高校檔案管理信息化問題的研究

摘 要：隨著高等教育的蓬勃發展，高校對檔案管理工作的要求越來越高。本文對高校當前的檔案管理工作進行了初步研究和分析，并對其中存在的一些問題提出了解決對策，希望對高校檔案工作的改進提供參考。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化；資源共享

高校檔案記錄著學校發展的一點一滴，對高校的建設和教學科研有著重要的參考價值，是高校管理事業的重要基礎和組成部分。高校檔案管理工作要與時俱進，改變以往被動的管理方式，轉為開放、動態的工作模式，滿足高校發展的需求，為高校建設服務。促進高校檔案管理工作更好、更快地發展，是檔案管理人員應認真思考的重要問題。

一、高校檔案管理存在的問題

當前，高校檔案管理工作取得了長足的進步，檔案管理基礎工作與管理團隊的建設逐漸成熟，具備了良好的發展基礎。但在發展過程中，高校檔案管理工作還存在以下幾個方面的問題。

1. 檔案管理基礎設施不健全

當前，高校建設的快速發展給檔案管理工作帶來了許多新的機遇和挑戰，只有打造更為堅實的基礎設施才能為檔案管理工作提供優良的保障。檔案管理工作是一項投入大、耗時長的長期性建設工作，由于一些高校的忽視，使檔案管理工作的基礎設施建設存在相當程度的疏漏，如部分高校檔案管理的工作場所過于偏僻、狹小，缺乏必要的防火、防水設施及所需的管理技術設備。這就造成了高校的檔案管理工作缺乏彈性，一味地疲于應付，很容易使檔案資料缺失或者損壞，嚴重制約了高校檔案管理工作的開展。

2. 檔案管理隊伍不健全

由于高校檔案管理工作沒有得到相應的重視，造成許多高校在檔案管理人員的選拔和培訓上沒有統一嚴格的標準。一方面，檔案管理團隊專業技術人員缺乏，專業化管理水平低下；另一方面，沒有配備專職人員，組織松散，甚至以兼職人員充當管理工作的主力軍，造成檔案管理工作嚴格性、專業性缺失，許多高校的管理工作已經明顯落后。如果這些關鍵問題得不到妥善的解決，將嚴重拖后高校改革的步伐，影響高校可持續發展的進程。

二、高校檔案管理信息化建設的對策

在當前的高校檔案管理工作中，通常利用信息技術來收集、處理和歸類檔案，提高檔案管理工作的效率，這就要求高校檔案管理工作人員轉變觀念，與時俱進。

1. 各部門要團結協作

檔案管理工作中各部門相互之間有著密不可分的聯系，因此，在建立規范的工作機制過程中，各部門必須堅持科學嚴謹的工作態度和精神，加強檔案信息化的基礎建設，廣泛應用計算機網絡技術，提高單位內部局域網的性能，采用檔案管理與辦公相結合的高效工作模式。通過建設完善的檔案管理機制，實現對檔案的收集整理、裝訂歸類、借閱管理等流程的規范。以制度建設為核心，促進檔案管理水平的不斷提高。尤其是在檔案管理的信息化建設中，要構建完整、健全的管理制度，以便為檔案工作的簡潔化、智能化、數字化和網絡化奠定制度基礎。

2. 高度重視檔案管理工作

在高校管理工作中，檔案管理是重要的組成部分。因此，在管理過程中，校領導務必認識到高校檔案的資源管理工作對高校建設的重要作用，提高全員檔案管理意識，以便加大對高校檔案管理工作的重視和支持，為高校的檔案管理工作提供有力的幫助。如建立統一的信息管理工作體制，整改高校各部門中有關信息的收集和調動流程，加強集中管理，確定專職部門成立綜合檔案室，實現檔案信息管理工作的組織化和協調化。

3. 加強管理人才隊伍建設

加強管理人才隊伍的建設，從新入人員的專業知識培訓，到專、兼職管理人員的發展，都要制訂良性競爭機制，通過嚴格的績效考核，全方位、多層次地提高檔案管理人才隊伍的素質。要求檔案管理人員遵循“實用、科學、有序”的工作理念和原則，確立長期的工作方向和目標；根據檔案信息化建設的具體要求，做好本職工作。

4. 加大資金的投入力度

高校檔案管理信息化的建設和發展是一項耗時長、投入大、成效具有延后性的工作。在檔案管理工作中，要加大資金的投入力度，積極解決一些管理上的矛盾和問題。因此，在工作中高校檔案管理部門要力爭得到領導的關注和支持，通過規范的工作渠道和流程，取得管理工作所需的經費支持，分列出各項預算經費，爭取一次兌現。檔案管理部門也應該積極做到自籌自給，不僅要爭取所在單位的管理資源，還要面對社會廣開籌措渠道，通過多籌渠道解決供需不足、檔案信息化建設資金匱乏等問題。

5. 科學規范地管理

在逐步完善檔案管理信息化的同時，要注意結合《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規定，制訂一套有助于實際檔案管理信息化的具體措施和辦法，掌控檔案管理信息化的建設、運作和維護工作，保證高校的檔案管理工作有法可循、有章可守，促進高校檔案管理信息化工作的良性建設和規范發展。

6. 加強安全體系建設

在高校檔案管理信息化安全體系建設中，各部門要嚴格遵守相關法律法規，加強對網絡計算機檔案信息系統的管理，對電子文件的歸類進行科學有序地監督和指導，確保電子文檔的真實性、完整性和時效性。高校檔案管理工作的組織和開展是為高校各項工作順利開展提供保障的。例如，高校的人事信息檔案與在校教師的聘用、工資待遇管理等密切相關。因此，在必要的情況下有選擇地公開一部分人事檔案信息，有利于高校形成透明公開、公平競爭的評價機制。

學術檔案是高校教學科研的重要組成部分，學術檔案的公開程度是衡量一所高校學術水平的重要參考標準。當然，在檔案信息資源共享的過程中，管理人員要時刻保持安全意識，防止出現檔案文件的失密、泄露現象。在配合高校其他工作的同時，要確保檔案信息資源的安全和完整。

7. 合理開發和利用檔案信息

對于檔案信息的開發和利用，其價值在于信息資源的共享和流動。《檔案法》第十九條規定：“檔案必須向社會開放，并且應當定期公布檔案的目錄。”因此，在構建完整的信息管理制度的同時，建立多方面、多層次的檔案信息共享網絡，促進檔案信息資源的流動和開發循環利用，這既是檔案的價值所在，也是檔案管理信息化的目標之一。對于一些非公開檔案信息，管理工作人員不能予以上網登報；對于一些已在網上公開的檔案資源，要嚴格結合身份認證、防火墻、數據認證、備份等方式，加強信息的安全防護措施，確保檔案信息的安全運行。

三、結語

在我國綜合國力不斷增強的今天，社會對高校的改革管理提出了更高的要求，因此，高校必須重視檔案管理工作，加大人力財力物力的投入，通過學習和引進現代化的管理手段，培養高素質的管理人才，切實提高高校檔案管理工作的質量，加速高校檔案管理工作的進程，為我國高校的發展做出努力和貢獻。

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