事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

張薇

【摘要】：事業(yè)單位檔案是真實(shí)反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果的原始記錄，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供支持性證據(jù)和參考。事業(yè)單位檔案管理工作，是每個(gè)事業(yè)單位不可或缺的一項(xiàng)工作，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)的工作，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，以更好地為單位各方面工作提供真實(shí)有效的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；檔案管理；工作優(yōu)化

【引言】：隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)的不斷突破，檔案作為一種信息資源，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，融入社會(huì)生活的方方面面，成為單位工作和人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活不可缺少的重要內(nèi)容。如何主動(dòng)順應(yīng)發(fā)展要求，更新檔案管理內(nèi)容，提升檔案管理水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理，是檔案管理工作者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的重要問題。

1、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性

事業(yè)單位的檔案管理工作主要指通過對(duì)事業(yè)單位檔案信息的搜集、整理和歸納而為單位提供信息服務(wù)的工作，是衡量管理水平與業(yè)績(jī)最重要尺度之一。檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新對(duì)我國事業(yè)單位深入發(fā)展具有非常重要的意義：首先，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新通過對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)與系統(tǒng)教育，可以極大提高其管理技巧，提升事業(yè)單位檔案管理的效率。其次，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新可幫助事業(yè)單位實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，讓單位能獲得更準(zhǔn)確及時(shí)的數(shù)據(jù)檔案，提升事業(yè)單位系統(tǒng)化、科學(xué)化及網(wǎng)絡(luò)化管理水平。最后，事業(yè)單位通過對(duì)檔案管理人員和手段的優(yōu)化，有利于單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)及解決管理過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，在理論與實(shí)踐上完善檔案管理體制，推進(jìn)事業(yè)單位管理的體制化建設(shè)進(jìn)程。

2、目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案管理的基本制度不健全

就目前來看，我國事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)于檔案管理的基本制度還是不健全的，整體上存在著較大的問題，一般而言部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中完全忽視基本檔案管理的流程，對(duì)于檔案的管理和歸檔完全都是隨性而定，完全沒有依據(jù)科學(xué)的方式進(jìn)行有效的管理，這就導(dǎo)致了目前許多事業(yè)單位的檔案管理工作一片混亂，使得整個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行管理中也是比較混亂的，另一方面，即使部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中建立了較為科學(xué)的整理和歸檔過程，但是由于本身缺乏監(jiān)督的機(jī)制，這就導(dǎo)致了整個(gè)監(jiān)督過程有問題，使得整個(gè)檔案管理制度仍然形同虛設(shè)，因此，對(duì)于檔案管理的基本制度建設(shè)仍然是目前事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)。

2.2投入不足，檔案管理軟硬件不齊全

事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費(fèi)投入甚少，對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位形成檔案多、檔案室達(dá)不到“八防”要求，檔案裝具不足，引起檔案材料霉變，影響檔案的美觀整潔。有的事業(yè)單位沒有專門的電腦、打印機(jī)、檔案管理軟件等設(shè)備。同時(shí)，還有基于檔案多頭管理，分散各科室，久而久之，勢(shì)必將導(dǎo)致檔案管理達(dá)不到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而，使檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的職能。

2.3檔案管理人員的素質(zhì)不高

檔案管理人員的素質(zhì)不高一方面是指技能素質(zhì)的有待提高，在目前的事業(yè)單位中的檔案管理人員大多都只熟知檔案管理的流程，而對(duì)現(xiàn)代化檔案管理中計(jì)算機(jī)技能的運(yùn)用比較欠缺。另一方面就是檔案管理人員對(duì)這份工作的重要性的認(rèn)識(shí)缺乏，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，缺乏一定的責(zé)任意識(shí)，導(dǎo)致了檔案管理工作的效率較低，影響檔案對(duì)事業(yè)單位所能發(fā)揮的作用。

3、現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1健全落實(shí)檔案管理機(jī)制

完善的檔案管理機(jī)制是事業(yè)單位檔案管理的基本保障，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)其實(shí)際情況和發(fā)展需求，健立更為科學(xué)的管理制度，在檔案管理實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)有章可循、有法可依。與此同時(shí)，事業(yè)單位要健全檔案管理人員的崗位責(zé)任制度。主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)總責(zé)，而各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)制定專職人員做好部門檔案搜集、歸檔的工作，單位檔案部門應(yīng)定期檢查驗(yàn)收、總結(jié)評(píng)比，開展集中統(tǒng)一的管理。除了要制定制度外，事業(yè)單位也要重視檔案管理制度落實(shí)情況，根據(jù)具體的檔案管理規(guī)范制定內(nèi)部考核細(xì)則，將檔案管理納入部門、責(zé)任人員考核范圍，讓檔案工作實(shí)現(xiàn)具體化，真正融入事業(yè)單位管理各個(gè)環(huán)節(jié)，滿足信息時(shí)代對(duì)事業(yè)單位管理的要求，向著制度化、科學(xué)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

3.2加大檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入力度

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，離不開必要的資金保證，否則我們的工作將寸步難行。因此，為保證事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展，必須要加大資金投入力度，為其提供必要的資金支持，從而把檔案管理工作落到實(shí)處，保證這項(xiàng)工作的正常有序開展。針對(duì)檔案管理工作實(shí)際，按照上級(jí)的要求，必須加大檔案設(shè)施設(shè)備的投入，購置必要的檔案用品、裝具、計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件等軟硬件用具，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作發(fā)展的需要。

3.3進(jìn)一步提高檔案管理的利用程度

檔案管理工作的最終目的在于利用，對(duì)于很多檔案資料，能夠使其發(fā)揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進(jìn)一步提高檔案管理的利用度，讓檔案能夠最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。首先，要推動(dòng)檔案管理在服務(wù)上由封閉型轉(zhuǎn)向開放型，在新的歷史時(shí)期與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)不同群體的需求。其次，要推動(dòng)檔案管理在資源上有數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變，并不斷轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念改進(jìn)服務(wù)方式，為用戶提供更全面細(xì)致的服務(wù)。最后，在收集檔案資料時(shí)要進(jìn)行系統(tǒng)的整理、科學(xué)的分類，深入挖掘檔案價(jià)值的同時(shí)還要促進(jìn)各檔案管理機(jī)構(gòu)之間的橫向聯(lián)合，建立互動(dòng)交流機(jī)制，更加系統(tǒng)全面便捷地為用戶提供服務(wù)。

3.4強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

因?yàn)槟壳昂芏嗍聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)不夠，對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，所以必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，努力形成職責(zé)明確的檔案管理人員考核機(jī)制，引起檔案管理人員的高度重視，同時(shí)作為現(xiàn)代化事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案管理，豐富檔案管理內(nèi)容。

結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，是我國事業(yè)單位管理效率和管理水平提高的重要保障。事業(yè)單位要根據(jù)當(dāng)前管理中存在的問題，從制度、管理方式、人員素質(zhì)等方面采取積極措施，打造更為規(guī)范、科學(xué)、現(xiàn)代化的管理體系，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位管理中的作用。

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