關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

奎菊芳

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)，在其不斷推進(jìn)的過(guò)程中檔案管理模式也在不斷的發(fā)展，但目前還存在許多問(wèn)題，本文從檔案信息化建設(shè)和檔案管理內(nèi)容出發(fā)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的主要問(wèn)題，提出了當(dāng)下優(yōu)化檔案信息化建設(shè)和檔案管理的幾點(diǎn)措施，希望能夠在一定程度上促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 建設(shè) 管理 改善措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的腳步，也在很大程度上提高了檔案管理水平。對(duì)于任何單位而言，做好檔案管理工作都是非常必要的，雖然目前檔案信息化建設(shè)取得了很大的成績(jī)，但同時(shí)也存在著這樣或者那樣的問(wèn)題，因此我們必須充分了解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，明確內(nèi)容后進(jìn)一步有針對(duì)性地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化管理。

一、檔案信息化建設(shè)和檔案管理內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)就是指運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而全方面提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，同時(shí)也要不斷建立新的檔案管理框架和檔案管理制度，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享以及社會(huì)化服務(wù)。其實(shí)質(zhì)上包括兩個(gè)方面的內(nèi)容即檔案自身的信息化及檔案管理的信息化。

（一）檔案的信息化

檔案的信息化就是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案并存放于計(jì)算機(jī)中，為后期的檔案信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)。

（二）檔案管理的信息化

檔案管理信息化就是指通過(guò)將計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案分門(mén)別類整理，并運(yùn)用一定的程序?qū)n案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，從而使人們?cè)诓殚啓n案時(shí)更加便利。

二、檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案信息化的建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前很多人對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有掌握較完整的信息框架和信息處理模式，進(jìn)而造成工作效率低，因此要不斷轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷耄岣邔?duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而提高工作效率。

（二）電子文件保存的安全性低

在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)時(shí)，我們首先要做的就是將原始紙質(zhì)檔案電子化，這一轉(zhuǎn)化過(guò)程需要耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間和精力，也正是基于此，才體現(xiàn)出檔案信息化的便利和實(shí)用。然而電子檔案的存放存在著相當(dāng)大的安全隱患，一旦有黑客入侵，很可能導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的丟失，難以保證檔案信息的安全性。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)中充當(dāng)著重要的角色，如果檔案管理人員自身不具備一定的檔案信息化知識(shí)就無(wú)法完成此項(xiàng)工作，甚者可能會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。如目前就存在著“重開(kāi)發(fā)、輕利用”的現(xiàn)象，即耗費(fèi)大量的人力、物力完成了前期的檔案信息化工作，卻沒(méi)有真正運(yùn)用信息化手段來(lái)查閱檔案，造成了檔案信息資源的浪費(fèi)。

（四）檔案管理信息資源缺乏整合與長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

目前很多單位對(duì)檔案資源的信息化管理缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，還停留在錄入層面，檔案保管也是簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢(shì)，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展仍然沒(méi)有實(shí)質(zhì)的進(jìn)展，更有甚者仍然在延續(xù)過(guò)去的檔案管理模式，導(dǎo)致已經(jīng)信息化的檔案資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)互通和數(shù)據(jù)共享。

三、完善檔案信息化建設(shè)和檔案管理的措施

（一）提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳，持續(xù)提高人們對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，從而能夠在工作中更好地運(yùn)用檔案信息化知識(shí)，提高檔案管理水平。一方面可以通過(guò)組織培訓(xùn)的方式，加深對(duì)信息化知識(shí)的理解，另一方面可以通過(guò)組織競(jìng)賽的模式，使人們?cè)诟?jìng)賽中掌握相關(guān)信息化建設(shè)知識(shí)。

（二）加強(qiáng)電子文件的管理，確保電子檔案的安全

眾所周知，在檔案信息化建設(shè)工作中，最為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作內(nèi)容就是要確保電子檔案的安全，保證檔案的完整性和可靠性。一方面我們要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)施的投入，提高檔案電子化速度，另一方面要重視電子文件的安全。首先我們要重視建立電子文件查閱制度，通過(guò)制度減少安全隱患；其次要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，自覺(jué)擔(dān)負(fù)起維護(hù)檔案信息安全的責(zé)任；最后要在計(jì)算機(jī)內(nèi)裝入較為先進(jìn)的防火墻系統(tǒng)，防止電子數(shù)據(jù)的丟失。

（三）強(qiáng)化檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)中的重要角色，因此要想做好檔案信息化建設(shè)工作首先要提高檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，使其緊跟時(shí)代步伐不斷更新自身的檔案管理理念，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，從而更好的指導(dǎo)日常檔案管理工作，在工作中不斷審視自己，全面提高自身的服務(wù)意識(shí)。

（四）加強(qiáng)檔案信息管理，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求

檔案信息化建設(shè)打破了過(guò)去傳統(tǒng)的信息收集模式，在很大程度上降低了收集難度，隨之也要求檔案管理要從傳統(tǒng)管理模式向新型管理信息化模式轉(zhuǎn)變，將更多的信息化技術(shù)引用到管理模式當(dāng)中，建立多層次、多渠道的管理模式，不斷提高檔案管理水平以適應(yīng)時(shí)代的需求。作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，要不斷更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，全面學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的管理信息知識(shí)，打破傳統(tǒng)的管理模式，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的便利化。

（五）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要不斷提升檔案信息的遠(yuǎn)程查閱能力，特別是那些可以公開(kāi)的信息，可以通過(guò)網(wǎng)站發(fā)布，使需要查看相關(guān)檔案的人員不論在何時(shí)何地都能查閱到檔案資源。此外，還可以建立單位內(nèi)部的信息查閱平臺(tái)，在平臺(tái)放置電子信息檔案系統(tǒng)，方便單位人員隨時(shí)隨地查看檔案，通過(guò)檔案信息服務(wù)手段的不斷創(chuàng)新，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們知道檔案信息化建設(shè)與檔案管理信息化是必然趨勢(shì)，是社會(huì)發(fā)展的的必然要求，因此我們要充分重視檔案信息化建設(shè)和檔案管理信息化工作，針對(duì)當(dāng)前存在的幾點(diǎn)問(wèn)題，積極采取應(yīng)對(duì)措施：一是提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而更好地指導(dǎo)日常工作；二是加強(qiáng)電子文件的管理，確保電子檔案的安全；三是強(qiáng)化檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；四是加強(qiáng)檔案信息管理，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求；五是創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。相信通過(guò)以上幾點(diǎn)措施的實(shí)施，能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。

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（作者單位：云南省大理州彌渡縣檔案館）