淺談醫(yī)院檔案管理工作中的常見問(wèn)題及改善措施

【摘要】：醫(yī)院檔案管理作為各項(xiàng)工作有序開展的基礎(chǔ)和支撐之一，在新時(shí)期如何對(duì)其進(jìn)一步開發(fā)與利用是當(dāng)前中心管理工作的重點(diǎn)。本文主要闡述了檔案的重要價(jià)值，客觀評(píng)析了當(dāng)前中心檔案管理存在的若干問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展形勢(shì)提出了相關(guān)工作建議，以期為醫(yī)院檔案管理工作效能的提升提供有益參考。

【關(guān)鍵詞】：醫(yī)院；職能單位；檔案價(jià)值；檔案管理

一 醫(yī)院檔案管理中的常見問(wèn)題

1對(duì)科技檔案的特征性認(rèn)識(shí)不足

醫(yī)院檔案的典型特點(diǎn)就是獨(dú)具專業(yè)屬性，這是其明顯區(qū)別于其他檔案的特征，也是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理和歸檔的重要依據(jù)。但實(shí)踐中，仍有部分醫(yī)院檔案管理人員未能清晰、全面、科學(xué)地認(rèn)識(shí)到中心檔案的內(nèi)涵與特征，分類歸檔雜亂，缺乏系統(tǒng)性，導(dǎo)致檔案在種類上復(fù)雜，現(xiàn)實(shí)利用率低，甚至還有部分中心在處理檔案收集、分類保管、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定利用等各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)斷層和脫節(jié)，不僅難以凸顯中心檔案的專業(yè)特性，還對(duì)檔案管理的開發(fā)與利用造成了嚴(yán)重影響。

2內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不完善

醫(yī)院是衛(wèi)生系統(tǒng)的重要組成，因而對(duì)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)重視度較高，對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)和拔高投入力度也相對(duì)較大，由此與之對(duì)檔案管理的重視程度形成了明顯差距。中心檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)良莠不齊，使得具體工作中，檔案資料收集不全面、不準(zhǔn)時(shí)，檔案收集效率不高等問(wèn)題頻現(xiàn)，檔案管理人員既不精于系統(tǒng)、準(zhǔn)確地對(duì)檔案信息匯編展開分析與研究，也不善于運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段為醫(yī)院提供有價(jià)值的編研成果，導(dǎo)致一些應(yīng)急處置、重大事件無(wú)法形成完整的檔案，難以適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院在新醫(yī)療體制改革下對(duì)檔案利用的基礎(chǔ)需求。

3檔案管理制度不完善

醫(yī)院工作以預(yù)防為主，故中心工作人員的檔案意識(shí)相對(duì)較淡薄，不夠重視檔案利用的反饋工作。因此，現(xiàn)實(shí)中仍有部分醫(yī)院對(duì)于檔案的整理與收集沒有制定明確、具體且可行的管理制度，也沒有設(shè)定統(tǒng)一、規(guī)范、有序的檔案立卷與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，沒有將檔案管理納入到部門整體目標(biāo)管理考核方案中，使得檔案管理工作多依靠檔案管理人員主觀理解和經(jīng)驗(yàn)來(lái)操作，既難以提高檔案管理效率，也在一定程度上影響了醫(yī)院檔案的利用效率。

二 提高醫(yī)院檔案利用水平的改善措施

1提高重視程度，樹立正確的檔案服務(wù)意識(shí)

前文已述，現(xiàn)實(shí)中仍有部分中心持有檔案管理對(duì)中心整體管理作用不大的觀念，認(rèn)為只要抓好提高醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療實(shí)力，確保預(yù)防決策合理科學(xué)就足夠，使得管理層及全體職工對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，從而缺少人力、物力的投入。但就長(zhǎng)足發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，這一認(rèn)知顯然有所偏差。中心必須樹立正確的思想與認(rèn)知，加強(qiáng)宣傳力度，將檔案管理工作納入議事日程，提高管理層對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，在人力、物力上給予充分支持，從而讓中心檔案管理工作更好地發(fā)揮職能效用，服務(wù)于中心有序發(fā)展。

2提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，打造專業(yè)型隊(duì)伍

管理人員素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力、管理水平等是影響檔案管理水平的重要因素，由此，中心檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案理論知識(shí)、檔案管理知識(shí)，還要熟練掌握信息時(shí)代數(shù)字化操作技術(shù)。對(duì)此，中心應(yīng)積極組織相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，篩選符合崗位要求的高素質(zhì)人才組建專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。

踐行以人為本理念，全面推進(jìn)檔案資源的建設(shè)。具體地說(shuō)，不僅要正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，還要學(xué)習(xí)并滲透“人本理念”，以此指導(dǎo)工作，促使檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化。督導(dǎo)相關(guān)主管部門制定并落實(shí)檔案管理規(guī)范規(guī)則，為做好中心檔案利用服務(wù)保駕護(hù)航。其次，要加強(qiáng)與綜合檔案館的合作，加大檔案的開發(fā)與利用范圍和深度，推動(dòng)各部門、各單位加強(qiáng)檔案的收集，為提供便捷、高效的檔案服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。再者，要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案資源開發(fā)與利用的形式，促使中心檔案工作觸角得到進(jìn)一步延伸，讓更多人享受檔案事業(yè)發(fā)展所帶來(lái)的紅利。比如，可利用互聯(lián)網(wǎng)社交平臺(tái)定期推送中心檔案信息和利用情況，出版中心檔案選編，舉辦以檔案為主題的展覽活動(dòng)，制作專題電視宣傳片，發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻，提供線上服務(wù)等，以此集合上述多種形式，全方位地為廣大群眾和社會(huì)各界提供檔案服務(wù)，切實(shí)擴(kuò)大醫(yī)院檔案的利用范圍，提高利用效率。

3簡(jiǎn)化工作流程，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)

首先，要進(jìn)一步完善檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，嚴(yán)格按照上級(jí)部門的制度規(guī)定，結(jié)合單位具體工作實(shí)際來(lái)制定或修正檔案管理服務(wù)制度，參考以往工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)具體檔案利用事宜的內(nèi)容、時(shí)間、程序、標(biāo)準(zhǔn)、要求等做出明確、可行規(guī)定。其次，要建立相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)更新與維護(hù)。比如，可將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時(shí)，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實(shí)體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級(jí)別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時(shí)，亦進(jìn)一步完善檔案規(guī)范管理，帶動(dòng)檔案部門整體服務(wù)效能的提升。但要注意的是，制定的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)既要規(guī)范檔案管理制度的建設(shè)，也要注重檔案信息化技術(shù)管理的協(xié)同性，明確信息采集標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)化操作規(guī)程，以最大限度確保檔案資料信息錄入的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)、規(guī)范完成檔案利用的申請(qǐng)受理、統(tǒng)計(jì)、上傳和上報(bào)等工作，確保檔案管理順暢有序；有條件的，要協(xié)同法制辦及上級(jí)業(yè)務(wù)部門開展檔案法規(guī)普法講座，強(qiáng)化檔案管理工作人員法律意識(shí)，保障公民、法人和其他社會(huì)組織的知情權(quán)，著實(shí)提升檔案部門依法行政的水平。

4善用電子政務(wù)辦公，提高檔案服務(wù)管理實(shí)效

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案資料僅能依靠文字進(jìn)行記錄，而綜合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代科技于一體的電子政務(wù)系統(tǒng)，為中心檔案信息服務(wù)拓展了廣闊空間。電子政務(wù)辦公的廣泛應(yīng)用不僅豐富了檔案的載體形式，且有效改變了檔案結(jié)構(gòu)及其材料歸檔單一化的特征，使之向多元并存的方向發(fā)展。影音圖像等媒體介質(zhì)能將檔案載錄的人、事、物更直接、生動(dòng)地呈現(xiàn)出來(lái)，無(wú)時(shí)間、空間限制地利用電子網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，不僅極大程度提高了檔案部門辦公效率，也讓群眾利用檔案更方便、快捷。因此，為進(jìn)一步發(fā)揮電子政務(wù)辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院檔案管理工作要注意傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的并舉，在做好新技術(shù)向檔案管理滲透的過(guò)程中，努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合，促使兩者優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，揚(yáng)長(zhǎng)避短。其次，要加強(qiáng)中心檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī)，相互鏡像備份，再利用光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)額外備份，以確保中心檔案信息的安全存儲(chǔ)。

醫(yī)院保存的檔案信息是公共衛(wèi)生事業(yè)的核心資料和重要參考依據(jù)，不僅關(guān)系著人民群眾安全，還牽涉到社會(huì)的和諧穩(wěn)定。因此，立足于全面推進(jìn)信息化建設(shè)的當(dāng)下，醫(yī)院檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)革新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，建立以“便民為民”理念為主導(dǎo)的檔案利用機(jī)制，積極開發(fā)和運(yùn)用信息技術(shù)，堅(jiān)持檔案安全管理與信息化建設(shè)的同步進(jìn)行，最大限度維護(hù)檔案信息安全，并堅(jiān)持在實(shí)踐中不斷探索，本著求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，高效完成檔案管理與利用工作，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息安全保密和高效管理、利用的有機(jī)統(tǒng)一。

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