事業單位人事檔案信息化建設思路

李曉東

【摘 要】人事檔案在事業單位用人工作中具有重要作用，在開展人力資源管理過程中，發揮好人事檔案的作用，不僅有助于選拔高素質的管理人才，也有利于提高組織人事的管理效能。因此，探索事業單位人事檔案信息化建設思路，具有重要現實意義。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案；信息化；思路

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）30-0233-02

新時期人事制度改革逐步深化，事業單位人力資源管理工作邁入新階段。人事檔案不僅包含事業單位工作人員的基本信息，能為人力資源管理工作提供參考信息。全面加快人事檔案信息化建設，服務事業單位人事工作。

一、事業單位人事檔案信息化建設的價值

首先，有助于選拔適應社會發展需求的管理人才。事業單位人事檔案信息化建設不僅是人才隊伍管理工作的現實需要，也是組織人事工作逐漸實現科學化，提高運作效能的必要手段。實現事業單位人事檔案信息化建設，才能發揮好人事檔案管理工作服務于經濟社會發展。其次，有助于全面提高組織工作效能。世界各個國家在政治、經濟以及意識形態等方面存在諸多差異，但是在人力資源管理中都崇尚“低成本、高效率”的價值取向。事業單位人事檔案信息化建設，不僅有助于全面提升工作效能，提高整個組織管理水平。因此，全面推進事業單位人事檔案信息化建設具有重要現實價值。

二、人事檔案信息化建設必須做好頂層設計

首先，建立人事檔案信息化建設領導小組，編制科學的建設規劃。事業單位人事檔案信息化往往涉及多個方面，是一項系統性工程，需要成立人事檔案信息化建設領導小組，從工作需要、事業單位今后發展進行統籌考慮，針對性進行資源投入，確保建立的信息化建設規劃能順利實施。與此同時，也要編制科學的建設規劃，明確指導原則、指導思想，提出符合實際的具體目標、任務，通過制定切實可行的措施來全面推進信息化建設。以規劃為抓手，建立網絡平臺，實現系統的協同整合，創建能實現共享的數據管理結構，明確數據規格標準、數據管理及使用的原則。需要說明的是，在明確人事檔案管理工作制度體系后，進行統一推進，確保信息化建設的規模效應能得到全面發揮。其次，明確建設資金來源。善于打破事業單位人事檔案信息化建設中存在的分級管理體制，明確人事檔案信息化建設經費來源渠道，并在當地管理部門統一制定與規劃下，確保資金使用到位。當然，人事檔案信息化建設資金也要注重來源的多元化，鼓勵企業投入到事業單位人事檔案數字化建設中，采用政策激勵等措施，激發其投身人事檔案建設的積極性，提高事業單位人事檔案管理整體效益。

三、全面推進人事檔案材料的數字化

檔案材料數字化不僅要創建人事檔案信息云數據庫，為實現網絡應用奠定扎實的基礎，也利于實現信息化建設的效益，而且檔案材料的數字化也是人事檔案管理的未來趨勢，尤其是伴隨我國信息化建設的持續推進，安全保障性能日漸提升，工作效能逐步優化，電子信息、紙質檔案同時運作的雙軌制將最終趨于單軌制，實現電子信息管理利用，將是人事檔案管理發展的趨勢。當前，人們對紙質檔案存在依賴心理，對電子文件不信任。雙軌制的存在，消耗了信息化建設效能，導致資源浪費。也就是說，不從根本上解決雙軌制的問題，不能全面推動信息化發展。信息化建設的最終目標是實現“無紙化”人事檔案材料的數字化有助于推動信息化建設。與此同時，人事檔案材料的數字化，不能只從技術層面去解決，也需要依靠制度來實現。針對人事信息管理來講，制定制度化的科學解決方案，信息管理部門負責利用人事檔案數字化后的信息數據，原來的紙質檔案與今后系統生成的數據信息，交給檔案管理部門對其進行保存與利用，優化這一制度解決方案，不僅能確保人事檔案信息在組織人事系統內實現高效利用，也能確保人事檔案實現長期安全保存。因此，全面推進人事檔案材料的數字化，為人事檔案管理工作奠定扎實的基礎。

四、人事檔案管理突出高效、智能

首先，事業單位人事檔案資料產生、收集、整理、利用等各個管理環節，借助智能化軟件來實現。軟件從組織人事工作的現實需要出發，按照信息數據的變化情況，根據人事工作制度規則，生成考核、晉升、存檔的審批表，需要人工操作的是信息表格、信息數據變化的審批與利用，做到信息數據全過程的自動化。也要從當前的干部人事檔案管理體制出發，明確信息、網絡、數據以及利用權限的基本規則。從不同職能、層級的終端設備以及電子密鑰等，實現系統自動認證授權，提供權限內的數據維護以及信息的科學利用，實現信息、網絡管理等的自動化，數據分析與信息利用智能化，系統維護、使用以及登記備案等的自動化，實現數據的自動化處理，實現高效運行，更符合信息化視野下人事檔案工作的現實需要。

五、實現事業單位人事檔案資源利用的網絡化

事業單位人事檔案的價值是通過開發、處理、傳遞與利用人事檔案信息，提高利用效能。人事檔案管理工作是組織人事工作的基礎，實現信息服務的網絡化之后，才能最大程度發揮人事檔案的效能，提升人事檔案管理工作效能，更好服務于隊伍建設。一是設立信息加密終端。創建向事業部門管理者提供能利用的個人信息利用的加密便攜終端。事業單位決策人員在其職權范圍內，從工作實際需要出發，掌握隊伍動態數據，提升對事業單位隊伍整體情況的熟悉度，在工作人員選拔及聘用時，能做到有的放矢。事業單位的管理人員也能從數據信息中快捷地對各類信息數據展開分析，提升工作的準確性與科學性。二是建立管理工作業務平臺。創建面向組織人事檔案管理部門的業務應用平臺。業務應用包含人事檔案信息應用、信息管理兩個系統，而應用系統服務于干部日常管理、組織工作，比如人員培訓、職稱晉升、工資管理等業務工作中對信息的利用，通過網絡端口和身份授權，對系統能自動完成的基礎性工作開展審核，并根據相關會議決定加以調整。管理系統對系統運作加以控制并維護，對更新數據審核后，及時上報云數據庫。三是創建借助互聯網的人事檔案信息公民應用終端系統，將人事檔案中的工作簡歷等的自然屬性的基本信息數據，按查閱規則創建因特網查閱數據庫，提升人事檔案的運用效率，確保公民的合法使用的權利，讓人們了解人事檔案，全面呈現現代公共管理精神。依托互聯網，不僅能查閱公民個人的檔案信息，提供網絡查詢以及意見、建議的反饋應用，也能根據群眾監督工作程序，及時將相關人員信息實現網絡查詢與使用。

總之，新時期全面推進事業單位人事檔案信息化建設，不僅有助于全面提升人事檔案的利用效能，也能發揮人事檔案對提高事業單位人力資源管理工作的作用，因此，必須全面做好事業單位人事檔案信息化建設工作，為此，人事檔案信息化建設不僅要做好頂層設計，全面推進人事檔案材料的數字化，也要在人事檔案管理中突出高效、智能，實現事業單位人事檔案資源利用的網絡化，全面發揮事業單位人事檔案的價值。

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