做好工程檔案管理工作之淺見

工程檔案記錄了一項工程從前期準備，施工過程。竣工完成一系列的過程。在這過程中，產生大量的文件、標書、合同、圖紙、照片、鑒定書等一系列需要歸檔的材料。我認為要做好工程檔案的管理工作、要做到發下幾點：

一、加強學習，提高檔案管理人員素質

工程檔案編制質量高不高，全取決于檔案管理人員的素質的高低。一項工程項目的建設往往涉及到建筑、電子、消防、環保……多個專業領域，這些專業知識匯集起來形成一套復雜的專業知識.這就要求檔案管理人員要具備牢固的專業知識，才知道在會么階段收集什么資料，什么資料該收集，什么資料不該收集。如果不具備牢固的專業知識，就會發生錯歸，漏歸的情況發生。只有努力學習，提高自身素質，具有較強的專業基礎知識，才能管理好工程檔案。

二、做好每個階段的收集整理工作

一項工程，從施工到竣工，從早期的可行性計劃到收尾的竣工報告，必然會產生一系列批復、報告、通知、函告既有紅頭文件，也有施工圖紙還包括一系列的照片、會議紀要、合同。用地審批、主管部門的批復、地質測繪、產品采購、招標計劃……。這些材料來源于多個部門，產生的時間順序也不一致，就給收集整理帶來了一定的難度。

三、一項工程從施工到竣工，是有階段性的

（一）、前期準備工作階段

在施工前，就會產生大量的施工準備的文件和材料，如該項目的可行性報告，施工的會議紀要，招投標文件，用地審批、選址報告、地質測量、工程預算、投資計劃、采購合同設計圖紙、產品說明書、等一系列文檔。 這一時期的材料涉及多個部門、周期長、就要注重文書和文稿、圖紙的收集和保存。加強與項目管理公司、設計單位、勘察單位開展平行溝通，明確檔案移交的標準、明確檔案收集、整理、組卷、驗收的要求。

（二）施工時期

這一時期，產生量最大的就施工進度報告和施工、原材料使用情況，施工過程標準，各種檢驗記錄、各種施工規章記錄、規范操作記錄等各種記錄、報告等材料。這一階段這要注意重點收集各種記錄等材料。加強施工過程中的監督、指導，與施工單位、監理單位多交流、多溝通確保檔案的質量。

（三）竣工收尾階段

這一時間，就會產生大量的竣工報告、竣工圖紙、驗收記錄、說明書、工程決算書、總結等。這一時期材料的形成往涉及多個部門如消防、環保、施工 、監理、電力、成建、勘察、銀行、審批等多個部門，經歷時間長、材料多，這一階段這要注意重點收集各種鑒定書、通知、說明書、整改等材料。這一時期，加強與城建、項目主管部門、工程質量監督部門開展溝通，檢查檔案的完整、準確、系統性、根據檔案驗收中提出的問題進行整改和落實。

四、完善檔案管理的規章制度

由于工程檔案具有階段性的特點，管理人員要根據工程的特點，對檔案進行收集整理。細化建設單位、監理單位、施工承包單位的歸檔范圍。建立監理單位和施工單位檔案收集的監督和懲罰獎勵制度，通過切實可行的制度提高全體人員的檔案意識，做好材料的歸檔工作。在工程的建設中，根據ISO9001質量認證，制定《工程文件管理細則》和《工程檔案管理辦法》等規章制度，通過質量內審、質量外審、的方式，查找問題，并進行整改。

五、與時俱進，做好工程檔案的收集管理工作

隨著時代的進步，計算機在工作中占有舉足輕重的作用，就對檔案管理人員提出了新的要求，每次收集到的復、報告、通知、函告、圖紙都要進行掃描處理，按要求編制，永久保存在計算機里。由于電子媒介在工作中的廣泛使用，在收集材料的同時，還要收集電子材料。對收集到電子材料收集整理以后，保存在移動媒介里，并對這些移動媒介進行編號和保存。

六、依法收集、管理檔案

檔案人員只有加強檔案的法律、法規、電子檔案專業知識、建筑檔案專業知識，現代信息化技術的學習，熟練使用word、excel pdf等辦公軟件，才能依法科學規范的收集整 理好工程檔案、做好工程檔案的管理工作。

參考文獻：

[1]劉慧萍.基本建設項目文件材料收集歸檔工作初探[J].北京檔案，2017（2）：24-25。