淺談如何加強高校學院辦公室建設(shè)

【摘要】：本文通過分析高校學院辦公室管理工作的特點，提出辦公室從轉(zhuǎn)變思想觀念，提高人員素養(yǎng)，強化工作能力，加強制度建設(shè)，發(fā)揮團隊效能等幾個方面著手， 全面提升辦公室工作水平和服務質(zhì)量， 保證學校和學院各項事業(yè)的順利發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】：高校；學院辦公室；建設(shè)

高校的學院辦公室在整個學校工作中是按照專業(yè)性質(zhì)設(shè)置的教學行政管理組織，是院系聯(lián)系的紐帶，是基層教學單位的工作樞紐和信息中心，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的中樞作用，承擔著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查等職能。它對上是執(zhí)行落實機構(gòu)，對下是布置督促機構(gòu)，對內(nèi)是管理服務機構(gòu)，對外是接待外聯(lián)機構(gòu)。在當前教育改革不斷深化的形勢下，如何準確把握辦公室工作的特點和內(nèi)在規(guī)律，轉(zhuǎn)變辦公室管理職能，加強辦公室建設(shè)，不斷提升工作水平，有著重要的意義。

一、轉(zhuǎn)變思想觀念，增強服務意識

服務是辦公室的宗旨，辦公室工作層次和水平的提升應在服務上加以具體體現(xiàn)。長期以來，工作人員習慣墨守成規(guī)，常常被繁雜瑣事牽著鼻子轉(zhuǎn)，服務層次難以提高。長此以往，極易養(yǎng)成謹小慎微、但求無過、被動從屬的思維定式。隨著高校體制機制改革的不斷深化，許多新情況、新問題不斷涌現(xiàn)，以往傳統(tǒng)的思維方式和工作方法，難以適應新形勢發(fā)展的要求。因此，辦公室人員必須與時俱進，及時轉(zhuǎn)變思想觀念，增強創(chuàng)新服務意識，創(chuàng)造性地開展工作。

辦公室的作用主要體現(xiàn)在工作作風和態(tài)度以及辦事效率和質(zhì)量上。辦公室工作無小事，稍有不慎就會“捅婁子”，影響學院整體形象。因而在日常服務中，要樹立全局意識，凡事要從大局出發(fā)考慮問題。辦公室工作事多而急，既要講程序、講規(guī)矩，又需要態(tài)度熱情、誠懇友善，同時需要說話辦事講效率，能辦的事情不拖沓，一時不能辦的事情想辦法，辦不了的事情耐心解釋清楚，自己能辦的事情勿候他人。對群眾的意見和建議不回避，并能及時準確地反饋給相關(guān)領(lǐng)導，為領(lǐng)導決策提供參考。只有“重實際、說實話、辦實事、講實效”，服務才能贏得廣大師生員工的滿意。

二、加強隊伍建設(shè)，提高人員素養(yǎng)

辦公室作為學院對內(nèi)對外的一個門面和窗口，工作人員的說話辦事、言行舉止、待人接物等各種行為，從某種意義上說，都代表著本單位的形象。建設(shè)一支政治上靠得住、工作上有本事、作風上過得硬的高素質(zhì)的辦公室人員隊伍，提高工作人員的整體素養(yǎng)，是新時期做好辦公室工作的前提條件。

高校是培養(yǎng)中國特色社會主義事業(yè)建設(shè)者和接班人的主要陣地。辦公室工作政策性強、責任大等特點，決定了辦公室人員首先必須具備較高的思想政治水平，方能在大是大非面前頭腦清醒、立場堅定，應對各種復雜局面，抵御各種風險，經(jīng)受各種考驗。因此，辦公室人員必須努力加強政治理論學習，不斷提高思想政治素質(zhì)。

此外，辦公室工作人員須注意加強自身道德修養(yǎng)：一是堅持實事求是。實事求是是辦公室人員必須具備的職業(yè)道德。處理任何工作，都必須要做到全面準確，不欺上瞞下，不添枝加葉，不謊報成績、掩蓋問題，力求實事求是。二是做到愛崗敬業(yè)。愛崗敬業(yè)是做好各項工作的前提。工作人員要牢固樹立為人民服務的宗旨，懷著強烈的事業(yè)心和責任感，誠實誠懇、廉潔自律、克已奉公、遵紀守法。三是甘于吃苦奉獻。辦公室工作十分繁雜而具體，時間緊、任務重、要求高，而且加班加點是家常便飯。這種工作的特殊性就要求我們要有吃苦奉獻的精神，重事業(yè)、輕得失，有甘于奉獻、淡泊名利，甘當無名英雄的高尚思想境界。

三、強化工作能力，提高人員水平

（一）文字表達能力。文字表達是辦公室人員的一項基本功。辦公室的基本職能之一就是上傳下達，這與文字的應用息息相關(guān)。因此，掌握好文字表達的基本功，對辦公室人員來說，是非常必要的。辦公室人員應有意識地通過豐富自身寫作知識，積極調(diào)查研究，掌握第一手資料，勤學苦練，進一步提高文字表達能力。

（二）綜合協(xié)調(diào)能力。做好協(xié)調(diào)工作，首先必須堅持立足全局、公平公正的原則，從全局角度把握分析問題，以整體利益為重，同時盡量全面周到，照顧好各方利益。其次，要換位思考，真誠待人，以理服人，以情動人。再次，不拘泥于既有的工作方式，根據(jù)不同問題積極探索新的協(xié)調(diào)方法和手段。

（三）高效工作能力。辦公室工作千頭萬緒，繁雜瑣碎，只有在工作中形成高效優(yōu)質(zhì)的作風，才能更好地統(tǒng)籌和完成好手頭的工作。提高工作效率，首先必須明確工作職責，熟知工作內(nèi)容流程等多方面情況，這樣才能做到得心應手，游刃有余。其次，要學會管理時間，工作有側(cè)重、有計劃，并善于利用零碎時間。（四）管理創(chuàng)新能力。辦公室工作如果一味地遵循舊的工作思想和方式，往往會使人原地踏步甚至落后。因此，在辦公室工作中保持創(chuàng)新意識，強化管理創(chuàng)新能力，是非常重要的。辦公室人員應抱著積極學習的態(tài)度，廣泛涉獵，拓寬知識面，提高素質(zhì)。同時又要不斷在工作實踐中總結(jié)經(jīng)驗教訓。

四、加強制度建設(shè)，規(guī)范各項工作

任何高水平的管理，都必須以科學的制度為先導。辦公室工作涉及面廣、頭緒多，建立健全科學完善而又切實可行的規(guī)章制度，是辦公室高效運行的基本要求。因此，加強辦公室制度建設(shè)，將辦公室工作納入管理規(guī)范之中，使辦公室工作實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、科學化，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

（一）建立崗位責任制。明確各個崗位職責權(quán)限，并使每項工作任務都落實到專人身上。這樣既可避免權(quán)責不清，又可避免推諉、撞車等現(xiàn)象發(fā)生，同時又能做到術(shù)業(yè)有專攻，使辦公室人員更高效率、更高質(zhì)量地完成各自的任務。

（二）建立操作性強、便于督查、切實可行的考核評價和獎勵機制。對各個崗位任務的完成情況，進行全面客觀的考查。對于完成好的，給予鼓勵和獎勵；對于完成不好的，給予警告和懲罰。這樣才能充分調(diào)動辦公室人員的積極性。

五、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮團隊效能

團隊是指愿意為共同目標而相互協(xié)作的個體所組成的工作團體。團隊以任務為導向，擁有共同的目標和有效的交流合作。學院辦公室是高校系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是一個有機聯(lián)系的整體，是一個緊密合作的團體，各個崗位雖分工明確，但又協(xié)同合作，加強學院辦公室團隊建設(shè)關(guān)系到學校的整體辦學質(zhì)量，具有十分重要的意義。

團隊首先是一個組織，組織就具有結(jié)構(gòu)。團隊建設(shè)的任務之一就是優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。學院辦公室團隊是人的組織，其崗位結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、個性結(jié)構(gòu)等，都可以根據(jù)學院辦公室團隊建設(shè)的目標加以優(yōu)化，隨著事業(yè)發(fā)展、改革進程等因素進行必要的改變。

學院辦公室團隊建設(shè)一要本著以人為本原則。人的素質(zhì)是團隊建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是團隊效率的基礎(chǔ)因素。所以，要重視人、培養(yǎng)人，重視辦公室人員的基本權(quán)利和需要，培養(yǎng)提高辦公室人員的綜合素質(zhì)。學院辦公室團隊建設(shè)二要本著從實際出發(fā)的原則。在提出總體建設(shè)的目標、任務的同時，注重每名成員的各自特點，區(qū)別各人的不同情況，在對學院辦公室成員各方面能力進行認真分析的基礎(chǔ)上，因人而異設(shè)置崗位，既能保證履行學院辦公室的職責，又能發(fā)揮辦公室人員各自的特長。