新形勢下醫院檔案管理SWOT分析

王紹軍　張立華

摘要 檔案管理是醫院管理中的重要組成部分，為醫院的發展提供著接收、分類、提前、保存等重要工作。本文運用SWOT分析法全面、準確對醫院檔案管理中的優勢、劣勢、機會、威脅進行分析，對于促進醫院檔案管理發展進程具有重要作用。

關鍵詞 醫院檔案管理 SWOT 數字化 人員素質

SWOT分析法是利用分析企業自身的優勢和劣勢、機會和威脅，從而應用到企業戰略發展的一種科學分析方法，運用這種方法，可以對研究對象所處的情景進行全面、系統、準確的研究，形成了自己結構化的平衡系統分析體系。將SWOT分析方法應用到醫院檔案管理之中，可以更加全面地了解醫院檔案管理中的優勢、劣勢、機會和威脅。

一、優勢分析

（一）專業隊伍不斷壯大，醫院檔案管理重視程度不斷提高

目前，越來越多的高校設立檔案管理專業，為醫院檔案管理發展提供人才保障，進一步證明擁有大量人才，有利于醫院在檔案管理過程中，建立自己的檔案管理體系與網絡，證明新形勢下，社會越來越重視檔案管理工作。同時，醫院也逐漸意識到檔案管理的重要性，通過加強醫院檔案管理，將更好地為醫院發展保駕護航。

（二）數字化管理有利于信息的連續性和檔案的利用率

當前，紙質傳統媒介的檔案管理模式出現查閱不方便、利用率較低、更新困難等問題，越來越多的醫院在檔案管理方面運用數字化、信息軟件，使得醫院檔案管理中信息的存儲具有連續性，極大地提高了檔案查閱、存儲功能。隨著醫院職工的人員不斷擴大、醫院工作范圍和功能越來越拓寬，在檔案管理中，保存檔案信息的連續性至關重要。

二、劣勢分析

（一）檔案基礎設施建設不足，檔案管理格局不明確

雖然醫院在發展過程中，越來越意識到檔案管理工作的重要性，但是作為醫院，首先要發展醫療設施建設和人才培養，落實到檔案管理時，檔案的基礎設施建設嚴重不足。同時，由于檔案管理工作涵蓋面特別廣，多數醫院存在檔案管理格局不明確，科室分工含糊不清。

（二）管理人員素質有待進一步加強

現在，大多數醫院從事檔案管理工作人員并非檔案專業出身，管理人員素質低下，工作意識還停留在傳統的檔案管理之中，不能適應新形勢下數字化檔案管理模式。比如，一些檔案管理人員對于檔案的管理還單純停留在保存、查閱功能。

（三）管理制度不完善，歸檔工作不及時

現在，許多醫院在管理崗位的考核制度中，缺乏對檔案管理制度的具體性、規劃化考核。隨著醫院規模擴大和人員數量增多，檔案工作量也越來越大，使得很多檔案工作存在歸檔不及時現象，檔案管理工作具有時效性的特點，應及時、準確記錄醫院、職工、患者的各個方面，歸檔工作不及時，會給檔案管理帶來非常大的隱患，漏記、錯記對將產生嚴重問題。

三、機會分析

（一）數字化時代，給醫院檔案管理帶來新的希望

醫院檔案管理一直存在于醫院發展建設之中，但是一直處在一個比較封閉、乏味的環境之中，而隨著信息化、數字化時代的到來，也給醫院檔案管理帶來了新的機遇與希望。通過對醫院檔案管理實施數字化管理模式，會不斷提高醫院檔案管理的利用率，增強醫院職工的興趣和使用率。同時也大大提高了醫院檔案管理的準確性。

（二）檔案管理制度比較完善，管理信息逐漸走向標準化

隨著新醫改時代的到來，借助《中華人民共和國檔案法》，對檔案管理制度和管理要求都提出了具體的、規范化的規章制度。比如，醫療檔案作為醫院檔案管理的重要組成部分，患者的入院、出院、轉院等會出現多次重復性的檢查和診斷，通過醫療檔案的信息化功能，各家醫院可以做到資源共享，這樣既方便了患者就醫，減輕不必要的花銷，更提高了醫院的診治的效率。

四、威脅分析

（一）檔案存儲的威脅

傳統的紙質檔案存儲方式，對檔案管理存在很高的要求，比如防火、防水、高溫潮濕等都會對檔案帶來很大的損失，一旦出現問題，檔案將不復存在，無從復制，對檔案管理存在重大影響。同時，計算機的病毒等不穩定因素也會造成檔案威脅的重要影響。

（二）醫院檔案管理安全保密問題

醫院檔案管理具有保密性，特別是涉及到患者的隱私、病情等都需要保密，特別是數字化時代，網絡共享過程中很容易泄露患者信息，造成影響。同時，管理檔案的人員也必須具有保密的意識，也能更好地管理檔案工作。

（三）醫院檔案管理人員主動服務意識不足

醫院各個崗位雖然是以技術水平為主要標準，但是隨著新時期、新形勢，主動服務已經成為衡量管理人員能力的主要標準，特別是醫院檔案管理人員無論是個人心態還是世人眼光，都認為檔案管理人員主動服務意識較差。所以，提高檔案管理人員主動服務意識迫在眉睫。

五、討論

在新醫改、新形勢下，醫院檔案管理工作尤為重要。通過對醫院檔案管理進行SWOT分析，充分了解現階段醫院檔案管理工作的優勢、劣勢、機會和威脅，認清工作情況，對醫院檔案管理工作的發展和完善起到推動作用，面對醫院檔案管理工作，應積極探索，不斷創新，以便更好地適應社會發展。同時，需要醫院高度重視檔案管理工作，提高檔案管理人員素質和主動服務意識，加強安全管理，利用數字化、信息化平臺，更好地發揮檔案的效能，充分利用檔案管理信息，提高檔案工作質量。endprint