職業院校檔案管理服務研究

劉憲梅

[摘 要]職業院校的檔案包含院校發展變化的歷史資料、行政管理工作方面的文件、教師科研資料和本校畢業生學籍檔案等幾個方面。這些檔案不論是對院校還是對個人都具有極高的利用價值，需要相關部門進行專門的管理和發掘。隨著社會的進步與發展，檔案管理的技術和模式也在不斷變化，但筆者在工作中發現，職業院校的檔案管理服務工作仍有很多難題有待解決，本文將從檔案管理工作中的這些難題出發，尋找一些解決辦法。

[關鍵詞]職業院校；檔案管理；管理服務

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.109

[中圖分類號]G717.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

檔案是記載人、事、物歷史的重要原始資料，職業院校的檔案是對學校的人、事、物發展歷史的記錄，這些記錄學校管理、教育等各個方面的珍貴資料具有很高的保存價值和利用價值。職業院校在對檔案進行分類、歸檔管理時應當將多種因素作為依據，采用多元化的管理手段，直接或間接地保證檔案信息能有效服務于需求者。

1 職業院校檔案管理服務的服務方式及作用分析

1.1 服務方式

檔案服務的形式一般有查閱檔案、檔案外借、出具畢業生學籍證明和檔案方面問題咨詢等幾個方面。傳統的檔案管理服務模式一般來說都依賴建立專門的檔案室來完成，但隨著現代信息技術的不斷發展，檔案信息管理服務的方式也悄然發生變化，利用現代信息技術建立電子檔案，建立網絡服務平臺開始被眾人接受。這些新型的檔案管理服務方式，比以往的紙質檔案服務方式更加便捷、更加方便查閱。

1.2 職業院校檔案管理服務的作用

職業院校的檔案主要有管理方面的檔案、教學方面的檔案、科研檔案、畢業生學籍檔案等幾個重要方面。職業院校做好檔案管理服務工作有以下幾個方面的作用。

第一，做好檔案管理服務工作有利于為職業院校開展其他工作提供有效的參考數據，保證院校日常工作的平穩進行。第二，在院校重大事件的決策中，檔案管理服務平臺能提供關鍵、有效的信息，利于決策者進行科學決策，進而提高整個管理團隊的管理水平。第三，對科研成果檔案進行科學管理并使之服務于大眾，有利于實現理論為實踐服務，促進科研成果全校共享，真正惠及院校內的每一位師生，提高公共管理水平，也有利于共創先進文明的校園文化。第四，學校做好檔案管理服務工作，有利于提升學校的品牌形象，贏得社會對學校的認可。

2 職業院校檔案管理服務工作中存在的問題

2.1 檔案利用率不高，資源浪費問題突出

筆者在實際的檔案管理服務工作中發現，雖然院校內的各類檔案材料數量巨大，但實際的利用率并不高，而且存在各類檔案的利用率不均的現象。一般來說，黨群類、行政管理類及畢業生學籍類檔案比其他類型檔案的使用頻率高，教學資料較低。

雖然大部分院校都建立了電子檔案庫，但是文書檔案依然是一種重要的檔案保存管方式，大多數院校都采用文書檔案和電子檔案并用的管理模式。兩種管理方式并用給信息資源的整合優化提供了很多便利，但也存在很多問題。近幾年電腦安裝了檔案軟件，雖然把近幾年的檔案轉化為了電子檔案，給查閱、利用帶來了很多方便，但是由于很多高職院校的建校歷史早，所以存在很多初始時期的紙質檔案，這一類檔案都是珍貴的歷史資料，但往往會因被人忽視而保管不善，等到需要的時候才發現白白浪費了這么寶貴的檔案資料。此外，電子檔案管理服務平臺旨在更便捷地為師生服務，但現實中像網絡公眾號等類型的服務平臺往往不為人知曉，學校的推廣力度、師生對檔案查閱方式的局限認識等因素都又可能導致教師和學生不了解這些平臺的具體服務功能，不知道如何利用這些平臺，進一步造成資源浪費。

2.2 檔案管理方法落后，服務效率低下

雖然現代信息技術給檔案管理工作帶來了很多便利，但是還有一大部分院校仍然采用傳統的檔案管理模式。傳統的人工管理文書檔案，卷宗數量多，人工查找比較困難，這就浪費了大量的人力和時間，會嚴重影響檔案管理服務的工作效率和檔案使用效率，也會對其他工作造成不利影響。

2.3 檔案管理服務人員素質不高，缺乏專業的檔案技術人才

大多職業院校在招聘檔案管理工作人員時的準入門檻較低，導致現在服務于檔案管理的工作人員有很多并非檔案管理專業出身，在管理工作上容易出現很多紕漏。而且，很多工作人員缺乏足夠的服務意識，在工作中服務態度較差，無法做到檔案管理真正服務于需求者。

現代的檔案管理建設一般都會采用電子信息庫的方式，但由于職業院校在這方面投入較低等原因，大多數專業的信息技術專業人才不會選擇在職業院校就業，導致學校無法建立完善的檔案信息庫。即使有些學校建立了相對完善的檔案服務平臺，但也缺少檔案技術人員進行日常維護，這些都是阻礙院校檔案管理服務工作有序進展的不利因素。

3 提高職業院校檔案管理服務工作質量的辦法

3.1 提高檔案管理服務工作人員的專業素養

管理服務崗位要求服務人員具有較強的服務意識和良好的服務態度，因此，學校要提高檔案管理服務工作人員的專業素養。首先，學校在選用人才時應適當提高人才選用標準，加大服務人員的崗前培訓力度和在崗人員的業績審核力度，尤其注重培養職工的現代網絡技術使用能力；其次，學校要盡量聘用管理專業和現代信息技術專業的人才，以便提高職工的服務意識和工作能力，提高檔案管理服務工作的效率。

3.2 服務方式多元化，加強網絡檔案管理服務平臺的建設

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理服務方式也應與時俱進，職業學校不僅要提高線下服務質量，還應利用現代信息技術開設網上服務平臺，以便提高服務效率。職業院校的檔案管理服務要結合各院校自身的實際情況，提供多種方式的服務項目，例如，通過微信公眾號查閱檔案信息、網上預約辦理檔案調取、開設用戶網上自行填寫檔案信息窗口等。在這些新型的服務渠道開通后，相關部門要注意加強宣傳，爭取檔案管理服務的工作能惠及所有師生。

另外，學校還應建立信息保護系統，網絡信息安全也是當今社會熱議的一個話題，院校檔案網絡管理服務應當加強網絡信息安全工程的建設，防止用戶信息泄露是首要。

3.3 加強與檔案信息需求者的聯系，及時收集工作反饋

服務工作以服務需求者為目的。首先，檔案管理服務人員在日常工作中，應當主動與需求者進行交流溝通，通過收集意見了解他們的需求；其次，檔案管理服務人員要及時根據得到的反饋，調整自身的工作方式和服務態度，在日常的工作中讓需求者有更好的交流體驗，使其成為檔案信息管理工作的支持者和傳播者。

4 結 語

目前，職業院校的檔案服務管理還有很多問題需要解決。在新形勢下，職業院校一定要認清自己的位置，高度重視檔案管理的作用，并采取合理的措施加強檔案管理的服務職能。

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