秘書工作“細(xì)節(jié)”教學(xué)

楊凱??

摘 要：秘書工作注重細(xì)節(jié)，在寫作、接待、日常管理、形象等方面都應(yīng)重視；應(yīng)該在教學(xué)中注重強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、行為習(xí)慣、性格養(yǎng)成等方面。采用案例分析和模擬訓(xùn)練等方法來(lái)加強(qiáng)教學(xué)。

關(guān)鍵詞：細(xì)節(jié)教學(xué)；案例；模擬

我校開(kāi)辦商務(wù)文秘專業(yè)多年，相關(guān)課程較多，既有基礎(chǔ)理論知識(shí)，也有大量工作實(shí)務(wù)，針對(duì)職高生的現(xiàn)狀，在教學(xué)中應(yīng)該淡化理論，細(xì)化實(shí)務(wù)，強(qiáng)調(diào)秘書工作的細(xì)節(jié)，這對(duì)學(xué)生掌握知識(shí)，運(yùn)用技能是有益的。

首先，秘書必然有大量寫作任務(wù)，這是秘書的一項(xiàng)基本技能。為什么文秘班有些學(xué)生平時(shí)寫請(qǐng)假條、申請(qǐng)等錯(cuò)誤百出？除了知識(shí)掌握不充分、基礎(chǔ)不牢固，粗心大意是關(guān)鍵，這樣的學(xué)生如果當(dāng)了秘書，不知道要寫出多少不合格文書。

針對(duì)這一問(wèn)題，結(jié)合《應(yīng)用寫作》教材加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，尤其加強(qiáng)對(duì)十二類常用公文、日常事務(wù)應(yīng)用文、經(jīng)濟(jì)類應(yīng)用文的寫作訓(xùn)練。讓學(xué)生牢牢掌握基本寫作格式，熟練寫作方法。

其次，秘書經(jīng)常要和各種人士聯(lián)系，甚至代表領(lǐng)導(dǎo)出席重要活動(dòng)，如果不留意細(xì)節(jié)，不僅會(huì)怠慢客戶，更損害了公司利益。例如：見(jiàn)面禮節(jié)、談話技巧、會(huì)客環(huán)境準(zhǔn)備等等，這些人人知曉，但經(jīng)常會(huì)忽略細(xì)節(jié)，如請(qǐng)客人喝茶，杯蓋翻起來(lái)朝下不衛(wèi)生，就是對(duì)客人不尊重。這就是細(xì)節(jié)，反映了秘書工作者的衛(wèi)生習(xí)慣和待客態(tài)度。

針對(duì)類似問(wèn)題，應(yīng)結(jié)合教材“日常接待”章節(jié)，利用課堂時(shí)間采用角色扮演的方式，讓學(xué)生分飾不同角色，比如模擬秘書接待客人的過(guò)程，讓更多的同學(xué)學(xué)習(xí)觀摩，從中體會(huì)和指正。

再次，是重視辦公室日常事務(wù)管理。秘書大量時(shí)間是在辦公室工作，有些秘書形象挺整潔，但工作環(huán)境混亂。比如：辦公桌面文件、文具擺放，文件柜的位置，抽屜里不同格物品的疊放，室內(nèi)燈光綠化裝飾等，這些看似細(xì)枝末節(jié)的問(wèn)題，無(wú)不反映出秘書的專業(yè)和細(xì)心程度。

結(jié)合《辦公事務(wù)》教材關(guān)于辦公室軟環(huán)境、硬條件的規(guī)定，利用課堂時(shí)間模擬辦公室擺放以及文具書籍的整理，展示一些錯(cuò)誤的布置讓學(xué)生指正。

最后，是形象的細(xì)節(jié)。例如著裝關(guān)乎審美，也關(guān)乎職業(yè)形象。在不同場(chǎng)合，不同季節(jié)的著裝打扮，反映的是秘書自身職業(yè)品味和細(xì)節(jié)，不合體的服裝搭配，有失格調(diào)的首飾裝扮，自我感覺(jué)良好，但可能會(huì)引起別人的反感。

結(jié)合“日常接待”章節(jié)內(nèi)容進(jìn)行形體及禮儀訓(xùn)練，比如秘書走、坐、站姿。對(duì)衣著打扮進(jìn)行指導(dǎo)評(píng)價(jià)，播放錯(cuò)誤接待的視頻，演示錯(cuò)誤接待情節(jié)，讓學(xué)生指正。

秘書的工作失誤事關(guān)全局，很多時(shí)候并不是簡(jiǎn)單的個(gè)人問(wèn)題，會(huì)給單位、領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)重大影響。所以在課堂教學(xué)中應(yīng)反復(fù)強(qiáng)化秘書職業(yè)意識(shí)。

第一，秘書要有責(zé)任感。曾經(jīng)有報(bào)道：某國(guó)某企業(yè)與外方合作制造汽車，由外方派出技術(shù)人員指導(dǎo)，生產(chǎn)出具有國(guó)際品質(zhì)的產(chǎn)品，并贏得市場(chǎng)認(rèn)可。后來(lái)合作到期，中方認(rèn)為經(jīng)過(guò)多年的消化吸收，質(zhì)量會(huì)保持原有水準(zhǔn)，結(jié)果銷量暴跌，惡評(píng)如潮。為什么呢？原來(lái)缺失了精細(xì)化的管理！合作生產(chǎn)期間，外方對(duì)生產(chǎn)管理精益求精，重視裝配、調(diào)校。當(dāng)由中方全權(quán)管理后，要求降低了，從高層到普工都沒(méi)有“工匠精神”。細(xì)心程度，決定了事業(yè)成敗。所以在課堂教學(xué)中一定要不斷地強(qiáng)調(diào)秘書的責(zé)任感，秘書一定要認(rèn)真，盡自己的最大努力服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作。

第二，秘書的習(xí)慣養(yǎng)成。有的秘書寫作后文件不歸檔、不歸卷，圖省事蓋空白章，個(gè)人意識(shí)中已不覺(jué)得是錯(cuò)誤了。壞習(xí)慣是非常可怕的，會(huì)像溫水煮青蛙一樣不知不覺(jué)讓人麻木。在秘書工作中，有壞習(xí)慣而不自覺(jué)是絕對(duì)錯(cuò)誤的。秘書必須養(yǎng)成細(xì)心的好習(xí)慣，思想、行為是從很小就開(kāi)始養(yǎng)成，

要求在短時(shí)期內(nèi)改正是困難的，所以必然有一個(gè)克服的過(guò)程，通過(guò)練習(xí)模擬，不斷強(qiáng)化，一定會(huì)有所改觀。比如應(yīng)用文寫作中，起初格式總是錯(cuò)誤百出，老師不斷糾正，學(xué)生不斷練習(xí)，很多次以后就會(huì)做得很好了。習(xí)慣就是一個(gè)潛移默化的過(guò)程，當(dāng)細(xì)心的習(xí)慣成為自覺(jué)，未來(lái)秘書工作中的失誤就會(huì)減少很多。

第三，秘書的性格養(yǎng)成。人性復(fù)雜，氣質(zhì)不同，有人天性散漫、粗枝大葉，有人天性嚴(yán)謹(jǐn)、沉穩(wěn)。但從事秘書工作，要努力讓個(gè)性和職業(yè)契合，無(wú)論是經(jīng)常對(duì)外接待，還是長(zhǎng)期伏案工作，雖然個(gè)性各有所長(zhǎng)，但都應(yīng)有細(xì)心的品格。應(yīng)結(jié)合教材關(guān)于“情感意志修養(yǎng)”的章節(jié)強(qiáng)化學(xué)生的意識(shí)：適應(yīng)才是關(guān)鍵。秘書可以通過(guò)后天努力揚(yáng)長(zhǎng)避短。但不適應(yīng)環(huán)境，不調(diào)整自己個(gè)性，工作時(shí)遺失公章、無(wú)意泄露商業(yè)秘密等等，就要承擔(dān)重大責(zé)任。總之，在教學(xué)中應(yīng)告訴學(xué)生：秘書應(yīng)內(nèi)外兼修，包容并蓄，根據(jù)不同崗位來(lái)調(diào)整自己的個(gè)性。

在教學(xué)過(guò)程中引入案例教學(xué)和模擬實(shí)訓(xùn)，要在課堂上通過(guò)大量的生活和工作案例來(lái)指導(dǎo)學(xué)生正確對(duì)待細(xì)節(jié)，通過(guò)模擬的工作場(chǎng)景演練來(lái)訓(xùn)練學(xué)生正確的規(guī)范。因?yàn)閷W(xué)生缺乏經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，所以要在課堂演練中對(duì)忽略的細(xì)節(jié)及時(shí)指出和糾正，當(dāng)然這一過(guò)程盡可能發(fā)動(dòng)學(xué)生參與，讓他們自己評(píng)價(jià)糾錯(cuò)，這樣才有好效果。

在課堂教學(xué)中應(yīng)該更多地引入學(xué)生感興趣的故事，將實(shí)際生活中的例子和文秘理論相融合，盡可能讓學(xué)生聯(lián)系到周圍熟悉的人和事，這樣他們就能更好地理解細(xì)節(jié)在秘書工作中的重要性。

我常用的手段是結(jié)合案例，讓學(xué)生結(jié)合身邊所聞所感分組討論，舉手發(fā)言來(lái)談自己對(duì)案例的看法，甚至可以就案例準(zhǔn)備幾個(gè)選項(xiàng)讓學(xué)生分析哪個(gè)是正確，無(wú)論分析是否正確都加以鼓勵(lì)。總之，應(yīng)采用靈活生動(dòng)的手段來(lái)啟發(fā)和訓(xùn)練學(xué)生適應(yīng)未來(lái)的秘書工作。

參考文獻(xiàn)：

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[3]辦公事務(wù)[M].校編教材.endprint