電子文件與傳統文件檔案在保管利用上的比較探究

摘 要：由于檔案形式的差異性，電子文件與傳統文件檔案在保管、利用方面，存在明顯的區別，著重以電子文件與傳統文件檔案為研究主體，對兩者的檔案保管、利用進行比較性分析，有助于電子文件、傳統文件檔案的綜合發展，同時具有較為鮮明的研究價值。

關鍵詞：電子文件；傳統文件檔案；檔案保管；檔案利用

1 在保管上的比較

何種形式的檔案，都需要長期妥善的保管，并在可利用的期限內，為檔案需求者隨時提供有效的檔案保管服務。作為不同的檔案形式，電子文件與傳統文件檔案在保管載體、保管技術、保管環境上都有明顯的區別、不同。

（一）保管載體

電子文件與傳統文件檔案在保管載體上的區別、比較，具體表現如下：為暫時保管載體。與此相比，傳統文件檔案的保管，經過了甲骨、石刻、羊皮等不同載體的變更，形成了以紙質、照片、錄音為載體的檔案保管形式。

（二）保管技術

電子文件的保管技術與互聯網信息技術息息相關，而計算機存儲技術、網絡備份技術等，為電子文件的長期有效保管，提供了必要的技術支撐。與之相比，傳統文件檔案保管技術仍然趨于傳統，雖然已經逐步引入了檔案信息管理系統，但是仍然只能作為從屬地位存在。

（三）保管環境

由于兩種檔案形式在很多方面都存在著鮮明差異性，使得電子文件與傳統文件檔案的保管環境，也存在明顯的不同。

各地檔案管理機構電子文件的保管環境，一直都是計算機虛擬環境與實際保管環境并重，并且，存儲、保管電子文件的計算機、光盤、磁盤的虛擬環境良好，即：不受到木馬、病毒等侵襲，才能為電子文件的良好保管形成必要的虛擬保障，另外，存放用于存儲電子文件的計算機、光盤、磁盤的實際環境，同樣重要，需要專人維護。與此相比，傳統文件檔案的保管，主要依托實際保管環境，而實際保管環境的維系，主要從防蟲咬、防霉變、防光線直射、防盜等幾方面進行維護、衡量。

2 在檔案利用上的比較

檔案本身的價值，主要在于檔案利用的充分體現上，而電子文件與傳統文件檔案，在利用途徑、利用效果、利用價值上都有所區別，需要對其進行逐一比較、闡述。

（一）利用途徑

由于各地檔案管理機構存儲方式的多元化、網絡化，使得電子文件在檔案利用方面，不斷形成了更多形式的利用途徑，不僅可以為檔案需求者提供現場查閱方式，還可以利用互聯網平臺，為異地檔案需求者提供遠程查詢途徑，也可以由不同的檔案管理機構，針對不同的電子文件進行共享與利用。與電子文件的利用途徑多樣化相比，傳統文件檔案的利用途徑相對單一，只能由檔案需求者親自前往存儲有傳統文件檔案的管理機構，進行現場翻閱與查詢，才能獲取檔案有效信息。

（二）利用效果

電子文件在檔案利用效果方面，與傳統文件檔案相比，有著不同層次上的差異。

對于各地檔案管理機構電子文件的利用效果來說，由于這一檔案形式具有鮮明的利用途徑多樣化優勢，使得異地檔案需求者可以通過不同的網絡平臺，對相應的電子文件進行查詢、利用，節省了檔案需求者的查詢時間成本，能夠使得電子文件依托不斷完善的互聯網技術，形成更為鮮明的遠程利用效果。與電子文件的利用效果相比，傳統文件檔案主要集中于，現場利用效果的彰顯上，傳統文件檔案的現場利用，能夠給予檔案信息需求者最為真實的檔案查詢體驗，其身臨其境的利用效果，是經過文件掃描、存儲的電子文件所不能比擬的。

（三）利用價值

電子文件與傳統文件檔案在檔案利用價值方面，同樣具有鮮明的差異性，具體比較分析情況見下表。

各地檔案管理機構電子文件在檔案利用價值的體現上，不斷形成了諸如：遠程利用價值、文件共享價值、電子存儲利用價值在內的一系列價值，利用價值多元化趨勢不斷彰顯。與電子文件相比，傳統文件檔案的利用價值，主要集中在原始價值、現場實用價值的并重上。

3 依托比較結果形成的檔案保管利用對策

電子文件與傳統文件檔案，在檔案保管、檔案利用等相關方面，各有各的特點。不同的檔案管理機構，需要根據不同的檔案形式，分別形成對電子文件、傳統文件檔案的保管、利用有效對策。

（一）電子文件

對電子文件的保管、利用，需要各地檔案管理機構一方面不斷地加強網絡、計算機安全，強化現有電子文件保管機制，另一方面，促使電子文件利用逐步實現“多元化+精準化”有機融合。

1.加強網絡、計算機安全，強化電子文件保管機制

檔案管理機構在保管電子文件的過程中，需要不斷加強網絡環境安全、計算機安全，強化電子文件保管機制。一方面，營造電子文件良好的安全保管環境。各地檔案管理機構所有用于保管電子文件的計算機，都要定時進行網絡木馬、網絡病毒查殺，并形成具體記錄，另外，對所有計算機硬件、軟件也要進行定時巡查，超過一定年限的計算機硬件設備都要進行更新換代處理，計算機軟件也需要進行定時更新、維護。

另一方面，以加強網絡、計算機安全為基礎，不斷形成、強化電子文件保管機制，各地檔案管理機構安排專職保管人員，制定明確的電子文件保管制度，所有電子文件保管全部落實到人，以制度管理代替傳統的人情管理。

2.促使電子文件利用“多元化+精準化”相融合

各地檔案管理機構對電子文件的利用，應實現“多元化+精準化”的逐步融合。電子文件的利用效果較多、利用范圍廣泛，利用多元化的實現，需要各地檔案管理機構結合現場查閱、遠程查閱等不同的利用途徑，賦予電子文件不同的利用功能。

利用精準化的實現，需要各地檔案管理機構依托現有的電子文件利用功能多元化，根據每一個檔案需求者的檔案檢索利用需要，形成有針對性地內容檢索范圍，使得檔案需求者可以獲得更為精準的電子文件。

（二）傳統文件檔案

各地檔案管理機構對傳統文件檔案的保管、利用，更多地需要以堅守、完善傳統方法為基準，適當地加入一定比例的檔案保管、利用創新方法，促使傳統文件檔案保管更加嚴謹化，并不斷依托利用價值，拓展傳統文件檔案利用途徑。

1.促使檔案保管嚴謹化、標準化

傳統文件檔案保管需要形成更為嚴謹的檔案保管標準，依托防蟲咬、防霉變、防光線直射、防盜等不同的檔案保管要點，形成數值化標準，各地檔案管理機構的管理人員在對傳統文件檔案進行檔案保管時，必須要根據不斷數值化的保管細則，將保管工作的具體操作不斷細化。另外，檔案管理機構也可以將遠程監控系統、數值檢測系統等引入傳統文件檔案保管，由專職工作人員進行24小時監管，用科技化手段彌補傳統文件檔案的保管短板。

2.依托利用價值，拓展傳統文件檔案利用途徑

相關的檔案管理機構可以依托傳統文件檔案現有的利用價值，不斷拓展這一類型檔案形式的利用途徑。現有的傳統文件檔案利用途徑，只局限于現場利用，利用范圍較窄，利用價值較為單一，本文認為，可以將一定比例的先進技術引入傳統文件檔案利用過程，另外，各地檔案管理機構可以將保管年份較低的傳統文件檔案，通過公開展覽等公眾活動，向更為廣泛的檔案需求者提供更多的檔案查閱、利用活動環境。

4 結語

電子文件、傳統文件檔案等不同的檔案形式，在檔案保管與利用方面，具有明顯的差異性。對電子文件與傳統文件檔案的保管、利用進行比較性分析，探索兩者在保管載體、保管技術、保管環境，利用途徑、利用效果、利用價值等層面的區別，從而分別為電子文件、傳統文件檔案的保管利用形成必要的應對對策。

參考文獻

[1]戚翠霞.高校電子文件檔案管理的研究[J].淄博師專學報，2010，01：21-25.

[2]田欣.電子文件的檔案化管理分析[J].實驗技術與管理，2010，08：197-200.

作者簡介

陳萍（1971-），女，漢，遼寧省大連市，副研究館員，檔案學，大連大學。endprint