試論高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的管理

【摘要】：隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作也提出了新的要求。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)沒有辦法滿足高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的要求，為此，需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案管理工作的開展，這對(duì)高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理效率的提升具有非常大的積極作用。為此，文章對(duì)高等學(xué)校電子檔案的管理工作展開了討論，了解電子檔案的特點(diǎn)，分析各高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案應(yīng)用的現(xiàn)狀，并加強(qiáng)有效措施的采取，促進(jìn)高等學(xué)校電子檔管理水平的提升，為高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理人員減輕工作負(fù)荷量。

【關(guān)鍵詞】：高等學(xué)校財(cái)務(wù)；電子檔案；管理分析

1.引言

在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的影響下，數(shù)字信息化技術(shù)在我們生活中的應(yīng)用越來越普遍，通過數(shù)字信息化技術(shù)在高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理工作中的應(yīng)用，有效實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率的提升。就目前而言，高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理工作中還存在著一些問題需要加強(qiáng)分析，并給與解決。

2.電子檔案出現(xiàn)的重要性分析

高等院校的學(xué)生人數(shù)眾多，不同的院系有著不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，收費(fèi)時(shí)間也很難統(tǒng)一。在財(cái)務(wù)的收費(fèi)管理這塊學(xué)校需要投入大量的人力、物力。即使是投入了大量的人力，也很難實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一，學(xué)校的支出和收入，財(cái)務(wù)的記賬混亂，學(xué)校師生的數(shù)量多也會(huì)加大財(cái)務(wù)記賬的難度，過于復(fù)雜的財(cái)務(wù)記錄也會(huì)造成學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作很難有效開展。

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理工作配備了專門的人員，紙質(zhì)的檔案管理工作也是由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)的，他們沒有經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際的工作中，會(huì)存在有很多的問題。財(cái)務(wù)檔案的保留方式大多是紙質(zhì)的，按照時(shí)間順序做好記錄和存檔，一方面人員的時(shí)間消耗了，另一方面保存的效果不佳，紙質(zhì)的文件會(huì)因?yàn)槁氖軗p。

電子檔案的出現(xiàn)主要是為了能夠有效的解決紙質(zhì)的檔案存在的問題，電子檔案的財(cái)務(wù)記錄和管理的快捷與高效，得到了管理人員的普遍認(rèn)可。工作效率得以提高，人力資源也縮小到最低值，而且最終的檔案也方便了保管。

3.高等學(xué)校在實(shí)行電子檔案過程中的問題分析

3.1財(cái)務(wù)電子化管理的制度不夠健全完善

高校的財(cái)務(wù)在試行電子化的檔案管理，使得財(cái)務(wù)管理工作的開展更為便捷，但是但從制度這塊來看，還有很多不完善的地方。高校的財(cái)務(wù)檔案管理沒有設(shè)置專門的管理人員，多數(shù)是會(huì)計(jì)兼任管理的崗位，自然會(huì)計(jì)并不真正的了解檔案管理的工作，尤其是很多的電子檔案，需要做好安全和保密工作。管理制度落實(shí)不到位，自然管理的流程也就不健全，后期的工作存在有各式的問題，管理混亂和檔案丟失的情況會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)。

3.2檔案的安全性和保密性未落實(shí)到位

高校的財(cái)務(wù)檔案管理會(huì)牽涉到很多方面，如果學(xué)校的經(jīng)濟(jì)情況外泄出去，會(huì)影響到財(cái)務(wù)工作的正常開展，甚至于其他部門工作的順利進(jìn)行。學(xué)校的財(cái)務(wù)電子檔案管理缺少安全的防范意識(shí)，不重視財(cái)務(wù)信息的保管。電子信息的提供載體更加的多元化，在財(cái)務(wù)的信息儲(chǔ)存這塊要做好及時(shí)的備份，但是之前備份工作的保管力度不夠。缺少防范病毒的意識(shí)，會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失和被竊取，會(huì)給學(xué)校帶來不可估量的損失。

3.3檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低

電子檔案的管理者很多都不是專業(yè)的檔案管理人員，在到崗之前沒有及時(shí)的培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)也不夠。學(xué)校沒有對(duì)電子檔案的管理工作加以足夠的重視，此外，技術(shù)不夠、缺少管理制度等，都會(huì)給高校的檔案管理工作帶來一定的壓力。電子檔案的管理人員沒有對(duì)之前的電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的整理和歸納，很多資源嚴(yán)重浪費(fèi)，某種程度也造成高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作上的浪費(fèi)。

4.高校加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案管理的重要舉措

4.1建立健全完善的電子檔案的管理制度

要想積極的推進(jìn)高校的財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作，就需要有一套完善的管理制度作為保障。財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)人員及時(shí)的整理財(cái)務(wù)信息，做好電子歸檔，配備專門的管理人員，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的電子化管理。由于高校的財(cái)務(wù)會(huì)牽涉到學(xué)校的信息，而且種類繁多，需要有專門的財(cái)務(wù)人員做好資料的整理工作，分工明確，過程中需要有完善的法律法規(guī)做好約束，所有員工必須嚴(yán)格的遵守，只有這樣才能積極的推進(jìn)高校的財(cái)務(wù)電子檔案制度的有效落實(shí)，財(cái)務(wù)的信息更加的公平和公正。

4.2重視財(cái)務(wù)電子檔案管理保密性的加強(qiáng)

在高校的信息管理中，財(cái)務(wù)檔案的管理是非常重要的，關(guān)系到高校內(nèi)部很多非常機(jī)密的信息，在電子檔案的作用下，使得信息安全存在著非常大的威脅，因此，需要加強(qiáng)電子檔案安全保密工作的重視。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用下，使得高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率有了很大的提升，同時(shí)也增強(qiáng)了管理的公開透明程度。雖然電子信息化技術(shù)的使用具有非常大的好處，但是網(wǎng)絡(luò)的不安全性給財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作帶來了難度。一旦有黑客侵入了學(xué)校的財(cái)務(wù)電腦，會(huì)使得學(xué)校的很多重要信息都被泄露出去，這對(duì)學(xué)校的發(fā)展來說是非常大的威脅。因此，需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案加密工作，積極防范所有存在的網(wǎng)絡(luò)攻擊，促進(jìn)財(cái)務(wù)電子檔案管理工作效率的提升。在網(wǎng)絡(luò)背景下，企業(yè)財(cái)務(wù)信息電子化處理需要重視軟件設(shè)施設(shè)備建設(shè)工作的加強(qiáng)。此外，還需要做好軟件的及時(shí)更新工作。電子檔案還需要做好相應(yīng)的備份工作，并加密保存。

4.3重視財(cái)務(wù)電子檔案管理工作人員素質(zhì)的提高

在高校財(cái)務(wù)電子檔案管理工作中，電子檔案管理人員自身水平的高低直接影響著檔案管理水平。財(cái)務(wù)電子檔案應(yīng)用到了數(shù)字信息技術(shù)，如果高校財(cái)務(wù)電子檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)完全不了解將沒有辦法進(jìn)行電子檔案的管理工作。為此，高校需要加強(qiáng)電子檔案管理人員素質(zhì)水平的提高。高校在選擇電子檔案管理人員的時(shí)候，需要考察管理人員的專業(yè)水平，同時(shí)還需要配合高校財(cái)務(wù)工作人員的工作內(nèi)容，進(jìn)行高校財(cái)務(wù)電子檔案管理工作的開展。首先，電子檔案管理人員需要加強(qiáng)自身專業(yè)化水平的提升，積極學(xué)習(xí)電子信息化的技術(shù)。其次，需要積極參與高校開展的信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高信息技術(shù)使用效果。最后，需要加強(qiáng)自身責(zé)任心的增強(qiáng)，積極做好財(cái)務(wù)檔案的收集和管理工作，并做好相應(yīng)的備份工作防止出現(xiàn)信息的遺失。

5.結(jié)束語

總的來講，加強(qiáng)電子技術(shù)在高等學(xué)校檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠有效提高高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理水平。就目前而言，電子信息技術(shù)在我們?nèi)粘Ｉ钪械膽?yīng)用已經(jīng)進(jìn)入了非常普遍的狀態(tài)，財(cái)務(wù)電子檔案管理工作的開展，能夠有效縮減財(cái)務(wù)檔案的體積，節(jié)省存放的空間，同時(shí)還提高了維護(hù)和查找的效率。高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作在未來的發(fā)展趨勢(shì)將會(huì)更趨向于電子化，這是檔案管理工作中一項(xiàng)不可或缺的技術(shù)。

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