管理和服務職能中運用現代信息技術、實現單位各個部門和工作流程的優化和重組。超越時空和部門分隔的制約，建成一個精簡、高效的辦公室行政效能。是指行政主體在實施行政行為時，以較小的行政資源投入來實現最佳的行政工作目標，達到資源配置的最優狀態，實行辦公室信息化建設，就是利用現代信息網絡技術和其他相關技術、改造、優化和完善機關的業務流程，促進辦公室工作科學、快捷、高效的運行。而對于高校而言，它又是一個特殊的組織和群體。作為教育系統中的高端組織而言，信息化管理就尤為重要了。在所有的職能部門中，各個部門中的辦公室管理是所有管理中的中心環節，由學校的辦公室協調各個院級部門的辦公室，為各個部門的師生提供基礎的服務和管理，這樣才能保證學校各個職能部門的正常運轉。

二、高校辦公室信息化管理現狀

信息化管理是高校公辦室管理的必然之路。根據既有的規則指定合理的建設方案和計劃，為學校信息化建設提供必要的技術支撐，是管理的根本。作為高等院校的辦公室，它所承擔的工作主要體現在如下幾個方面：即承擔學校信息化建設方案、計劃的制定、執行；主導數字校園系統的規劃、建設與維護；負責校園網絡系統規劃、建設及管理；教學服務；電教管理；照相攝像；培訓工作；團隊建設；完成領導即時交待的任務等等。也就是說，辦公室的管理有著復雜的工作，在每個環節都需要有良好的運作程序和方法，這樣才能達到信息化管理的有效進行。

但是在實際操作過程中管理中會有很多的漏洞或是在運行中出現了突發事件，使得管理沒有辦法順利地進行。這也在不同程度上影響了信息化管理對辦公室管理的進程。問題主要出現在幾個層面：

1.監督機制不健全。根據辦公室管理內容來看，辦公室需要承擔的任務繁重，其方向也是四面八方。在每個環節都需要做到完美就很難達到，往往都是有些事情做了，有些事情沒做，但是至于做與沒做或者做的好不好都沒有任何的評價。沒有一個部門或機構成為對辦公室工作的監督和管理。這樣將大大降低了辦公室管理的工作效率，也在某種程度上，耽誤或延誤了某些具體活動事情的操作和傳達，不便于長久健康的開展辦公室工作。而對于辦公管理的監督可以來自于各個方面，學校的領導層、教師以及學生。但是如果沒有專門的監督機制，單獨從受服務方得到辦公室工作的管理效果，不能夠全面正確地掌握辦公室管理存在的問題。所以建立健全監督機制，構建專門的方式和方法或是組織機構，制約和監督辦公室的管理才能從根本上解決全方位評價體系，使得辦公工作的有序進行。

2.人員配比不協調。由于高校的特殊性，即一線教師不需要每天在工作崗位，那么辦公室的工作量就由為繁重了，尤其體現在對老師所提供的服務和通知送達上。在對于教師所提供的基礎服務上，辦公室承擔了大量而繁重的工作，既要達到上級的工作任務，又要協調溝通和老師之間的事物，時間上還有明確的要求，對于辦公室的人員來說是一個很大的挑戰。通常狀態下，辦公室的管理人員配比都不夠充分，沒有足夠的人員安排，分配不開所需的工作，這樣會造成在實際工作中，安排不妥當，或是通知信息不到位。與此同時，在辦公室管理的內容中，還有有關校園網絡的建設、培訓工作或是照相等日常工作，這些都需要有一定專業技術的人員來承擔和完成，但是在實際的辦公室管理人員配比中，不可能達到所有的技術都會，往往辦公室人員只能承擔某一個或幾個方面的工作，這樣已經是高配比的人員分配了。所以解決辦公室人員配比的問題也是迫在眉睫了。

3.技術手段不到位。由于社會信息化發展的不斷進步，要求我們在進行辦公室工作的工作中靈活的掌握和運用現代化的技術手段。在校園網絡建設上需要豐富的網絡知識；在通知送達上需要會靈活的使用現代化通信設備，如微信和QQ； 在文件送達方面需要會使用網絡和電子郵箱進行操作。總之，在高校的辦公室信息化管理中，要想實時地傳達，構建高效的管理，就需要各種各樣和現代化社會相聯系的技術手段。但是現在由于人員的匱乏以及技術手段的操作限制，制約了辦公室管理的有效進行。這也成為了高校辦公室管理的重要問題之一。

三、高校辦公室信息化管理應對策略

為了確保高校建設發展的蓬勃發展，就要為其奠定堅實的后勤保障。而作為后勤保障的主力軍，即高校辦公室承擔了各個校院級部門的后勤工作。只有后方的建設有了保障，才能確保高校整體的有效運行。因此辦公室的管理也就成為了重中之重。在現有問題存在的基礎上，我們要盡快地找到解決辦法，使得辦公室的管理能夠跟上時代的步伐，為高校的整體發展提供堅實的基礎。

1.樹立以人為本的現代管理理念。思想上的統一是建立一切實踐活動和工作的前提。所以建立“以人為本”的管理理念是一切管理工作的前提和標準。只有這樣才能為學校服好務，為領導服好務，為教師服好務，為學生服好務。只有有了正確的思想方向，才能讓辦公室人員有了工作的向上向前的方向，為正確樹立良好的心態奠定了基礎，這樣才能最大限度的發揮出其內在的潛力，為辦公室工作奠定堅實的思想基礎和后盾。

2.更新辦公管理技術手段。順應現代社會的發展，構建網絡服務和管理平臺是更新現代化管理手段的主要體現。其體現在具體的環節即為搭建和學校相關聯的網絡平臺；搭建和教師互動的網絡平臺；搭建和學生之間的網絡平臺。與此同時，創建對應的網頁，可供大家瀏覽，了解對應的院系的管理理念、管理內容和實踐活動等內容。總之，要隨著社會的不斷進步，及時地更新辦公管理手段和技術，從根本上解決管理上的滯后性。

3.提高辦公室管理人員的綜合素質實現辦公管理的自動化。在人員配比上現階段存在很大的問題。因此為了解決這一問題，主要有兩個途徑：一為引進高素質的人才；二為對現有的管理人員進行培訓，提高其綜合素質。在現有的人員中，可以采用校內培訓、外出培訓等多種方式，給辦公人員提供更多的平臺和環境，使其了解更多的辦公管理知識，拓寬他們的思想或理念，促進他們在實際工作中的技術提高，以共同實現辦公管理的自動化。只有有了高素質的管理團隊，才能使得事半功倍，有效地完成辦公室管理工作。

綜上所述，高校作為一個特殊的群體，有著需要配合其穩健發展的辦公室團隊建設。在現階段辦公室管理上仍存在一些亟待解決的問題，那么我們需要認真地剖析，發現了其問題的所在，挖其根源，究其原因，并及時地改正，這樣才能促成有效的工作效率，以確保高校整體建設的穩步發展。

（作者單位：鞍山師范學院外國語學院）