如何創新檔案管理工作

郭寶慧

在信息多元化并瞬息萬變的時代，檔案管理工作遇到了嚴峻的挑戰。那么具體到單位來說，檔案管理人員將如何面對新時期檔案工作的新要求、新變化，讓檔案管理工作在推動單位改革發展中發揮更大的作用呢？這是一個嚴肅且值得認真探索的問題。

重視檔案管理工作是前提

任何工作，只要單位重視了，尤其是領導重視了，這項工作才能順利開展。以保障安全生產、提升服務水平，爭取社會和經濟兩個效益為目的的單位，在過去都不會重視檔案管理工作。然而一旦有了因其檔案管理的原因影響到單位經營發展的問題時，單位又會“責怪”檔案管理人員，這就讓檔案管理部門及其人員不得不背負“竇娥式”的冤情。那么為了變被動為主動，檔案管理人員必須發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、去爭取單位的重視。一是檔案管理人員首先要愛崗敬業，為領導、各級管理人員提供準確、真實、可靠的信息，為領導的決策、工程技術人員的科技攻關提供方便。檔案工作人員自己還要愛崗守則，勤勉有為，在單位中樹立良好的形象，提升檔案管理部門的地位。二是檔案管理人員要積極做好宣傳，使全員增強檔案意識。三是檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些檔案工作對單位長遠發展的影響，用其他單位的真實例子和事實“開導”單位領導重視檔案管理工作。

努力實現檔案管理的時代特征

檔案管理工作專業性強，檔案管理人員既要有高度的工作責任心，良好的職業道德，又要有扎實的檔案管理理論知識、工作的專業知識等，尤其要運用現代科技手段和先進管理方法創新和完善單位檔案管理工作。作為單位的檔案管理人員，在學好檔案管理專業知識同時，必須認真學習單位的安全生產知識，優化知識結構，提高綜合素質，只有這樣才能真正做好單位的檔案管理工作。

檔案管理人員要注重計算機知識、信息知識的學習，努力使自己成為綜合型檔案管理人才。企事業單位的檔案，匯集著大量的知識，有情報功能、保密原則、人才信息、經營參謀等內容，涵蓋了單位技術檔案管理、人力檔案管理以及檔案管理創新等方面，是一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作又很繁瑣，重復勞動的強度很大，因此檔案管理人員必須利用計算機等現代化手段進行管理，以其現代化的先進管理方式更好地提高工作效率，更好地為單位大發展服務。

不斷提高檔案人員的業務素質

檔案管理人員的知識水平、業務素質直接影響著檔案管理工作的質量，為了使檔案獨立人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案管理人員的綜合能力。要充分認識到檔案管理人員接收繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，不斷提高檔案管理人員的自身素質。一要建立長期教育培訓的運行機制。加強制度建設，建立良性的運行機制，保證把檔案管理人員接受再教育落到實處。要建立繼續教育的約束和激勵機制，促使檔案工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，不斷提高業務能力和水平。二是明確繼續教育的方向。繼續教育應該從單位檔案管理的實際要求出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。繼續教育應給檔案管理人員提供全面、系統的學習專業檔案知識的機會，特別是檔案管理方面最前沿、最先進的知識，給檔案管理人員提供吸收、補充檔案學新理論、新方法、新概念的機會，彌補一次性教育不足。要學習專業知識，單位的檔案大多與安全有關，與服務有關，這就需要檔案管理人員要掌握這方面的常識和專業術語，做到有的放矢，讓自己真正成為一個優秀的行業的檔案管理人員。