檔案管理中電子信息化管理模式的應用分析

【摘要】：本文首先主要分析了檔案管理發(fā)展的進步，同時闡述了電子信息化的管理的主要優(yōu)勢和檔案電子信息化管理的主要任務，意指提升檔案電子信息化的管理的工作，為我國的各個企業(yè)提供更好的發(fā)展。

【關鍵詞】：檔案管理；電子信息化；管理模式

一、檔案管理的進步

隨著我國的信息技術和各個行業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公的軟降也在逐步的開發(fā)，比如Microsoft Office等軟件已經(jīng)逐漸分布到各個行業(yè)的辦公室中，企業(yè)檔案管理方面也得到進一步的提升，如今各個企業(yè)檔案管理都在陸續(xù)使用電子信息化檔案管理這一模式，這也是唯一簡單方便的模式。

在現(xiàn)代化企業(yè)管理過程中，計算機模式運用于檔案管理主要可以儲存、歸檔、簽發(fā)、生成以及檢索檔案，把傳統(tǒng)紙質(zhì)版形式的存在提升為機讀形式的存在，這是一個重要的改變過程。在應用信息時，就可以根據(jù)自己想要的信息，然后在檔案信息系統(tǒng)中進行檢索，但要保證檢索信息的規(guī)范性及真實性。

和傳統(tǒng)的檔案管理相互比較，電子信息檔案管理模式更加有優(yōu)勢，改變了傳統(tǒng)模式下的管理分散并且封閉的弊端，雖然傳統(tǒng)模式在非常時期發(fā)揮的它本身的作用，但隨著我國的快速發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)模式已經(jīng)滿足不了企業(yè)的發(fā)展需求。所以，想要提升檔案管理管理的質(zhì)量和效益，就應該在原有的模式上面進一步的發(fā)展、更新以及改善。開發(fā)適合企業(yè)的檔案管理模式。

二、電子信息化檔案管理的優(yōu)勢

電子信息化的管理模式改變了傳統(tǒng)的記錄模式，利用計算機數(shù)字編碼來進一步的處理視頻、聲像、圖案以及文字等，這樣就變成了數(shù)字記錄的電子文件，具有方便儲存、共享等方面的優(yōu)勢。實現(xiàn)智能化、信息化以及自動化的檔案管理，電子信息化檔案管理模式的主要優(yōu)勢有以下四點：

第一，自動化系統(tǒng)和檔案管理資源可以共同享用。將檔案管理中的系統(tǒng)與辦公自動化的系統(tǒng)相互對接，實現(xiàn)資源的共享和信息的一體化，實現(xiàn)檔案的歸檔以及利用同步進行。

第二，檢索檔案可以更加的精準和快速。在傳統(tǒng)模式的檔案管理中，都是通過人工來查找檔案的檢索，這樣效率不僅不達標，而且還浪費更多的時間，有時還會出現(xiàn)一定的誤差，檔案管理可以運用電子信息技術的精確、高效以及快速的特點，把檔案管理的模式進行優(yōu)化，在具體查找的過程中，就可以使用精確查找法和模糊查找法等，這樣不僅提升了管理人員的工作效率，同時也使管理工作人員更加快捷和方便。

第三，保障了檔案的時效性。電子信息化檔案管理改變了傳統(tǒng)檔案繁瑣的加工流程和時間長的缺點，從而減輕了檔案管理人員的工作內(nèi)容。

第四，提高了檔案管理的效率。電子信息管理檔案使檔案的生產(chǎn)和利用都實現(xiàn)了自動化的管理模式，檔案管理的流程也得到了優(yōu)化。

由此可見，在社會信息迅速發(fā)展的前提條件下，檔案管理的必然渠道就是通過電子信息化模式來進行管理，但從目前的情況來看，在部分的企業(yè)當中，還存在一些嚴重的問題，例如：檔案的開發(fā)以及檔案利用等方面，這些都還需要進一步的改善，同時還要做好電子信息化的管理并且充實檔案管理的資源。

三、電子信息化檔案管理的主要任務

電子信息化檔案管理的具體任務主要有以下八點：

第一，收集。可以利用計算機的存儲功能來收集同時儲存電子檔案，在通過計算機的功能把收集到的電子檔案進行匯總并且形成一個數(shù)據(jù)庫。

第二，整理。通過編號的方式來進行整理收集到的電子檔案，想要使電子檔案具有邏輯性的排列，就可以利用計算來進行整理，還可以制作一個相關的目錄，以方便管理人員查看。

第三，鑒定。電子檔案的生成條件、安全性以及存取性都可以通過計算機來進行鑒定，具體表現(xiàn)在鑒定軟件的環(huán)境、介質(zhì)狀況、是否可讀以及病毒威脅等方面，由于鑒定的環(huán)節(jié)有一定的難度，所以，管理工作人員的重視力度就要加大加強，第四，保管。由于依據(jù)介質(zhì)的不同，所以對電子檔案的保管條件也就自然不相同，要嚴格控制裝具的選擇，且要選擇求較高，一般采用的都是防灰塵、妨強光、妨有害氣體的裝具，同時，還要控制好環(huán)境的濕度和溫度。對于介質(zhì)相同的電子檔案就可以制定相關的管理規(guī)范。

第五，統(tǒng)計。管理人員可以通過計算機的自動統(tǒng)計功能來對方案進行管理，管理人員的工作量不但可以得到減輕，并且還可以保障管理的準確性以及管理效率。

第六，利用。閱讀的模式和檔案網(wǎng)絡檢索得到了進一步的提升和完善。

第七，編目。異地編目一般都是通過網(wǎng)絡或者計算機來執(zhí)行操作，集中所有檔案工作者的量，促進行業(yè)的交流，從而保障編目的效率和質(zhì)量。

第八，保密。雖然電子信息化檔案管理有很多的優(yōu)勢，但是也存在一點不足之處，就是容易泄露，所以，電子檔案管理的保密工作及其的重要，特別是在儲存和傳輸?shù)倪^程中。重點要注意和防止黑客的侵入，以免重要的數(shù)據(jù)丟失、竊取以及更改。由此可見，電子檔案管理的保密工作尤為重要。

四、結束語

綜上所述，我國的信息技術發(fā)展以及經(jīng)濟發(fā)展促進了檔案管理工作的提升，同時，也對檔案管理工作提出了更高的要求和條件，在如今現(xiàn)代企業(yè)管理中，檔案管理的必然渠道就是利用電子信息化模式來進行管理。檔案管理人員也應該跟上時代的變化，將快捷、方便、先進的管理模式運用到現(xiàn)實的工作中，以此提升自身的專業(yè)水平，從而完善電子檔案管理的工作模式，為企業(yè)的發(fā)展打好基礎。

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