事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

張薇

【摘要】：事業(yè)單位檔案是真實反映本單位整體發(fā)展狀況和工作成果的原始記錄，可以為領(lǐng)導決策和各項工作提供支持性證據(jù)和參考。事業(yè)單位檔案管理工作，是每個事業(yè)單位不可或缺的一項工作，事業(yè)單位檔案管理人員應認真做好檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)的工作，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，以更好地為單位各方面工作提供真實有效的服務。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；檔案管理；工作優(yōu)化

【引言】：隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進，科學技術(shù)的不斷突破，檔案作為一種信息資源，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，融入社會生活的方方面面，成為單位工作和人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活不可缺少的重要內(nèi)容。如何主動順應發(fā)展要求，更新檔案管理內(nèi)容，提升檔案管理水平，全面實現(xiàn)檔案科學化管理，是檔案管理工作者需要面對和認真思考的重要問題。

1、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性

事業(yè)單位的檔案管理工作主要指通過對事業(yè)單位檔案信息的搜集、整理和歸納而為單位提供信息服務的工作，是衡量管理水平與業(yè)績最重要尺度之一。檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新對我國事業(yè)單位深入發(fā)展具有非常重要的意義：首先，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新通過對相關(guān)人員的培訓與系統(tǒng)教育，可以極大提高其管理技巧，提升事業(yè)單位檔案管理的效率。其次，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新可幫助事業(yè)單位實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，讓單位能獲得更準確及時的數(shù)據(jù)檔案，提升事業(yè)單位系統(tǒng)化、科學化及網(wǎng)絡(luò)化管理水平。最后，事業(yè)單位通過對檔案管理人員和手段的優(yōu)化，有利于單位及時發(fā)現(xiàn)及解決管理過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，在理論與實踐上完善檔案管理體制，推進事業(yè)單位管理的體制化建設(shè)進程。

2、目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案管理的基本制度不健全

就目前來看，我國事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理的基本制度還是不健全的，整體上存在著較大的問題，一般而言部分事業(yè)單位在進行檔案管理過程中完全忽視基本檔案管理的流程，對于檔案的管理和歸檔完全都是隨性而定，完全沒有依據(jù)科學的方式進行有效的管理，這就導致了目前許多事業(yè)單位的檔案管理工作一片混亂，使得整個事業(yè)單位在進行管理中也是比較混亂的，另一方面，即使部分事業(yè)單位在進行檔案管理中建立了較為科學的整理和歸檔過程，但是由于本身缺乏監(jiān)督的機制，這就導致了整個監(jiān)督過程有問題，使得整個檔案管理制度仍然形同虛設(shè)，因此，對于檔案管理的基本制度建設(shè)仍然是目前事業(yè)單位檔案管理的重點。

2.2投入不足，檔案管理軟硬件不齊全

事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費投入甚少，對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位形成檔案多、檔案室達不到“八防”要求，檔案裝具不足，引起檔案材料霉變，影響檔案的美觀整潔。有的事業(yè)單位沒有專門的電腦、打印機、檔案管理軟件等設(shè)備。同時，還有基于檔案多頭管理，分散各科室，久而久之，勢必將導致檔案管理達不到規(guī)范化、標準化，進而，使檔案無法充分發(fā)揮其應有的職能。

2.3檔案管理人員的素質(zhì)不高

檔案管理人員的素質(zhì)不高一方面是指技能素質(zhì)的有待提高，在目前的事業(yè)單位中的檔案管理人員大多都只熟知檔案管理的流程，而對現(xiàn)代化檔案管理中計算機技能的運用比較欠缺。另一方面就是檔案管理人員對這份工作的重要性的認識缺乏，在進行檔案管理工作時，缺乏一定的責任意識，導致了檔案管理工作的效率較低，影響檔案對事業(yè)單位所能發(fā)揮的作用。

3、現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1健全落實檔案管理機制

完善的檔案管理機制是事業(yè)單位檔案管理的基本保障，事業(yè)單位應根據(jù)其實際情況和發(fā)展需求，健立更為科學的管理制度，在檔案管理實踐中實現(xiàn)有章可循、有法可依。與此同時，事業(yè)單位要健全檔案管理人員的崗位責任制度。主管領(lǐng)導承擔總責，而各級分管領(lǐng)導應制定專職人員做好部門檔案搜集、歸檔的工作，單位檔案部門應定期檢查驗收、總結(jié)評比，開展集中統(tǒng)一的管理。除了要制定制度外，事業(yè)單位也要重視檔案管理制度落實情況，根據(jù)具體的檔案管理規(guī)范制定內(nèi)部考核細則，將檔案管理納入部門、責任人員考核范圍，讓檔案工作實現(xiàn)具體化，真正融入事業(yè)單位管理各個環(huán)節(jié)，滿足信息時代對事業(yè)單位管理的要求，向著制度化、科學化和規(guī)范化方向發(fā)展。

3.2加大檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入力度

對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，離不開必要的資金保證，否則我們的工作將寸步難行。因此，為保證事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展，必須要加大資金投入力度，為其提供必要的資金支持，從而把檔案管理工作落到實處，保證這項工作的正常有序開展。針對檔案管理工作實際，按照上級的要求，必須加大檔案設(shè)施設(shè)備的投入，購置必要的檔案用品、裝具、計算機、掃描儀、管理軟件等軟硬件用具，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應新形勢下檔案管理工作發(fā)展的需要。

3.3進一步提高檔案管理的利用程度

檔案管理工作的最終目的在于利用，對于很多檔案資料，能夠使其發(fā)揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進一步提高檔案管理的利用度，讓檔案能夠最大限度地發(fā)揮其應有的價值，產(chǎn)生相應的社會效益和經(jīng)濟效益。首先，要推動檔案管理在服務上由封閉型轉(zhuǎn)向開放型，在新的歷史時期與時俱進，適應社會不同群體的需求。其次，要推動檔案管理在資源上有數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變，并不斷轉(zhuǎn)變服務觀念改進服務方式，為用戶提供更全面細致的服務。最后，在收集檔案資料時要進行系統(tǒng)的整理、科學的分類，深入挖掘檔案價值的同時還要促進各檔案管理機構(gòu)之間的橫向聯(lián)合，建立互動交流機制，更加系統(tǒng)全面便捷地為用戶提供服務。

3.4強化檔案管理人員的責任意識

因為目前很多事業(yè)單位對檔案管理工作的責任意識不夠，對檔案管理工作重要性的認識不足，所以必須強化責任意識，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，努力形成職責明確的檔案管理人員考核機制，引起檔案管理人員的高度重視，同時作為現(xiàn)代化事業(yè)單位的檔案管理人員應該轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案管理，豐富檔案管理內(nèi)容。

結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，是我國事業(yè)單位管理效率和管理水平提高的重要保障。事業(yè)單位要根據(jù)當前管理中存在的問題，從制度、管理方式、人員素質(zhì)等方面采取積極措施，打造更為規(guī)范、科學、現(xiàn)代化的管理體系，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位管理中的作用。

【參考文獻】：

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