試論企業辦公室工作管理的精細化

【摘要】：辦公室的工作管理是整個企業的中樞紐帶，為了更好的發展企業，辦公室的中樞作用發揮得更極致，企業的辦公室工作管理必須要精細化。精細化的辦公室管理會更好的給各部門提供方便，更好的將各部門聯系在一起，推進企業辦公室工作管理的精細化對提高企業的工作效率發揮著重大的作用。

【關鍵詞】：企業；辦公室工作管理；精細化

精細辦公室工作管理就像企業運行過程中的潤滑油，適量的精細化會讓企業的運轉更加快速、無阻。在經濟迅速發展的今天，企業要發展自身的實力，壯大自身的生產領域，就必須由以前的粗放型的發展模式向節約型精細化發展模式推進。辦公室推進精細化管理有利于提高工作人員的素質，協調好各部門的關系，提高企業的工作效率。

一、企業辦公室工作管理精細化的必要性

企業辦公室工作管理精細化的必要性主要由辦公室工作的四個特點所決定，辦公室的四個特點有繁瑣性、參謀性、服務性和流通性。

1.繁瑣性決定了企業辦公室工作管理要精細化

企業的辦公室的工作往往是綜合性較強的。辦公室的工作沒有具體負責哪一部分工作，而要負責所有部門的突發性、臨時性的工作，要宏觀的安排企業工作進度。辦公室的工作小到端茶倒水，管理辦公用品，大到接待來賓，管理會議室和參與制定企業的政策。大大小小的事情就是辦公室工作的繁瑣性。再加上事情的突發性和臨時性，在處理這些大大小小的事情的同時要分清主次，緩急有序，不能自亂了陣腳。這便需要精細化辦公室的管理工作，只有加強辦公室管理工作的精細化，才能更有序額度處理好這些繁雜的工作，保證企業的工作順利進行。

2.參謀性決定了企業辦公室工作管理要精細化

企業的領導在制定一項政策前都需要充分了解企業的運轉情況，所以政策制定前的信息收集工作和整理工作便需要辦公室的工作管理。辦公室的工作管理從某種角度上來說便是參與政策的制定，這便是企業辦公室的參謀性。精細化企業辦公室的管理工作可以更好的收集信息，讓信息更加容易整理，讓企業的領導更容易分析整理的信息。使得政策的制定更加客觀、有效。

3.服務性決定了企業辦公室工作管理要精細化

辦公室的工作歸根結底就是服務性。服務企業的決策者，服務各部門，服務整個企業，是企業運行的后勤保障。企業辦公室工作管理的服務性要做到配合好各部門的需求，協調各部門的工作關系，整合企業的資源。要做到更好的服務企業，只能精細化辦公室的管理工作，做到上行下效，使員工沒有后顧之憂，更好的投身于企業的發展中。

4.流通性決定了企業辦公室工作管理要精細化

企業的辦公室工作管理事企業運行的心臟，要確保企業運行的流通性，正確傳達領導的決策，精細化管理辦公室的工作，使企業的運轉更加流暢，從而發展企業，擴大企業。

二、企業辦公室工作管理的現狀

企業的辦公室管理工作需要適量的精細化，但是個別企業的精細化管理趨于形式，將企業的管理與精細化分離，架空了精細化管理。還有的個別企業將精細化理解為繁文縟節的過程，這不僅不能將企業辦公室工作管理精細化，好增加了管理的復雜性，使辦公室的管理工作更加繁瑣，降低了企業的效率，一定程度上阻礙了企業的發展。企業的辦公室工作的精細化需要根據工作經驗和管理的特點進行簡化手續，并沒有模型可以參照，這就需要辦公室的工作管理人員熟悉辦公流程，掌握辦公規律，協調好各部門的關系。

三、企業辦公室工作管理精細化的主要措施

為了更好的做到辦公室管理工作的精細化，杜絕精細化表面化形式化，要采取措施做到辦公室管理額精細化

1.培養一批高素質、高效率的辦公室管理人才

提高辦公室工作管理的質量就要培養一批高素質、高效率的辦公室的管理人才。高素質和高效率的辦公室人才需要有豐富的辦公室工作的經驗，學習能力和總結能力強，抗壓性強，邏輯能力強。這是企業的綜合性人才，不僅要熟悉辦公室的大大小小繁瑣工作，還要熟悉企業其他部門的部分簡單業務，在與其他部門進行對接時，能夠更好的開展工作。這樣，在辦公室的工作管理中才會做到精細化，使辦公室的工作更好的為其他部門服務。

2.制定合理的制度，嚴格加強考核

精細化的辦公室管理工作要求每一位職工都要精細化、標準化、規范化。如果我們在辦公室工作中只是一味的宣揚要精細化，只能是口頭表示，要嚴格加強考核制度，實行獎勵懲戒制度，使工作的精細化與工資掛鉤。辦公室的工作雖然種類繁多，但是要明確每一位辦公室工作人員的責任，責任到人，不要忽視小事，更要重視大事，使辦公室的工作管理具體化。因此，在實際工作的過程中，我們要制定合理的制度、建立考核制度，將辦公室的工作與實際考核相掛鉤，把工作業績作為衡量辦公室工作人員工作成效的標尺。堅持用事實說話，堅持用數據說話。將辦公室工作的精細化落實。

3.加強信息化建設

企業的信息化服務會更好的為企業的發展帶來優勢。會讓企業的工作更簡便、快捷。企業的辦公室工作管理正是需要這種方便快捷的系統。所以要加強信息化建設。信息化建設就是更好的利用網絡、科技、信息系統處理工作。現在許多大型企業都有OA系統，利用OA系統辦公更加便捷。只要在有網和有計算機的地方就能處理工作。企業的辦公室工作人員利用這種系統，可以更清楚的看到自己的工作任務，避免丟落工作項目。除了OA辦公系統還包括其他的系統，可以更好的處理工作，做到工作管理的精細化。

4.增強責任意識、提高整體素質

責任意識是每一位員工都需要增強提高的道德品質。一個員工只有明白自己所在崗位的責任和義務，才能更好地完成工作，才能在工作的過程中找到的更便捷、精化的方法。辦公室的工作人員要樹立責任意識和正確的價值觀念，這樣才能在工作中做到更好的服務，不玩忽職守，保證企業運轉的流通性，發展企業。提高辦公室工作管理的精細化水平，必須要增強辦公室人員的責任意識和提高整體素質，這樣才能更好的收集數據和分析數據，全面的做好每一項工作，更好的服務各部門，協調各部門的關系。

四、結束語

企業的辦公室工作管理的精細化是必須要提高的。辦公室的工作只有做到更好，才能處理好繁瑣的工作、參與政策的制定、更好的服務企業、確保企業運行的流通性。在不斷完善辦公室精細化的路上，我們要培養一批高素質、高效率的辦公室管理人才；制定合理的制度，嚴格加強考核；我們還要加強信息化建設、增強責任意識、提高整體素質。讓辦公室的工作管理越來越精細化，更好的為企業的發展服務。

參考文獻：

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