事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考與探索

[摘要]隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位對其工作人員的檔案要求越來越嚴(yán)格，檔案管理工作的重要性隨之提高，做好這方面的工作可以很好地幫助事業(yè)單位快速發(fā)展。在當(dāng)前社會形勢下，事業(yè)單位內(nèi)部的管理工作越來越復(fù)雜化、多樣化，同時檔案管理工作則更趨向于信息化和網(wǎng)絡(luò)化。需要根據(jù)它們的特點(diǎn)，找到相對應(yīng)的人員來完成工作。這樣才能提高管理水平，同時對這一方面工作的要求也大大提高，這順應(yīng)了時代的需求，滿足規(guī)范化管理的需求。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼]A [文章編號]2096-0603（2017）27-0229-01

在社會快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的改革勢在必行，但因?yàn)槠涮厥庑缘拇嬖冢绊懫錂n案規(guī)范化的不定因素眾多，包括主客觀因素、內(nèi)外部人員的影響等。為解決這些問題，使檔案管理工作做到嚴(yán)謹(jǐn)化、規(guī)范化，我們需要創(chuàng)新發(fā)展，完成檔案管理工作規(guī)范化的目標(biāo)。所以提高檔案管理水平的工作尤為重要。

一、對檔案管理各環(huán)節(jié)的思考

（一）檔案的初始收集

作為一份檔案進(jìn)入的最開始環(huán)節(jié)，它的工作執(zhí)行力度與方法直接關(guān)系后面的所有階段，具有很強(qiáng)的影響力。在收集時，一定要確保信息的準(zhǔn)確性和數(shù)量的一致性，同時做到檔案與人員準(zhǔn)確對接，不允許代寫、代交等現(xiàn)象出現(xiàn)，對檔案整理、編目和鑒定帶來不必要的麻煩。收集后盡量交于專業(yè)人員，然后放人統(tǒng)一的檔案室內(nèi)保存，非規(guī)定內(nèi)人員不得入內(nèi)。

（二）檔案的再次整理

在完成了對檔案的完整收集階段后，請專業(yè)人員進(jìn)入準(zhǔn)備好的檔案室，對其內(nèi)部的檔案進(jìn)行進(jìn)一步的分類和整理，使檔案的存放更加清晰化和準(zhǔn)確化，易于核對和查找。這方面工作完成得好壞直接影響檔案編目工作的進(jìn)行效率，稍有偏差，就會出現(xiàn)查找錯誤、信息的準(zhǔn)確性遭到破壞等問題。同時影響整個集體的工作效率。所以我們在進(jìn)行這一階段工作之前，一定要反復(fù)查對上一階段工作的準(zhǔn)確性，然后再確保這一階段工作的準(zhǔn)確開展。

（三）檔案的合理價值鑒定

對這一階段的工作，我們需要尤為重視，因?yàn)橹挥写_定好檔案的價值，我們才能合理地規(guī)定檔案存放時間，由于事業(yè)單位存在人員眾多這一問題，我們需要認(rèn)真鑒定其檔案對事業(yè)單位是否有足夠價值，然后依次進(jìn)行存放時間的安排。這樣才能使檔案更具價值化。

（四）檔案的最終保管階段

檔案管理的規(guī)范化程度直接影響保管質(zhì)量，如果在保管階段出現(xiàn)問題，就會造成檔案的利用率下降，對事業(yè)單位造成損失。反之，則能更好地利用這種資源，為事業(yè)單位的發(fā)展帶來積極作用。作為最終階段，檔案的保管人員需要與其他階段人員積極交流。共同配合進(jìn)行工作，確保整個檔案工作的順利進(jìn)行。

二、對檔案規(guī)范化方法的探索

（一）管理人員

對事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，我們需要更加專業(yè)的人員來從事這方面的工作，這就需要我們的管理人員本身的素質(zhì)和工作能力必須達(dá)標(biāo)。在這個問題上，我們要求事業(yè)單位能重視培訓(xùn)管理人員的問題，做到定期培訓(xùn)，嚴(yán)明思想意識，確立目標(biāo)，明確管理人員對檔案價值的正確認(rèn)識，積極完成檔案規(guī)范化管理工作。作為檔案管理工作的主體，提升他們的各方面能力來幫助事業(yè)單位更好地發(fā)展。

（二）管理制度

在確保管理人員擁有良好工作能力和思想的同時，加大檔案管理制度的力度，重視出現(xiàn)的問題，努力完善和健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行專人專事的方法，拒絕檔案隨意查看，認(rèn)真核對檔案的真實(shí)性和完整性。事業(yè)單位需重視檔案管理的良好發(fā)展，可從收集、整理、編目、保管等方面人手。此外，還需重點(diǎn)關(guān)注監(jiān)督監(jiān)管部門人員的執(zhí)行力度，努力加強(qiáng)監(jiān)督監(jiān)管部門對檔案管理工作問題的重視，真實(shí)有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量，達(dá)到檔案管理規(guī)范化的要求。

（三）安全性

在確認(rèn)檔案價值的同時，我們就需要做好檔案安全性保護(hù)的工作。在事業(yè)單位特殊性環(huán)境的原因下，需要保密的檔案會有很多，這并不是個別現(xiàn)象，所以我們對保密工作要求的尺度變得尤為重要。因此，事業(yè)單位需要定期為專員提供學(xué)習(xí)時間，加深他們對檔案保密工作重要性的思想認(rèn)識，同時要求他們學(xué)習(xí)保密法，明確規(guī)定條款。例如，在工作單位不得與他人提及檔案內(nèi)容、在外不得向他人泄露檔案消息；對無價值的檔案不得自行解決，需上報等待批準(zhǔn)；銷毀時需另有專人負(fù)責(zé)，且需要多人同時在場記錄并驗(yàn)證無誤后方可進(jìn)行銷毀，然后將記錄再次上報完成工作。

三、結(jié)語

在關(guān)于事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的問題上，我們還需要有更多的思考創(chuàng)新和實(shí)踐，因?yàn)槭聵I(yè)單位特殊性的原因，完善制度，提升管理規(guī)范化、制度化、嚴(yán)謹(jǐn)化變得尤為重要，也符合事業(yè)單位隨時代發(fā)展的本身需求。事業(yè)單位在作出改變的同時需要結(jié)合自身問題進(jìn)行考慮，可結(jié)合社會發(fā)展潮流進(jìn)行可持續(xù)性改革，保證檔案管理各階段工作認(rèn)真有效地進(jìn)行，為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來深遠(yuǎn)的影響。本文僅就檔案管理環(huán)節(jié)和提高管理工作效率的方法進(jìn)行了論述，希望為事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理工作帶來一些幫助。