基于電子商務時代下的采購流程方式

左晨玉

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，電子商務已經形成一股熱潮，滲透到人們的生活中。電子商務實際上就是指人們利用互聯網進行各種各樣的貿易活動，為商業運營開辟了一條全新的運營模式。現在傳統的商業活動已經在電子商務時代下被影響，各環節逐漸信息化、電子化、網絡化。網絡極大地縮短了人與人之間的距離，方便人們采集更多的信息數據，提高了信息采集的速度，讓人與人之間的交流和貿易活動更加便捷。本文將從傳統采購存在的問題的分析出發，探討一下基于電子商務時代下的采購流程方式以及電子采購的重要意義。

關鍵詞：電子商務；傳統采購；采購流程

一、引言

如今，我們已經進入一個信息技術飛速發展的時代，地球已經變成一個“地球村”。人與人之間的距離拉近了、國家與國家之間的距離拉近了、種族之間的關系更緊密了。因此，網絡推動了人類發展的進程。當今世界，人們可以足不出戶就能獲取到各種各樣的新聞，買衣服、買家具、吃飯等等都可以在網絡上完成，物流行業飛速發展，形成了高效率的電子商務。本文將簡要闡述傳統采購的存在問題，探討一下基于電子商務時代下的采購流程方式及電子采購的重要意義。

二、傳統采購存在的問題

（一）采購方案不合理

傳統采購方案主要依賴于采購人員的個人業務經驗。采購人員需要先進行市場調查，根據實際的需求量來制定合理的采購方案[1]。其一，采購行為隨意，沒有采購方案意識，忽視了成本預算的重要性。其二，采購計劃編制與實際需求量差異較大。傳統采購常出現原材料及訂貨過多，造成囤貨，導致成本虧損過大；或者是原材料過少，訂單量也少，導致供不應求，無法按時完成訂單，未實現資源的合理配置。其三，采購方案缺乏動態可變性，傳統采購方案沒有起到助推企業發展的同時，反而成了絆腳石。

（二）采購方式不專業

在傳統的采購方式中，由于企業很少會設計專門的方案設計，僅為按需采購，導致需要頻繁補給庫存，一旦采購滯后，會嚴重影響了企業的生產效率和訂單進度。傳統的采購方式主要依靠采購人員手工操作，既浪費時間又消耗人力，交易過程中的賬面結算以手工為主，容易出現計算錯誤的問題，風險相對較大[2]。此外，傳統采購的供應商選擇是十分有限的，以經驗合作為主，不能在較大范圍內進行信息篩選。這樣傳統的貿易活動不僅阻礙了企業的發展，在一定程度上容易造成區域壟斷、甚至滋生腐敗。

（三）采購鏈條不暢通

企業由于采購方案缺失或不夠合理，采購環節不專業，導致生產活動不順利，自然而然影響了產品質量[3]。而處于成本控制的目的，企業在選擇供應商時，容易單一從價格因素考慮，選擇成本較低的供應商，忽視了供應商對企業發展的重要性，實際上，長期而穩定供應商是對企業產品質量的重要保證。當生產過程中原材料供給不足或出現質量問題，均會嚴重影響企業的生產進度，導致延時交貨，甚至造成潛在質量問題，影響到企業的形象和信譽度，不利于企業延續經營[4]。

（四）采購管理不規范

傳統的采購中，主要依靠采購人員的個人素質和業務經驗進行采購。雖然設立了獨立采購部門，但在采購職責劃分，尤其是采購過程的每一個環節的精細化管控上存在很大不足。許多企業對采購缺乏重視，采購人員隊伍整體專業水平不高，對企業的生產各方面不熟悉，不懂得合理規劃成本以及制定合理的采購計劃，市場調查能力不足，致使采購流程不合理，采購過程中頻頻出現問題[5]。采購工作是產品生產的基礎，采購方案、采購流程不合理，采購人員缺乏對市場情況的敏感性。一旦原材料購入過多，會出現囤貨現象；原材料購入過少，會影響生產進度；原材料質量不合格，會影響產品質量；原材料的價格不合理，同樣會影響到企業成本控制管理，關系到企業的收益問題。

三、電子采購的概念及特征

電子采購是指企業方面利用互聯網，在網上發布采購信息以及在網上進行招標活動、競價活動、談判活動等，實現了信息全面化，在網上設計合理的采購方案，采購環節得以細化，便于實時觀察選擇的采購方式[6]。

以招標環節為例，基本包括編輯標書-生成招標文件-投標-審閱投標書-評標。整個招標環節從線下改為線上，能夠實現信息共享、減少采購時間、節約采購成本、優化采購流程、避免過多的安全存庫。

同時，電子采購還由于其開放式的平臺，相比傳統采購提供了更為公開、公平的交易環境，有利于改善企業與供應商之間的關系、提高企業知名度、更好地滿足客戶的需求。電子采購也順應了時代發展的潮流，企業理應與時俱進，改善自身的采購方式。

四、電子采購的優勢

（一）有利于降低采購成本

企業利用互聯網收集采購信息，相比傳統采購，選擇更自由，范圍更廣泛。電子采購可以全面地了解到相應的市場需求信息，根據供應商的喜好及要求，綜合考量原材料購買[7]。相比較現場市場調查，有效降低了成本費用。電子商務平臺的存在擴大可選供應商的同時，更有利于減少中間環節，提高直接供應商的供貨比例，降低成本。另一方面，通過在網上投標、競價、談判，實現了無紙化辦公，節約了大部分時間，加快了采購速度，提高了采購的進度。

（二）有利于實現過程管控

企業在采購材料的過程中，通過在互聯網上投標、競價、談判等，整個過程都形成一個信息流，使采購過程更加規范化、系統化，將整個流程公開在大眾面前，讓大眾共同見證這一過程，實現了采購透明化，便于實時監督指導。采購透明化，體現了公司的采購專業水準，能夠為公司樹立一個良好的企業形象，提高公司信譽。

（三）有利于促進流程規范

針對互聯網采購活動，需要制定完善的采購管理機制，規范采購程序。企業必須提前設計出科學合理的購買方案，這是電子商務采購流程的必要條件。同時，為了確保采購流程更加順暢，過程必須嚴格按照標準化的采購活動流程推進，受人為干涉因素影響較小。電子采購所特有的專門采購標準，使得采購人員在采購的過程中有章可循，嚴格按照標準，形成良好的電子采購風氣，使得采購管理充分發揮其積極作用。endprint

五、電子采購的流程方式

企業在設置專門獨立的采購部門的基礎上，進一步將采購部門的職責細化。首先必須設計合理的采購方案和嚴密的采購計劃，在互聯網上或者借助專門軟件等工具進行采購信息收集，集中采購信息。然后，在平臺上實施采購活動。針對招標采購，要先進行招標項目申報，申報成功之后在網絡上進行發布招標公告，投標方編制標書，并把標書文件入庫系統進行投標活動，待到開標后進行審閱投標書的步驟，經過嚴密詳細的數據處理之后由專業的評述人員根據詳細的投標數據進行評定，將評定報告加密返回給招標方。針對競價采購，通過相關的采購項目審批之后，在網絡上實施各項目錄采購、跟標采購、協議采購、定點采購、詢價采購、在線競價、在線談判等流程，從將采購信息資料整合，到生成采購訂單，供應商洽談，生成訂單，應付賬款流程等全過程均在電子商務采購平臺或專門軟件上來實現。

六、電子采購的重要意義

隨著電子采購方式的興起，電子采購已在我國各大企業之間逐步普及，超過百分之八十的企業都由傳統采購模式轉換成了電子采購模式。各企業也通過這樣的采購方式，形成了自營采購平臺[8]。企業的自營采購平臺建立之后，給優化了企業采購管理制度，給企業帶很多好處。企業可通過采購平臺，將企業采購標準以及實際的需求量清晰明了地公示出來，便于采購目標清晰化，有效避免與供應商的糾紛問題。還可明確供貨方，實時監督貨源的增加量、減少量。電子商務平臺的標準化規范流程，對采購工作人員的專業素質也提出了更高要求，采購工作人員需要對公司的內部情況以及項目要求都有相對清晰的了解，并具備一定的專業素養，并實時對采購過程進行監督管理以及對相關采購數據進行嚴格的數據處理，并對數據進行相應的審判。由此，進一步提高了采購部門的規范化、專業化管理水平，促進公司內部高效運轉。基于電子商務下的采購流程的系統化和規范化，電子采購管理制度也更加完善，透明度更強，有效改善了企業與供應商合作關系以及增加了對于供應商的選擇，在節約成本的同時有效規避暗箱操作手段，提升企業的持續經營能力。從更大范圍上看，將會推動了我國經濟市場的競爭發展機制。

七、結束語

綜上所述，企業舍棄傳統采購逐步采用電子商務的采購模式已成為現代企業發展的必然。電子采購模式低成本、高效率、規范化、系統化、透明化等特點，有效規避暗箱操作，改善企業與供應商之間的不和諧關系，給予了企業采購的自由權、選擇權，擴大了企業的信息采集空間以及采購范圍，大大提高了企業采購效率，使采購管理得以優化，確保了產品質量以及企業信譽度，提升了企業的持續經營能力，推動企業健康長遠發展。

參考文獻：

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[2]秦彩荷，謝步東，陳湘等.信息化支撐下應用TPS改善常規醫用耗材采購流程的探索[J].醫療衛生裝備，2016，37（6）：124-126.DOI：10.7687/J.ISSN1003-8868.2016.06.124.

[3]胥洪娥，譚仁先.電子商務時代下采購流程的研究[J].蘭州交通大學學報，2005，24（2）：84-87.DOI：10.3969/j.issn.1001-4373.2005.02.021.

[4]任樂.企業電子商務采購應用初探[J].山西科技，2016，31（3）：25-28，34.DOI：10.3969/j.issn.1004-6429.2016.03.008.

[5]張盛，許春陽.省級電力企業授權采購流程規范化研究[J].企業改革與管理，2016，（1）：211-212.

[6]劉沛.采購流程中的風險點分析及管控措施[J].中國市場，2016，（28）：49，60.DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.049.

[7]胥洪娥，譚仁先.電子商務時代下采購流程的研究[J].蘭州交通大學學報，2005，24（2）：84-87.

[8]王松.電子商務時代下的采購流程[J].西江月，2014.endprint