如何做好國有企業人事檔案管理

潘麗莉

摘要 人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考，是單位了解考察和使用員工的重要依據，是處理與個人有關的各種問題的重要信證。

關鍵詞 人事檔案 人力資源 管理 知識經濟

現如今，社會經濟迅猛發展，世界市場被逐漸連接為了一個整體，企業作為經營活動的主要參與主體，其規模不斷擴大，競爭也越來越激烈。人事檔案是企業最重要的檔案，檔案內容涉及全體職工的基本情況、精神面貌，是組織部門人員招聘、培訓、審核、評定的基礎，也是企業參與市場經營的參考依據。眾所周知，人力資源管理受到的關注愈加變大，而人事檔案作為人力資源協調與配置的關鍵，更是起到了重要的作用。

一、企業人事檔案的概述

企業人事檔案，指企業的勞動或人事部門在招聘、培訓、考核、選拔以及任用等工作環節中形成的區分人的經歷、政治面貌、具備的技術水平、工作的日常表現以及工作崗位的變遷等相關情況的記錄性材料，是對一個員工全方位的考察依據，亦是國家檔案的重要組成元素。具體來說，企業人事檔案能夠從側面反映全體職工的面貌，是對職工活動的客觀記錄，通過圖表、數據等展現企業歷年來的經營情況，也便于企業提高查詢速度和工作效率。另外，人事檔案都是經過部門認可的真實記錄，具備權威性和科學性，并以個人為保管單位，體現企業的性質與工作情況。

二、進一步做好企業人事檔案工作的思考

做好企業人事檔案工作是一項任重道遠的工作，上級檔案主管部門要制定相關的企業人事檔案管理規章制度，明確企業關于人事檔案管理的責任，企業本身從領導到每個部門、每位職工要認識到人事檔案工作的重要性，自覺參與這項工作，不能只是檔案人員單打獨斗。

（一）提高企業人事檔案工作者綜合素質

1.人事檔案工作者要有具備較好的政治素質，熱愛檔案事業，勤奮工作，熟悉國家政策、法律法規和規章制度，堅持原則，保守機密。2.人事檔案工作者要經常性地參加專業技能培訓，廣泛了解人事檔案工作的相關知識，努力提高人事、歷史和現代化管理等知識水平和開拓創新能力，不斷提高業務工作能力，為做好本單位人事檔案管理工作水平提供可靠保障。3.人事檔案工作者在日常工作中要加強工作責任心，充分認識到人事檔案材料形成過程與規律，密切關注員工情況，對員工人事檔案材料的形成、積累階段進行監督、指導和檢查，協助人事檔案材料形成部門和人員按質按量地做好文件材料的形成工作，為人事檔案工作奠定堅實的物質基礎。

（二）做好企業人事檔案收集工作

1.明確人事檔案材料的收集范圍，其基本收集材料包括員工履歷材料；自傳材料；鑒定及考核考察材料；學歷、學位、培訓、專業技術職務材料；政審材料；黨團材料；表彰獎勵材料；涉紀涉法材料；錄（聘）用、任免、調動、轉業、工資、待遇、退（離）休、辭職（退）材料及各種代表會登記材料；其他材料（如健康檢查、工傷事故處理、廉潔、誠信等材料）。

2.建立人事檔案收集工作制度。人事檔案材料的收集是一項貫徹始終的經常性工作，合理建立歸檔制度、催要制度、聯系溝通制度、檢查核對制度、及時登記季度、隨時補充制度等一系列行之有效的制度，可以鞏固并加強收集工作。

（三）做好企業人事檔案鑒別工作

鑒別是對文件材料進入人事檔案的最后關口，是對材料進行審查，甄別其真偽，判斷其有無保存價值、確定是否歸人事檔案。首先要判斷材料是否屬于人事檔案，將人事檔案材料和非人事檔案材料嚴格區分開來，各歸其位；其次要判斷材料是否屬于員工本人，經過鑒別、核實清楚人事檔案的對象，避免因同名同姓而張冠李戴、錯歸錯裝或一人多名而將檔案材料身首異地；最后要求確保歸檔材料真實準確、齊全完整、規范整齊、辦理完畢、手續完備。

（四）做好企業人事檔案保管工作

人事檔案的保管應遵循“安全保密、便于查找”的原則。做好人事檔案保管工作，既要利用其他業務工作的成果，又必須緊密配合其他業務，將安全防護措施貫穿于收集、整理、提供利用和轉遞環節，為人事檔案保管提供包括庫房、裝具、設備保管、包裝材料和消耗品等物質基礎，避免人事檔案受到磨損、丟失、泄密和污損，維護其完整與安全。只有科學有序的保管，才能確保單位機密和個人信息安全，也才能迅速查找所需檔案，減少多次取放檔案對檔案的磨損，提高利用效率。

三、結語

企業人事檔案是企業最重要的信息之一，也是有關職工的基本信息的記錄，對企業人力資源管理起到重要的作用。在市場經濟和企業競爭愈加激烈的背景下，企業領導要發揮帶頭作用，對人事檔案信息進行積極宣傳，結合管理上的問題開展網絡智能管理，完善檔案內容，并逐步提高管理者的綜合素質，制定健全的管理制度，通過積極的方式規范管理，促進企業更好的發展。endprint