淺談如何做好文物檔案管理工作

程春艷

[摘 要]我國有著悠久的歷史，在歷史長河中遺留了很多遺跡和遺物，這些文物成為歷史的見證品，有著巨大的研究價值，是我國歷史文化的重要遺產。我國都是通過國家博物館對文物進行統一管理，每件文物都有對應的文物檔案，由于我國文物經手環節比較多，而且文物的數量和種類都比較龐大，這就導致文物管理工作十分困難。本文主要研究了我國在文物檔案管理中存在的問題以及如何做好文物檔案管理工作，以供文物檔案管理部門借鑒。

[關鍵詞]文物檔案；管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.111

[中圖分類號]G275.9；K871 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）24-0-02

1 文物檔案概述

文物檔案就是記錄文物的挖掘、文物信息、文物保護、文物研究等與文物息息相關的工作內容，依靠文物檔案，人們可以清晰地了解一個文物的歷史來龍去脈，幫助人們更好地認識和了解文物。文物檔案的形式多樣，有文字的、圖像的、音頻的和視頻的。文物檔案有以下幾方面的特點。第一，文物檔案的附屬品性質。文物工作者在歷史遺跡和遺物的研究中，會挖掘出歷史遺跡和遺物的特征，以此來確認當時社會的生產活動以及政治、經濟活動等，由此可以看出文物檔案是在文物研究中逐步形成的。第二，文物檔案的動態性。從文物挖掘工作開始就已經有了初步的文物檔案，隨著開展鑒定、修復和研究等后續工作，會產生新的文物檔案，這些內容不斷積累的過程也是不斷完善文物檔案的過程。第三，文物檔案具有的文物保護功能。文物資源是歷史的遺留，是在特定時間和空間形成的，不可再生，一旦文物被破壞，只能依靠文物修復來盡量復原。建立文物檔案，對文物進行歸類和詳細記錄，也是文物保護的重要形式。

2 文物檔案管理的重要性

文物檔案管理工作對于文物的開發、利用和保護有著重要的作用。首先，文物管理部門通過完善文物檔案，將其應用到博物館管理中，可以為人們呈現出更為豐富和全面的文物資料，讓人們對文物所體現的歷史文化有所了解，這對于文物保護宣傳工作起到了一定積極作用。其次，文物檔案管理工作有利于文物的開發和保護。由于文物資源是一種不可再生的重要資源，自然環境對于文物的影響是比較嚴重的，文物在自然環境中會受到侵蝕。文物管理部門通過文物檔案將文物的制作材料、歷史朝代、保存要求等記錄下來，對于文物的開發和保護工作具有重要的意義。最后，文物檔案管理是現代管理的重要要求。文物檔案管理可以利用現代技術，實現現代化管理。文物檔案管理在最初只是整理文物的相關資料，在信息化的今天，文物檔案管理還提供了檢索工具，已同計算機技術實現融合，方便了文物檔案的歸檔和查檔，極大提升了科學性和工作效率。

3 文物檔案管理中存在的問題

3.1 工作量大、程序多

文物檔案的管理程序多，工作量比較大。文物檔案在建立之初，需要登記文物的信息，要求登記人員的字跡要清晰工整，對登記信息進行訂正，經辦人員還要進行蓋章，這樣才完成登記工作。同時，建立文物檔案需要很多規范性的規章和流程，由于文檔的經辦人比較多，導致管理出現困難，一旦某方出現問題，都會影響文物檔案管理工作。例如，文物檔案填寫人比較多，書寫習慣和字跡都會影響文物檔案的研究和管理。

3.2 文物檔案管理疏漏

國內文物檔案的種類繁多，增加了文物檔案的管理難度。目前，文物檔案管理主要采用編號的方式進行，每個檔案都有編號，按照編號確定檔案的位置。文物檔案管理存在一些疏漏，主要體現在以下幾個方面。首先，檔案編號不合理。對于檔案編號分類不夠科學。其次，檔案的取放問題。部分檔案室在取出檔案后，未預留空位，導致檔案出現錯位。最后，檔案整理問題。隨著文物研究的不斷深入，文物檔案的內容也在豐富，部分檔案室對文物檔案未及時整理或者管理不善，導致出現混淆和丟失的情況。

3.3 文物檔案的保存問題

文物檔案保存取決于自身的材質以及所處的環境、光線、濕度和溫度等自然環境，雖然這些因素破壞文物檔案的進程比較緩慢，但是時間久了也會對文物檔案帶來極大損害。此外，對于一些比較熱的文物，人們通過借閱來獲取文物檔案的信息，文物檔案經過多次借閱，也會出現損壞、磨損，甚至會丟失，進而影響檔案管理工作的順利進行。

4 如何做好文物檔案管理工作

4.1 提升文物檔案管理人員的素質

由于文物檔案涉及的內容和范圍比較廣泛，包括文物的全部信息，做好文物檔案的管理工作，不能單純依靠幾個人實現，而是必須成立檔案管理的部門或者小組。因此，做好文物檔案管理工作，離不開高素質的文物檔案管理團隊。首先，在招聘文物檔案管理人員時，文物檔案管理部門要選擇那些熱愛文物檔案管理工作、有豐富檔案管理工作經驗和工作責任心的人員，保證文物檔案管理的工作質量。其次，文物檔案管理部門要加強文物檔案管理人員的內部培訓，包括對文檔管理的建檔、取檔和歸檔等基礎管理操作，以及檔案的整理和保存經驗。最后，文物檔案管理部門要對文物檔案管理人員進行資質認證，對管理人員業務水平進行考評，淘汰那些不合格的管理人員，鼓勵檔案管理人員不斷提升自我。

4.2 強化檔案法律意識，加強檔案法規宣傳

隨著法律制度的不斷完善，國家也制定了檔案管理方面的法律法規，這也是做好文物檔案管理工作的重要保障。首先，國家通過宣傳文物檔案法規，讓人們認識到文物檔案管理的重要性。其次，對于由于管理問題而造成經濟損失的，國家要追究相關人員的經濟責任，以此來強化文物檔案管理人員的責任意識，促進文物檔案管理工作順利開展。

4.3 加強文物檔案的信息化管理

計算機技術能夠大幅度提升文物檔案管理工作的效率以及工作質量，因此文物管理部門要加強文物檔案的信息化管理。首先，建立文物檔案的網絡平臺。文物工作者將文物檔案的相關信息錄入網絡平臺，實現紙質檔案和數字檔案的雙向管理，即便紙質檔案出現損壞或者遺失，也可以利用數字檔案修復檔案。其次，利用數字化技術對文物檔案進行整理和歸檔。文物工作者要利用計算機記錄文物檔案的借出和歸還時間，以及文物檔案的保存位置，可以直觀地顯示在計算機上，依靠強大的信息檢索和定位功能，可以方便地進行檔案的查找和調取。最后，注重系統的安全和維護。文物工作者要經常對數字檔案系統進行維護和檢測，一方面要進行檔案管理監督工作，另一方面要維護網站安全。

5 結 語

文物檔案是對文物信息、文物研究的記錄，由于文物是一種不可再生資源，文物檔案管理對于文物保護工作有著重要的意義，因此，人們必須加強和重視文物檔案管理工作。目前，文物檔案還面臨工作量大、程序多等問題。文物管理部門要做好文物檔案管理工作可以從以下方面做起：首先，按照“集中歸檔、分散建檔”的管理原則，做好檔案的整理和歸檔；其次，強化檔案法律意識，加強檔案法規宣傳，提升檔案管理人員的責任意識；最后，加強文物檔案的信息化管理，提升管理效率。

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