基于大數據環境下高校檔案管理模式的優化研究

郭丹

摘要：高校檔案管理對高校工作的順利開展有著重要意義。隨著計算機網絡以及數據技術的發展，人類社會已經開始步入大數據時代，這對于高校的檔案管理工作提出了新的挑戰，傳統的高校檔案管理模式已經不能滿足社會的需求了。大數據時代，高校可以利用大數據的優點，借助計算機軟件及硬件技術儲存海量性的特點，可以提升檔案在管理、儲存、以及利用方面的功效。文章在分析了大數據環境下大數據對高校檔案管理的影響之后，又對其將要面臨的挑戰進行了分析，進而在這個基礎之上提出了一些相關的優化措施。

關鍵詞：大數據；高校檔案管理；模式；優化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）36-0204-02

高校檔案管理對高校工作的順利開展有著重要意義。隨著計算機網路以及數據技術的發展，人類社會已經開始步入大數據時代，這對于高校的檔案管理工作提出了新的挑戰，傳統的高校檔案管理模式已經不能滿足其需求了。大數據時代，高校可以利用大數據的優點，借助計算機軟件及硬件技術儲存海量的信息，同時也可以提升檔案在管理、儲存、以及利用方面的功效。

1 關于大數據

從宏觀的層面來說，所謂大數據是指數據量非常大，已經沒有辦法使用常規的數據軟件進行處理的數據。可以說，大數據具有以下幾個方面的特點，首先就是從量上看，大數據的量非常的大，具有海量性；其次就是數據的多樣性方面，其包含了各種類型的數據，具備多樣性；再次就是速度方面，與其他數據不一樣的是，大數據產生的速度非常的快，這些就是大數據所具備的幾個特性。對于大數據來說，其還有一個比較高官方的解釋：“所謂大數據，是現在信息發展的時代已經無法在允許的時間內使用常規的軟件進行處理的數據的一種集合。

隨著科學技術的飛速發展以及我國信息化建設的不斷深入，以云存儲以及云計算為基礎催生的數字信息正在以一種爆炸式的態勢增長，具體到高校的檔案管理部門來說，其數據總量也在不斷的增長。相關的檔案管理人員面對的檔案信息也隨著社會的發展，數量不斷的增加，其信息也趨向多樣化發展。此外，高校的檔案工作管理者還要面對信息的多元化、個性化以及專深化的需求。而且對于高校的檔案管理工作來說，傳統的檔案管理模式已經不適應現在的社會需求了。所以，大數據背景下有必要對其檔案管理模式進行相應的完善和變革。

2 大數據對于高校檔案管理的影響

大數據的時代背景下，數據處理和存儲的速度不僅大大加快，其便利性也有所提高，而且成本方面也更加的低廉。數據也逐漸的由結構化向非結構化轉變。非結構化數據方面，其主要包括了文本文檔、圖片以及網頁和報表等各種類型。現階段的檔案管理系統其存儲的大多都是圖像、文本以及影音資料等等。而在大數據環境下，我們可以對這些檔案信息進行優化和整合，達到更好地為學校服務的目的。

從其發展方向來看，數據將是學校和各類社會組織進行組織決策的一個重要參考因素。傳統的決策一般都是管理者憑借自己的經驗和智慧，但是由于個人的精力和經驗都是有限的，所以有的情況下，管理者的決策并不是很科學。而對于數據來說，其則是決策的依據，一個科學合理的決策必定是要建立在客觀的數據分析上的。對于高校檔案管理來說，檔案作為最原始的記錄，其記錄的數據的特點具有全面、真實以及現實的特點，具有其他任何材料都無法比擬的優點，通過對海量的數據進行分析，進而在分析的結果上進行決策將會在很大程度上提升決策的科學性。所以，在大數據時代，一個學校或者一個社會組織完全可以知道其在下一步應該做什么，不應該做什么。從實質上來講，大數據時代的到來促使高校檔案管理從量變開始向質變方向發展，而這種變化方式也將直接導致高校檔案管理部門工作方式的變化。作為高校重要的檔案管理部門，高校檔案管理管是學校進行數據存儲和處理的重要部門，在大數據的社會背景下，其管理職能也必將發揮更大的變化。當然，這種變化不僅僅只涉及數據的存儲和處理，將來還包括對分析的結果進行處理的階段，以此來為學校的決策提供必要的科學依據，進而更好地為社會進行服務。

3 大數據導致高校檔案管理技術層面的更新

大數據時代的背景下，電子信息技術發展迅速。對于高校檔案管理來說，構建數字檔案館已經是一個不爭的事實。現階段，強大的計算機硬件支持和數據庫技術使得高校電子檔案管理室成為可能。現階段的高校檔案數字化一般都是從檔案的掃描，存儲來進行，把紙質的檔案進行數字化處理，以便于后期的檢索。但是，未來高校數字數字檔案館的建立將會朝著檢索更方便，同步更及時以及存儲空間更小的方面發展。

此外，隨著高校數字檔案館的建設工作的不斷推進，其產生的數據量將十分的龐大，如果還是運用現在這種磁性和光學介質進行備份的話，將會有很大的局限性，這時候就有必要把異質備份轉變為云備份。但是如果是這樣的話，高校還需要相當一部分的資金和人力來進行機房的擴建，當然現在社會上已經出現了很多的第三方服務機構，學校也可以直接購買服務，選擇何種方式，需要考慮到高校的實際情況，根據自身的實際情況來決定檔案管理部門的發展防線。

4 大數據背景下高校檔案管理模式的變革的困境

信息技術發展促使高校檔案管理進行變革。這無疑是一件符合社會發展規律的好事，但是我們也應該承認，現階段，如果要對其進行改革的話，其還面臨著很多挑戰：

1） 檔案管理期限以及歸檔范圍的挑戰。大數據時代是一個數據存儲成本更加低廉的時代，數據的價值在一定程度上超過了介質的價值。在現在這種“大檔案”的管理理念下，由于大數據為我們提供了更加龐大的儲存空間，之前的那種管理范圍已經不適用了。所以，為了滿足社會上各類組織和高校的需求，其有必要擴大檔案歸檔的范圍。高校檔案管理部門作為高校自身主要的檔案存儲地點，其要處理的檔案多種多樣，在這方面，其應該打破以往的那種歸檔范圍和保管期限。以學生的檔案管理為例，學校可以利用大數據存儲空間的海量性的特點，完全可以將學生從入學到畢業期間各個階段的表現情況和學習情況進行記錄和存儲，而且，在這樣的管理模式下，高校的檔案管理部門只需用聘用少量的工作人員就可以保證這個部門的正常運營。所以說，在檔案的保管期限和歸檔范圍上，這需要高校的相關部門進行深思熟慮，從實際情況出發，走出一條適合自己的道路。

2） 大數據環境下對高校檔案實體分類提出的挑戰。大數據環境下，數據處理的效率越來越高，使用起來也越來越方便，相應的這對高校檔案管理部門的檔案分類、編排也提出了很大的挑戰。在大數據的環境下，高校現行的這種檔案的分類方法和排架都將會被取消，有可能會被以時間為序列的儲存方式所代替。由于以時間序列為規則的儲存方式其區別程度要遠遠大于其他方式的分類程度。再加上現在的檢索水平，已經完全不需要按照之前的那種檔案歸類方式進行分類了。對于各個高校的檔案實體來說，涉及的黨群機關、行政機關以及教學機關，可以不用按照級別類目的方式進行細分了，在儲存上也沒有必要在按照這種分類方式進行排列，只需要按照時間的順序排列儲存即可。在檢索的過程中，我們只需要將需要檢索的序列號或者檔案號就行，這樣就可以找到我們需要查的東西。

3） 大數據環境下對高校檔案管理工作者的工作方式提出挑戰。傳統的檔案管理部門的工作開展需要的人數比較多，查詢檔案的效率也比較低。大數據環境下，數據的檢索和查詢工作已經可以通過計算機實現了。這就涉及一個工作方式轉變的問題，各個高校的檔案管理工作者的年齡一般都比較大，其在使用計算機的過程中會受到一定的限制，尤其是涉及軟件類的操作，其限制性更大。這就給新時期檔案管理工作者的計算機技能帶來了很大的挑戰。所以，除了要在檔案管理部門增加一些年輕的血液之外，之前的檔案管理工作人員還應該積極提升自身的計算機水平以及相關軟件的使用。

5 大數據時代下檔案管理的實際操作

只有對檔案信息進行云儲存，才能保證人民群眾信息的完整。而一切云儲存工作的前提就是建立一個完善的數據平臺和相應的基礎設施。只有這樣，才能夠在檔案進入到系統中以后，便于各個部門對于檔案的使用，根據不同客戶的需要，制定更適合用戶的服務方案。除此之外，國家與地方之間也應當建立相應的檔案聯系，地方的檔案管理者將檔案采集、歸納之后，通過云系統傳輸到全國的檔案管理中心，進一步保存。只有這樣，才能降低檔案信息不全的可能性，為廣大人民群眾提供更加便利的服務。

除了云儲存，云服務工作也同樣不可忽視。只有做好了云服務工作，才能通過檔案信息對用戶進行分析，從而提高檔案的使用率和價值性。國家可以通過建立云平臺的方式，來達到提供云服務的目的。通過云平臺，各地的檔案工作管理者可以調閱相應的資料，通過其他的資料可以對現有的用戶相匹配，并根據其所提出的要求提供不同的服務。各地的方案館還應該建立屬于自己的門戶網站，用戶足不出戶就可以查詢自己信息的準確性，若有錯誤，便于第一時間通知檔案管理工作人員進行整改。除此之外，地方的檔案館也應該給予用戶更大的權利，讓用戶擁有對于部分私密信息的自行修改權。

在對檔案進行大數據管理的過程中，檔案館自身的數字化建設同樣重要。數字化建設的意義深遠，不僅在服務層面，在用戶切身利益方面都有著重要的價值作用。檔案館在進行數字化建設的時候，要針對不同的用戶進行分類，便于今后使用時的查詢。同時，各地檔案館也要對數字化建設提出一定的要求和規章制度，并嚴格執行。只有這樣，才能保護用戶的私密信息，提高檔案的使用率。為用戶提供更多、更好的服務是檔案管理工作的基本出發點。為了達成之一目標，就需要檔案管理工作者對用戶的行為進行分析，投其所好，為用戶提供更多的選擇。只有這樣，用戶才能在實際生活當中感受到檔案管理工作的重要性和意義，同時也為檔案館的進一步發展提供了更多的可能性。此外，用戶在查詢某一信息的時候，檔案館除了要通過其輸入的關鍵詞提供直接的信息外，還要將與該信息相關聯的部分信息一并提供給用戶。這是智能檢索的發展趨勢，也是檔案管理工作進步的必經之路。同時，用戶檔案信息的保密工作是檔案管理工作中的重點。只有不斷的加強對于保密工作的建設，才能避免檔案泄露，給用戶造成不必要的損失。

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