探究政府檔案管理科學化的提升路徑

（保定市競秀區富昌鄉人民政府，河北 保定 071051）

【摘要】：我國經濟建設進行促進了科學技術的進步，社會生產力也因此而得到了發展，人民的生活水平逐漸提高，政府工作內容逐漸增多，檔案的管理工作的重要性也逐漸凸顯出來。檔案是記錄政府工作內容、為政府決策提供幫助的工具，對政府工作有著重要影響，政府檔案管理科學化不僅對政府的日常工作有所幫助，還能夠促進檔案管理方式的進步，但是目前我國政府機構在檔案管理這一工作上存在著較多的問題，因此實現檔案管理的科學化對我國政府來說是十分必要的，我國政府應該重視這一問題，實現檔案管理科學化。

【關鍵詞】：政府；檔案管理；科學化；提升

引言

檔案是記錄政府、企業等工作信息、生產信息的重要工具，其中包含了文字、數據以及圖表等信息，這樣信息具有很高的價值，能夠為政府、企業的決策提供參照。隨著我國經濟的發展與科技的進步，檔案能夠發揮出越來越重要的作用，政府部門加強對檔案的管理是一項勢在必行的工作，但是大量信息的出現給檔案管理工作增添了許多的困難，讓檔案管理工作變得愈加復雜，對政府的檔案管理工作也提出了更高的要求，因此政府在檔案管理工作中需要增強自身的科學化水平，讓檔案能夠更好的為政府機構的工作服務，提高政府機構的工作效率。

一、政府部門檔案管理科學化的價值

（一）提升自身工作效率

政府部門的檔案中記錄的是過去發生的事情，如果只是將各類檔案堆放在一起，沒有進行科學的管理，那么在需要使用檔案時就會難以找到與信息相關的檔案，對政府部門的正常工作造成不良影響，降低政府部門的工作效率。在管理檔案中遵循科學化的準則，形成完整的檔案管理體系，對各種檔案進行分類保管，如果政府工作需要可以很快的找出并且將其投入使用，提升政府部門工作效率。

（二）促進我國信息技術發展

當前的時代是信息時代，信息技術對政府、企業的工作以及人民的日常生活有著十分重要的影響，政府部門使用的檔案管理方式效率較低，形式也不夠科學，在信息更新速度較快、政府事務日趨增多的今天已經難以滿足社會的需求，政府部門應該認識到這一點，改進檔案管理方式，進行科學化的管理，通過信息技術對政府檔案進行管理，對檔案管理工作的原有內容、方法、形式進行更新，讓政府檔案管理工作實現信息化與系統化，在改變我國政府部分檔案管理方式的同時促進我國信息技術的發展。

二、政府部門檔案管理科學化存在的問題

（一）檔案管理缺乏信息技術

很多政府部門不重視檔案管理科學化，還在沿用著以往的方法進行檔案管理，在檔案管理上依賴管理人員，缺乏對信息化技術的使用，這樣會增加政府部門檔案管理的難度，在需要使用相關檔案時無法及時的找出，部分政府部門開始使用檔案管理軟件對檔案進行管理，但這些軟件的功能只有儲存檔案與查詢檔案，會為政府部門的檔案管理工作提供一定的便利，但是信息化程度較低，難以滿足現代社會對政府部門的工作需求，無法解決政府部門檔案管理面臨的困境，檔案管理人員的變動也會給政府部門的檔案管理工作帶來困擾，這是缺乏信息技術管理帶來的惡果。

（二）檔案管理制度不健全

我國政府部門內部在工作方面、福利方面、獎懲方面都具有完備的制度，但是在檔案管理方面的制度一直是不健全的，沒有管理制度對檔案管理工作進行管理與約束，因此在檔案管理工作中會出現諸多事故，例如無法及時找到檔案、檔案損壞、檔案流失等情況，降低政府部門的工作效率，給政府部門帶來許多不必要的損失。電子檔案是政府部門科學化管理檔案的第一步，但是規章制度的缺乏對電子檔案的使用與管理同樣是較大的問題，政府部門在大多數情況下只是利用電子檔案儲存材料，但是沒有對檔案進行分類管理，出現問題也難以找到相關責任人。

（三）檔案管理人員能力不足

很多政府部門檔案管理人員的思維還停留在檔案管理工作只需要保管檔案、養護檔案的時代，不了解檔案管理科學化對檔案管理人員的要求，在新的時期，檔案管理人員應該掌握信息化技術，并利用這一技術對政府部門的檔案進行管理。很多政府部門的檔案管理人員文化水平不高，缺乏檔案管理方面的專業能力，不了解計算機技術，他們能夠擔任這份工作的原因是工作經驗較為豐富，但是以往的經驗無法彌補能力上的差距，政府部門也不重視對檔案管理人員的培訓，檔案管理人員的能力與工作水平無法得到提升，阻礙了政府檔案管理科學化進程。

三、政府檔案管理科學化的提升路徑

（一）健全檔案管理制度

規章制度是一項工作順利進行的必要保證，完善的檔案管理制度是政府檔案管理科學化的前提條件，檔案管理制度中對于檔案管理的工作內容、檔案管理人員的責任以及相關的工作流程、紀律都應該進行具體的規定，對違反相關規定的工作人員進行嚴肅處理，讓負責檔案管理的每個員工都認識到政府部門對檔案管理工作的態度，讓遵守相關規章制度成為檔案管理人員的工作習慣。檔案管理制度還應該對檔案的收集、記錄等方面進行規定，讓政府部門中與檔案管理相關的工作都受到相關規章制度的管理，為政府檔案管理科學化提供保障。

（二）使用信息技術進行檔案管理

政府部門以往的檔案管理工作是通過檔案管理人員進行的，每個政府部門都有檔案記錄組，對發生在政府部門中的各項事務進行記錄，之后以時間為順序對檔案進行排列與收藏，這樣的管理方式存在著很多不足，例如所占空間過大、資料容易遺失、筆記出現模糊等，計算機技術與網絡的普及為政府檔案管理工作帶來了轉機，政府部門可以使用信息技術對檔案進行管理，將檔案儲存到計算機與網絡之中，計算機會根據錄入時間自動進行排序，在需要使用檔案時可以按照錄入時間以及關鍵詞進行搜索，減少了儲存空間，與以往的方式相比更為快捷、高效，能夠有效的提高政府部門的工作效率。

（三）培養檔案管理人員

檔案管理人員在政府部門中是檔案最為直接的接觸者與管理者，他們能力的提升對實現政府部門檔案管理科學化具有十分重要的作用，管理人員能力增強可以讓檔案管理工作更為方便、快捷，因此政府部門應該重視對檔案管理人員能力的培養。首先應該改變檔案管理人員的觀念，讓他們了解時代的進步以及檔案管理工作發生的變化，其次培養檔案管理人員對計算機與網絡的使用能力，通過計算機與網絡管理檔案已經成為時代的主流，每個檔案管理人員都應該具備這樣的能力，檔案管理人員的能力提高了，政府部門檔案管理科學化才能夠更好的實現。

（四）重新定義檔案管理工作

政府部門要了解檔案對自身工作的重要性，并且重視檔案管理工作，將檔案管理工作作為自身工作的日常，改變對檔案管理工作原有的看法，以發展的角度對待檔案管理工作，讓在政府部門中工作的每個人都明白檔案管理的重要性，在政府部門中擔任檔案管理工作的人員要正確對待自己的工作，更好的為政府部門以及社會服務。

參考文獻：

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