提升事業單位人事檔案管理水平的建議

（重慶建筑工程職業學院，重慶 400072）

【摘要】：在事業單位來說，人事檔案有著特別的意義，但目前事業單位人事檔案管理中存在著諸多問題需要解決。文章以現有的人事檔案管理問題為出發點，提出了幾點提升事業單位人事檔案管理水平的措施。

【關鍵詞】：事業單位；人事檔案；管理；問題；措施

前言：人是企業生產經營中的主體，人事檔案能夠準確反映人才的基本信息，人事檔案管理水平在一定程度上決定了企業的人力資源管理水平，進而影響企業的發展水平。事業單位內部體制改革如火如荼的進行著，在改革浪潮的推動下，事業單位開始重視人事檔案管理，認真思考如何提升人事檔案的管理水平。

一.事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料的質量不高

管理人事檔案的目的就是全面掌握企業人員的信息，是企業發現人才的重要途徑。但是，從目前情況來看，事業單位中人事檔案的材料比較單一，對于個人經歷、經驗以及能力的描述幾乎沒什么差別，無法準確反映出個人能力，很多描述不清晰，管理人員無法通過這些材料對員工的實際情況做出準確判斷，使檔案管理失去意義。還有一部分人員為了提高自己的“身價”，刻意對檔案內容進行偽造，事業單位在接受個人檔案的時候沒有仔細甄別這些信息的真假，檔案中存在一定水分。另外，沒有對人事檔案進行分類整理，所有檔案混在一起，導致調取人事檔案時的效率較低[1]。

（二）“人檔分離”的現象較為嚴重

當前社會上人才流動的速度很快，一份工作干一輩子的時代已經過去，人才流動過程中對于人事檔案的處理不妥當，導致出現以下兩種情形：當事者已經離職，但是單位還保留有此人檔案；或者是員工在本單位就職，但是檔案已經丟失，沒有存在本單位。出現這些情況的原因有很多，一方面，事業單位檔案管理機制還不夠完善，檔案調動速度遠遠滯后于人才流動速度。另一方面，員工本身對自己的檔案也不夠重視，入職或者離職的時候沒有及時聯系到檔案管理人員詢問自己檔案的走向[2]。

（三）信息化管理水平不高

網絡科技的發展已經為檔案信息化管理提供了良好的技術支持，但是由于管理思維的落后、管理人員水平不高等多方面原因，導致當前事業單位對于人事檔案的管理大多數還停留在人工或者半人工階段，信息化水平不高。一些事業單位只將檔案的目錄部分存入到電腦中，一旦需要詳細信息，還需要進行手工查找，這種傳統的管理方式效率較低，且浪費了不必要的人力。另外，紙質版的人事檔案容易被損壞，一旦檔案室發生意外，就會導致整個單位員工的檔案受到損失，如果這些信息沒有在電腦里備案，那么這種損失就是不可修復的。

二.提升事業單位人事檔案管理水平的建議

（一）提高檔案材料的質量

這里所說的提高檔案材料的質量，一方面是要保證材料的真實性，事業單位在接受人事檔案之后，一定要通過相關途徑來核實入職人員的檔案是否真實；另一方面是要保證材料的完整性，材料中不僅要反應學歷、從業經歷等基本信息，還要通過其他附加材料反應個人的個性與特長，通過查看人事檔案就能夠大致判斷出個人能力。單位的領導一定要重視對人事檔案的管理工作，制定嚴格的規章制度，要求檔案管理的工作人員對檔案進行精細分類，及時對檔案內容進行補充，提高工作效率。

（二）建立健全管理制度，避免出現人檔分離的現象

事業單位要建立健全相關管理制度，使檔案管理能夠有效服務于人才流動。員工入職以后，要提醒其將人事檔案轉到本單位來，同時，要幫助離職人員及時辦理好相關手續，避免人檔分離現象的發生。事業單位要加強對基層工作人員的管理，增強其責任感，密切關注企業人才流動情況，準確掌握調動人員的信息，根據實際情況對檔案做出妥善處理，接收和轉出檔案使一定要進行嚴格審核，避免出現失誤，并做好相應的記錄工作。對于已經產生的“無頭檔案”，要對其進行細化分類，根據檔案的內容以及單位的實際需要來判斷是否繼續保留此檔案，如果檔案被保留下來，一定要進行妥善保管，并積極聯系當事人，盡快將檔案轉交出去，如果無法聯系到當事人，要與當事人的原籍部門進行聯系并協商對該檔案的處理辦法[3]。

（三）提高人事檔案的信息化管理水平

事業單位要加強網絡基礎設施的建設，提高人事檔案的信息化管理水平。檔案管理工作的領導人員應該擺脫陳舊思想的束縛，利用網絡技術來管理人事檔案，加強對基層工作人員的培訓，使他們掌握信息化管理技能，提升工作效率。這種方式不僅能夠節省大量人力，同時還能夠延長檔案的使用壽命，不必擔心損壞問題。如果需要查詢企業內部人員的相關信息，只需要在電腦上進行檢索，就能夠迅速獲取這名職工的全部信息，既及時又準確。

（四）加強檔案管理團隊的建設

檔案管理團隊的建設情況對事業單位的檔案管理水平產生直接影響，因此，事業單位要不斷更新管理理念，加強對檔案管理團隊的建設。檔案管理工作的保密性較強，其中也涉及了很多專業知識，對工作人員綜合素質要求較高，事業單位在挑選檔案管理工作人員的過程中，除了要考察其基本技能，還要考察其職業素養，保證其“德才兼備”。同時要加大對工作人員的培訓力度，提高其管理意識，不斷提升管理技能，進而提升整個檔案管理團隊的水平。

（五）加快人事檔案管理方法的創新

隨著事業單位人事體制改革的不斷深入，人事檔案管理必須以一種全新的方法，為事業單位的快速發展插上加速的翅膀。比如我們可以在檔案收集環節創新方法，擴大收集范圍和收集渠道，將業務考績檔案歸入人事檔案體系，作為人事檔案的重要組成部分，彌補傳統人事檔案收集的不足。此外，我們還可以將個人身體狀況的材料納入人事檔案管理范疇。這一系列的創新變化都是為了使組織更好的發現人才和使用人才。

（六）加大人事檔案管理的財政投入

當前，很多事業單位人事檔案管理不是由專職檔案人員進行管理而是由組織或人事部門干部兼管，造成了人事檔案管理的隨意性。人事檔案的整理、審核以及鑒定工作只是事到臨頭才去做，沒有引起足夠的重視。人事檔案管理部門要改變如此現狀就必須給領導貫徹檔案管理的重要性，積極爭取領導的支持，加大對檔案基礎設施的資金投入，改善人事檔案管理條件和設施。比如建立堅固的防火和防潮的專用檔案庫，配置鐵質的檔案柜；設置空調、去濕和滅火等設備；設立獨立的檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室。

總結：

針對目前事業單位人事檔案管理中存在的問題，管理者應該提高管理意識，提升檔案材料質量，發揮人事檔案的價值，建立健全檔案管理機制，避免出現人檔分離現象，同時要提高人事檔案的信息化水平，加強檔案團隊的建設，不斷提升人事檔案的管理水平。

參考文獻：

[1]張榮華.事業單位人事檔案管理制度與管理水平關系的分析[J].科技創新與應用，2012，24：315.

[2]唐曉云.提高事業單位人事檔案管理水平的路徑探索[J].產業與科技論壇，2014，13：235-236.

[3]王愛榮.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點建議[J].黑龍江史志，2015，07：129.