高校團員檔案管理問題研究

（湖北醫藥學院，湖北 十堰 442000）

【摘要】：自黨的十八大以來，從嚴治黨、從嚴治團的力度愈發增大，全團對于共青團的檔案管理工作也越來越高重視。本文首先簡要概述了共青團檔案管理的內容和分類，然后全面分析查找了高校團的檔案管理工作現狀和存在的問題，最后提出優化高校共青團檔案管理工作的有效對策。

【關鍵詞】：共青團檔案；檔案管理；優化對策

高校共青團檔案直觀反映了團員青年在校期間的學習工作情況，一方面來說，高校共青團的檔案管理工作起到了學校校園文化建設與發展的重要載體功能，另一方面，它更是學校全部檔案中不可或缺的組成部分。建立共青團檔案，是為了提高團工作的效率和質量，有利于順利地開展團的工作。

一、共青團檔案管理內容

1980年，共青團中央組織部出臺了《關于團員檔案管理的暫行規定》，它規定了：“一、團員個人檔案的構成內容：入團志愿書；組織鑒定；團內獎勵決定；團內處分的調查、本人檢查和組織決定。二、團員檔案管理范圍的劃分：大、專院校和中等專業學校的學生團員檔案，由學校團委或人事部門管理。三、團員檔案的轉遞：團員調離原單位時，其檔案應及時轉遞。”[1]共青團檔案管理內容可以概括分為文書工作檔案和團務工作檔案兩類。

（一）文書工作檔案

文書工作檔案包含團委文書檔案、團員檔案、入黨積極分子檔案和團支部上繳文件。其中，團委文書檔案包括學校黨委、上級團委下發的各種有關團的工作文件、學校團委的紅頭文件等，分永久類檔案和定期類檔案；共青團員檔案包括入團志愿書、團組織鑒定表和團組織相關決定；團員入黨積極分子檔案包括入黨申請書、入黨積極分子名單、思想匯報材料等。

（二）團務工作檔案

團務工作檔包括團委團務檔案和工作手冊。其中，團委團務檔案包括團費收交臺賬，團費使用情況臺賬、批準入團通知單等，分長期類檔案和定期類檔案；工作手冊包括團支部的團員情況、團會記錄、支部大會記錄等。

二、團的檔案分類

共青團的檔案分類方式和一般檔案的分類方式相同，主要包括短期類、長期類和永久類3種。短期類：團員審批表、團支部工作計劃、團支部生活記錄、團組織考勤記錄等。長期類：團員批準通知書、團員組織關系介紹信及存根、團費收繳賬冊、團費使用情況表等。永久類：上級黨委、團委的各種文件、共青團委員會文件、工作制度等重要文件。

三、高校團的檔案管理工作存在的問題

（一）共青團檔案工作人員檔案意識薄弱。檔案管理是一件枯燥而又在短時間內發揮不了作用的工作（因其功效的發揮是一個漸進和隱性的過程，有的甚至得到若干年后才能顯現），因而容易被人們所忽視，甚至產生檔案工作“地位不高、作用不大”的錯誤觀念。有的高校雖有檔案管理制度，但又缺乏執行力度，使制度變成擺設，工作流于形式。這些，都造成部分檔案工作者認為檔案工作就是一份“彈性工作”，所謂的工作指標也只是“軟指標”而已，檔案歸檔不及時，歸檔不符合要求，甚至部分人沒有資料歸檔的意識，這些都造成檔案資料的不完整和部分重要文件的缺失。諸如此類，歸根到底，都是思想上不重視、檔案意識不強、檔案工作氛圍不濃造成的。

（二）共青團檔案管理制度不健全，存在不規范的現象。目前，我國在高校共青團檔案管理工作上沒有統一的標準，特別是對于工作標準和操作規范方面都沒有統一的要求，所以很多高校收集的共青團檔案疏漏頻出、標準不一，這是由于該高校團委沒有完備的共青團檔案管理制度所導致。[2]主要表現在：檔案管理體制存在缺陷，由于各級團組織檔案管理工作人員調動頻繁，沒有固定的檔案管理人員，導致業務對接不到人，甚至出現重要檔案丟失、遺漏的現象；各級團組織不清楚團的檔案資料的保存要求，出現文件格式不統一、形式多樣、版式多樣、質量參差不齊的現象；某些基層團組織不清楚哪些檔案具有歸檔價值，根據個人理解隨意歸檔分類，造成資料不全、無價值資料歸檔、分類錯誤等現象。

（三）共青團檔案管理中，數據資源的開發利用能力低下。現階段，大部分高校的共青團檔案管理工作僅局限于各類團的檔案資料的歸檔、整理、存檔等收集保存環節，由于精力、技術等原因，沒有啟動共青團檔案信息化建設，從而無法實現共青團檔案信息資源的開發利用。很多共青團檔案資料，一旦歸檔入檔案館，便再也無人問津，被永久封存，形成了“以藏為主、重藏輕用、保守封閉、被動服務”的管理狀態，沒有發揮檔案管理的原有作用和應有成效。

四、優化高校共青團檔案管理工作的有效對策

（一）提高共青團檔案工作人員的檔案意識。由于共青團檔案工作人員多為專兼職團的干部擔任，存在的人員不穩定，業務能力參差不齊的現象，此時，提高共青團檔案工作人員的檔案意識刻不容緩。高校應該從人事管理制度方面保障共青團檔案工作人員的配置，團總支（或分團委）配置一名共青團檔案工作人員，建立、健全檔案工作的檢查、考核和評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，參與高校檔案工作人員的業務培訓，強化責任意識，提高高校檔案管理水平。

（二）完善共青團檔案管理制度，實現檔案管理工作的規范化。首先，要理順各級團組織的關系，形成由班級團支部、學院分團委（團總支）、學校團委這三級，分級留檔，逐級管理的檔案管理原則。同時，還要明確各級團組織中的檔案管理員，責任固定到人，定期對管理員開展集中培訓工作，特別是檔案制作、收集、移交等方面的業務知識。只有做到有專業固定的檔案管理員，才能保證檔案資料的真實全面和歸檔過程的平穩順暢。然后，要統一規范團的檔案資料管理細則和標準，明確規定需要上交存檔的資料類型和格式，各類歸檔資料的上交時間期限。最后，在完善的制度體系下，嚴格的監督檔案的收集、整理、歸檔與借閱等程序，在實際工作中逐步修訂完善制度，形成有章可循、依章執行、違章可究的高校共青團檔案管理運行機制。

（三）加強高校共青團檔案信息化建設。要做到檔案信息的開發利用，就要在實現高校共青團檔案信息化建設的基礎上。如今信息技術飛速發展，高校共青團檔案管理工作更應該借著信息技術的“東風”，盡快實現團員青年的檔案、團的檔案的數字化管理。首先，要建立團員檔案數據管理系統；然后，把所有團員、團支部等資料以規范化的格式，統一批量錄入到系統中去，并定期更新數據信息；最后，利用先進的技術手段挖掘檔案資料的內部聯系和有利數據，為決策判斷提供依據，為觀察團員青年的各項指標走勢提供數據支撐。[3]

五、結束語

共青團的檔案管理工作探究和改革現處于起步階段，各個高校都在摸索完善共青團的檔案管理工作，特別是十八大以來，從嚴治黨、從嚴治團的力度愈發深入，對于高校共青團檔案管理工作將會越來越重視，認真做好高校共青團檔案管理工作將會為學校的教育管理和全團的發展起到應有的作用。

參考文獻：

[1]國家教委國家教育發展研究中心，中國教科文組織全委會秘書處.未來教育面臨的困惑與挑戰[M].北京：人民教育出版社，2011.

[2]王朝陽.高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策研究[J].華北水利水電學院學報，2010，05：44-46.

[3]王言峰.信息時代下加強高校學生檔案管理之我見[J].今日科苑，2014，（17）：109.