大型建筑工程項目的檔案管理難點和處理對策

陳靜

[摘要]大型建筑工程項目涉及各種復(fù)雜的資料，檔案管理自然也會存在一定難度。在大型建筑工程項目中，檔案管理因自身的特征，成為工程項目管理的難點與薄弱環(huán)節(jié)。而大型建筑工程項目關(guān)乎國計民生，一旦發(fā)生事故勢必造成極難估量的損失。本文分析了大型建筑項目檔案管理的難點，并有針對性提出處理對策建議。

[關(guān)鍵詞]大型建筑；工程項目；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.112

[中圖分類號]G271；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0178-02

隨著我國經(jīng)濟建設(shè)快速發(fā)展，城市化建設(shè)進程也在不斷加快在這種形勢下大型建筑工程項目也越來越多。工程項目檔案是大型建筑項目的真實記錄，是對建設(shè)項目進行審計、管理、稽查、驗收及改造的重要依據(jù)，是大型建筑工程項目中的無形資產(chǎn)。但是，大型建筑工程項目涉及各種資料和各類數(shù)據(jù)，其復(fù)雜性不言而喻，檔案管理勢必會存在一定的難度。在這種形勢下，探究檔案管理的難點具有現(xiàn)實意義。

1大型建筑工程項目檔案管理現(xiàn)狀

在大型建筑工程項目中，檔案管理非常重要，但從檔案管理現(xiàn)狀來看在管理過程中還存在許多難點，難點主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

1.1檔案收集難

檔案收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容之一，如果在工程建設(shè)過程中沒有及時做好檔案的收集工作，工程檔案歸檔的系統(tǒng)、完整和準確便無從談起。大型建筑物建設(shè)周期長、規(guī)模大，相關(guān)檔案資料不但數(shù)量多，并且較為分散，勢必會增大收集方案工作的難度。而某些大型建筑工程完工意義重大，工期緊張、完工時限要求高，大多數(shù)管理人員只重視現(xiàn)場施工進度，卻忽視檔案資料的同步收集與整理，導(dǎo)致大量的試驗報告、檢測報告等均分散在形成原始資料單位。這種無序管理，很容易造成檔案原件丟失和破損。

1.2管理人員素質(zhì)不高

由于檔案管理工作是個復(fù)雜、繁瑣且需要大量重復(fù)工作的工作，所以要求管理人員必須要具備有一定的整理能力和選擇能力，這些都是檔案管理人員必須具備的基本素養(yǎng)。但是，許多負責(zé)檔案管理的人員都是從公司其他部門調(diào)過來的。這些工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，顯然也不能很好勝任檔案管理工作，工作人員的素質(zhì)有待提高。

1.3編制組卷難

工程竣工檔案的編制主要包括文件材料的整理組卷和竣工圖編制兩大內(nèi)容，是一項專業(yè)技術(shù)性強，對組織管理水平要求較高的工作。大型建筑工程建設(shè)情況復(fù)雜，一個建設(shè)項目可能是一個單位工程，也可能是由多個單位工程構(gòu)成的一個群體建設(shè)項目，且參與設(shè)計或工程總承包的單位不止一個。上述情況一方面致使文件材料的形成規(guī)律相對繁雜，另一方面也導(dǎo)致竣工圖編制工作異常艱巨。因此，如何科學(xué)、系統(tǒng)地編制竣工檔案并保證其進館后便于提供利用是大型建筑工程檔案管理工作中的突出難題。

1.4相關(guān)法律問題

近年來，我國已經(jīng)針對檔案管理在立法方面做了很多工作，雖然也取得了一些成績，但是還有很大的改善空間。從國家整體層面上來講，我國仍存在地方檔案管理與中央檔案管理存在矛盾的情況，這不利于我國形成統(tǒng)一和諧的檔案管理制度。特別是大型工程檔案，是需要進行嚴格保密的，不管是查閱還是抄錄都必須經(jīng)過嚴格的審批，以防重要信息外泄。

2針對檔案管理難點的處理對策

從大型建筑項目工程檔案管理現(xiàn)狀分析來看，檔案管理還存在很多難點，因此建設(shè)單位還需要采取有效的處理對策，才能夠化解這些難點。

2.1健全檔案管理體系

健全的檔案組織工作體系是順利開展大型建筑工程檔案管理工作的有力保障。建設(shè)單位作為項目的管理者，在項目建設(shè)啟動時就要積極組織各參建單位共同建立覆蓋各個單位的檔案管理體系，從源頭開始將工程檔案納入到管控范圍內(nèi)。建設(shè)、監(jiān)理、施工單位要分別建立以公司領(lǐng)導(dǎo)為責(zé)任人，技術(shù)負責(zé)人、技術(shù)員、檔案管理員相協(xié)同的管理架構(gòu)，形成齊抓共管的局面。

2.2培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

要促進檔案管理工作往規(guī)范化方向發(fā)展的首要任務(wù)，應(yīng)該是培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。具體來講包括以下幾個方面。首先，建設(shè)單位要提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和工作態(tài)度，而且不能盲目選擇檔案管理人員。其次，建設(shè)單位從檔案收集、檔案整理和檔案價值鑒定等多方面培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，最后，建設(shè)單位要通過建立相對完善的獎懲措施，來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，表彰優(yōu)秀的人員，嚴懲工作散漫的人員。

2.3完善檔案管理制度

要想完善檔案管理制度，政府和企業(yè)必須同時發(fā)力。從政府層面講，政府應(yīng)當將重點放在完善相應(yīng)法律法規(guī)上，從法律層面加強檔案的安全性；從企業(yè)層面講，建設(shè)單位應(yīng)該將重心放在一些基本的書寫、編號、員工守則等規(guī)范上，爭取與國家法律法規(guī)相協(xié)調(diào)。

2.4加強過程監(jiān)督檢查與指導(dǎo)

（1）加強監(jiān)督檢查，解決檔案收集難。完善的制度和辦法只有被充分落實才能發(fā)揮其應(yīng)有的規(guī)范和約束作用。因此，要有效解決大型建筑工程檔案收集與工程建設(shè)進度不同步的問題，建設(shè)單位須主動出擊，并聯(lián)合監(jiān)理單位，依據(jù)檔案管理辦法的相關(guān)要求，加強對各參建單位檔案收集、整理工作的監(jiān)督和檢查，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。

（2）加強與細化分包單位的檢查和指導(dǎo)。針對分包單位管理意識和水平普遍薄弱的情況，建設(shè)單位應(yīng)與總包單位密切協(xié)作，加強和細化對分包單位的指導(dǎo)與檢查，注重提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，督促各分包單位同步開展檔案收集、整理工作。首先，要準確掌握項目各分包單位的信息。建設(shè)單位應(yīng)詳細了解各分包單位的施工內(nèi)容、進退場時間、檔案工作負責(zé)人的聯(lián)系方式等，形成項目分包單位檔案管理工作統(tǒng)計表，為全面開展檔案指導(dǎo)、檢查以及準確完成竣工階段檔案的匯總工作奠定基礎(chǔ)。其次，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和觀摩學(xué)習(xí)。建設(shè)單位可聘請經(jīng)驗豐富的專業(yè)人員為分包單位的檔案員做專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，破解疑難，并定期組織他們到總包單位現(xiàn)場觀摩，重點學(xué)習(xí)檔案的收集、整理和組卷方法。