企業(yè)檔案管理中的社會化問題分析

張小鋒

[摘要]隨著時(shí)代的發(fā)展以及社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)之間的競爭日趨激烈，有些企業(yè)在注重提高產(chǎn)品銷量的同時(shí)還注重企業(yè)基本運(yùn)營成本的降低，企業(yè)檔案管理的社會化問題就此被提出。企業(yè)檔案管理社會化不僅可以有效降低企業(yè)各項(xiàng)成本，還能在一定程度上提升企業(yè)的綜合管理水平。因此，有關(guān)企業(yè)檔案管理的社會化問題的探討，備受社會各界的關(guān)注。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；社會化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.109

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0174-02

市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展使企業(yè)的各種管理方式與手段，在日益改進(jìn)與更新，而對于企業(yè)來說，檔案管理是一項(xiàng)十分繁瑣且工作量極大的工作，不僅耗時(shí)還耗費(fèi)人力資源，在一定意義上影響了企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，因此，不少企業(yè)為了進(jìn)一步提高管理效率，都盡可能運(yùn)用合理的手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化。企業(yè)檔案管理社會化實(shí)質(zhì)是，企業(yè)檔案的外包服務(wù)，將企業(yè)的部分或者全部的檔案管理工作，交由專門進(jìn)行檔案管理的個(gè)人或者組織完成，從而節(jié)約企業(yè)的相關(guān)成本，減輕企業(yè)的負(fù)擔(dān)，為企業(yè)檔案管理水平的提高及長足發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

1企業(yè)檔案管理社會化的可行性

1.1企業(yè)檔案管理社會化是一種必然的時(shí)代發(fā)展趨勢

相對來說，企業(yè)的檔案管理并不是表面上看到的簡單與輕松的工作，它比較繁瑣、單調(diào)、復(fù)雜，需要企業(yè)在這方面投入必要的人力、物力，長此以往，必然會耗費(fèi)企業(yè)不少的經(jīng)營成本，影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。而企業(yè)檔案管理進(jìn)行外包可以使企業(yè)的檔案管理工作更加專業(yè)，節(jié)約企業(yè)成本，符合時(shí)代與社會發(fā)展的要求，從而提高企業(yè)的核心競爭力，進(jìn)而為企業(yè)的長足發(fā)展提供更多的契機(jī)。

1.2科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使企業(yè)檔案管理的社會化有了必要支撐

各種新型科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，為社會各行各業(yè)提供了堅(jiān)實(shí)的科技支持。在企業(yè)檔案管理工作中，科學(xué)信息技術(shù)的融入，使檔案管理工作變得更加便捷、高效，專業(yè)檔案管理部門在對企業(yè)檔案進(jìn)行管理時(shí)，可以憑借科學(xué)信息技術(shù)的重要力量，搭建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理平臺，并運(yùn)用搭建的平臺與委托企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)的交流與溝通，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。與此同時(shí)，在條件允許的情況下，更多的檔案信息能夠被共享與利用，間接地提升了企業(yè)檔案的價(jià)值，這為企業(yè)檔案管理的社會化提供了更多的機(jī)會和空間，督促企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)。

1.3中介的高質(zhì)量服務(wù)為企業(yè)檔案管理的社會化提供了重要保障

在企業(yè)檔案管理方面，國家相繼出臺了不少政策，對其進(jìn)行明確規(guī)范，相關(guān)專業(yè)的檔案管理部門在參照檔案管理政策方針的基礎(chǔ)上，與委托企業(yè)進(jìn)行必要的溝通與交流，并根據(jù)企業(yè)的要求對檔案進(jìn)行正規(guī)化管理。另外，被委托的中介管理機(jī)構(gòu)依照嚴(yán)格的工作方法與工作要求，對企業(yè)檔案進(jìn)行專業(yè)化的規(guī)劃與管理，盡可能地在更大程度上提高企業(yè)檔案管理水平，這種高質(zhì)量的中介服務(wù)為企業(yè)檔案管理工作，提供了高質(zhì)量的服務(wù)保障，使企業(yè)檔案管理的社會化有了更多的可能。

2實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會化的良好對策

2.1構(gòu)建完善、合理的質(zhì)量監(jiān)督體系

首先，相關(guān)檔案行政管理部門要對檔案管理中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的監(jiān)管，要對其工作制定必須遵守的規(guī)則與規(guī)章，并審查其執(zhí)業(yè)資質(zhì)，同時(shí)還要注重強(qiáng)化與工商管理部門，以及相關(guān)中介監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)的合作，對檔案管理中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行注冊與登記，使其工作符合政策法規(guī)的要求。其次，企業(yè)也要從各個(gè)方面監(jiān)督檔案管理中介機(jī)構(gòu)的工作，要與中介機(jī)構(gòu)簽訂合理的安全保密協(xié)議，并明確規(guī)定雙方的責(zé)任與義務(wù)，從而進(jìn)一步提高中介機(jī)構(gòu)的責(zé)任意識與安全管理意識。再次，檔案管理中介機(jī)構(gòu)也要加強(qiáng)自身的監(jiān)督工作，除了制定嚴(yán)格的工作規(guī)范外，還要實(shí)施科學(xué)的檔案登記制度，嚴(yán)化檔案的出入機(jī)制，確保企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)更加安全、高效的管理。

2.2加強(qiáng)檔案行政部門的宏觀調(diào)控力度

為了在更大程度上提高企業(yè)檔案社會化管理的水平，相關(guān)人員需要結(jié)合實(shí)際加強(qiáng)檔案行政部門的宏觀調(diào)控力度，為各項(xiàng)檔案管理工作的順利開展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。具體來說，其一，在強(qiáng)化政策研究與立法工作方面，各地各級的檔案行政管理部門要考慮當(dāng)?shù)氐膶?shí)際發(fā)展情況，制定更為可行的行政規(guī)章或法規(guī)，地方的檔案法規(guī)應(yīng)對檔案管理中介機(jī)構(gòu)的從業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營范圍、工作人員素質(zhì)、檔案行政機(jī)關(guān)監(jiān)督，以及管理標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確規(guī)定，盡可能地增強(qiáng)宏觀調(diào)控的力度。其二，檔案行政部門可以考慮嘗試成立監(jiān)察小組，定期或者不定期地深入檔案管理中介機(jī)構(gòu)的日常工作中，以“微服私訪”的形式，真正了解中介機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作情況，對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)督促其進(jìn)行整改與完善，并給予其必要的政策扶持與幫助，從而使中介機(jī)構(gòu)的工作符合相關(guān)要求，為企業(yè)檔案管理的社會化提供更多的活力。其三，在強(qiáng)化立法與政策研究方面，各地各級的檔案行政管理部門還要結(jié)合不同中介管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，對其內(nèi)部的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)時(shí)監(jiān)督，確保中介機(jī)構(gòu)的工作流程與管理標(biāo)準(zhǔn)等符合相關(guān)要求，清晰地把握與了解中介機(jī)構(gòu)的規(guī)模以及問題，從而在一定程度上弱化，直至避免無序競爭等不良現(xiàn)象，促使我國企業(yè)檔案管理社會化早日實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)化的市場發(fā)展目標(biāo)。

2.3強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理

企業(yè)要想進(jìn)一步推動檔案管理的社會化，就要重視對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理工作，從而為檔案管理的社會化提供保障。傳統(tǒng)意義上的企業(yè)檔案管理是由企業(yè)內(nèi)部相應(yīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的，會根據(jù)員工的文化程度、工作級別等對檔案進(jìn)行劃分，這樣的管理手段很容易使檔案管理工作出現(xiàn)混亂、無序的現(xiàn)象，不利于檔案管理水平的提高。而企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)社會化后，可以更好地實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，在更大程度上提高檔案管理質(zhì)量。因此，企業(yè)在把檔案管理工作交給中介機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的過程中，要關(guān)注檔案集中統(tǒng)一管理的實(shí)時(shí)情況，并要設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)與人員，對各類檔案進(jìn)行檢查與歸類，確保提供給中介機(jī)構(gòu)的檔案能夠更加規(guī)范、準(zhǔn)確，為檔案管理社會化水平的提高，做好強(qiáng)有力的鋪墊。另外，由于有時(shí)對人事檔案的疏忽，企業(yè)員工在入職以后，檔案還保存在自己手中，致使企業(yè)不能對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而出現(xiàn)棄檔或者檔案流失的不良現(xiàn)象。所以，企業(yè)要認(rèn)真核對每一位員工檔案的落實(shí)與管理情況，并制定統(tǒng)一的統(tǒng)計(jì)表格或錄入系統(tǒng)，確保每一位員工的檔案都記錄在案，保證檔案的集中統(tǒng)一管理以及檔案管理社會化的合理性。

3結(jié)語

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步的重要記載，是重要的分析與參考資料，能夠?yàn)槠髽I(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展提供必要的依據(jù)。企業(yè)檔案管理的社會化，不論是對提高企業(yè)檔案管理水平，還是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展等方面，都具有不可替代的重要意義。為順利推進(jìn)企業(yè)檔案管理的社會化進(jìn)程，企業(yè)及其他專業(yè)機(jī)構(gòu)，需要從管理與技術(shù)等不同方面出發(fā)，逐步將企業(yè)檔案由企業(yè)自身負(fù)責(zé)，轉(zhuǎn)化為社會專業(yè)機(jī)構(gòu)托管，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)性、時(shí)代化。