探究項目范圍管理

徐燕紅 徐載娟 張麗娜

摘要：70%的項目像一個“無底洞”，做了很久也沒做完，導致項目團隊士氣低落、項目失敗。成功的項目范圍管理能有效地避免此問題的出現。本文在研究項目范圍管理的概念、作用性及其失敗的原因分析的基礎上，對項目范圍管理提出幾點建議。

關鍵詞：范圍管理；客戶需求；變更控制

一、引言

隨著知識經濟的發展和信息社會的進步，項目管理體系越來越受到各行各業的重視與應用，成為應用最為廣泛的管理學科的新領域之一。然而，在企業的項目管理實踐過程中，新的問題不斷涌現，導致項目管理失敗的案例遠超成功的案例。這些高失敗率的項目案例，主要是由于項目范圍管理的失誤造成的。失敗的項目范圍管理在很大程度上影響著整個項目的時間、成本和性能，使整個項目陷于高度風險中。在實踐中，70%的項目沒有在規定的期限完成，90%的項目超出預算。由此可見，研究項目范圍管理的重要性與必要性。

二、項目范圍管理概述

項目范圍管理是指為了達到項目目標，對項目的全部工作內容及范圍進行定義，確定項目的目標及其交付成果。在項目范圍管理的定義中，包含產出物范圍與工作范圍。產出物范圍是指項目所交付的產品或服務要包括的性能和功能。工作范圍是指完成交付物所要做的工作，即哪些工作需要做，要做到什么程度才能完成交付物。為了有效地達到項目目標，產出物范圍與工作范圍需要保持高度一致。產出物范圍應分解為一系列要素，確定最終交付物有哪些。而工作范圍則應以產出物范圍為基礎進行層層深入，為了完成交付物需要做哪些工作。即產出物范圍決定工作范圍。

三、項目范圍管理的作用

1.提高費用、時間和資源估算的準確性。項目范圍沒有得到有效的確定，則工作內容不明確，工作內容不明確則項目費用、時間和資源估算不明確。這樣對項目管理帶來巨大的挑戰，導致項目的風險性大大提高。項目范圍管理能提高項目費用、時間和資源估算的準確性，避免成本超支、延期交付等問題。

2.確定項目進度測量和控制的基準。項目范圍確定項目的工作邊界，也為項目計劃提供了堅實的基礎。項目經理能根據項目計劃不斷地監測項目實際工作內容與項目計劃的偏離程度，并對這種偏差進行原因分析及采取相應的措施。因此，項目范圍為項目進度測量和控制提供了基準。

3.有利于工作任務的委派。項目范圍確定了項目的具體工作任務后，才能進行下一步的工作任務委派。項目范圍為工作任務的委派提供了必要的保障。

四、項目范圍管理失敗的原因分析

成功的項目范圍管理需要客戶與承約商的共同努力。因此，對于失敗的項目范圍管理，客戶與承約商雙方都責任難逃。

首先，客戶需求不明確。客戶一開始對項目需求定義不明確，在項目進行過程中對項目需求不斷地進行修改，導致項目范圍不斷地變更，增加項目范圍管理的難度，影響項目的順利進行。另外，客戶對項目需求表達不夠清晰，沒有把定性的需求表達為定量的需求，導致承約商對項目需求的理解與客戶脫離。比如，房屋裝修要時尚。“時尚”一詞就比較定性，每個人對“時尚”二字的理解都很可能不一樣。這樣定性的客戶需求容易導致項目的失敗。

其次，承約商的項目管理能力有限。承約商是指承接項目、滿足客戶需求的個人或組織。一個成功的項目需要完善的項目管理體系進行指導。承約商的項目管理能力有限體現在以下幾個方面：第一，承約商沒有很好地挖掘客戶需求。承約商在做需求采集的時候，沒有對全部關系人進行訪談，只對部分核心人員進行業務訪談，導致訪談效果不佳。承約商在與客戶溝通的過程中，沒有層層遞進的提問客觀地挖掘客戶需求。另外，也存在部分承約商對客戶需求挖掘不夠重視，認為自己的技術水平比客戶高，比客戶更能理解該項目。第二，承約商缺乏必要的項目管理工具。例如IBM的項目管理平臺、Primavera公司的P3、Scifomla公司的ProiectScheduler、三峽工程管理系統TGPMS等，這些項目管理軟件從幾萬元到幾百萬元都有，如果能在項目范圍管理過程中引入這些相應的工具，有利于項目的順利進行。但有部分承約商為了節約成本，沒有引入相應的項目管理工具。第三，在項目范圍變更的過程中，承約商的項目范圍變更控制手段不夠規范，缺乏規范的流程與標準。例如，在遇到趕工期的項目范圍變更時，承約商往往沒有通過正式的書面通知進行變更，忽視了無依據決算的項目范圍變更帶來的潛在風險。

五、建議

1.準確理解項目需求。項目需求分析是一項需要承約商與客戶雙方不斷進行溝通及確認的復雜工作，但其重要性處于項目范圍管理系統之首。據研究表明，在項目實施階段糾正一個需求缺陷比在項目需求分析時糾正一個需求缺陷的成本要高100倍。為了準確理解項目需求，承約商應對全部的項目關系人進行深入的溝通，最好采取面談的方式。承約商在與客戶進行需求訪談時應引導客戶進行詳細描述，并注意需求的細節。需求訪談的相關內容應包括具體的需求、性能需求、屬性需求等。然后將收集到的需求信息進行分析。對需求信息進行分析時應對各元素、各組成部分進行逐步細化，深挖其聯系與區別，并進行數據和功能建模等。最后，制作項目需求說明書讓客戶簽名確認。

2.制作項目范圍管理計劃。“凡事預則立，不預則廢”。成功的項目范圍管理離不開成功的管理計劃。項目范圍管理計劃在確定項目目標和項目產出物的基礎上，明確項目范圍管理的具體實施方案。項目范圍管理計劃應說明項目范圍管理的工作任務有哪些，這些工作任務需要在什么時候開始或完成，有哪些人參與或負責這些工作任務等一系列問題。而一個成功的項目范圍管理計劃應有一個科學規范的項目范圍說明書。項目范圍說明書的主要內容應包括項目的合理f生說明、項目的可交付成果、項目目標、項目描述、技術規范等。項目范圍說明書的詳細程度與相關內容應由客戶和承約商共同決定。

3.加強項目范圍變更控制力度。內外環境的變化使項目范圍管理變更在項目執行過程中成為經常遇到的問題。所以加強項目范圍變更控制力度變得至關重要。首先承約商應認識到項目范圍變更的普遍性與重要性。承約商不應遇到項目范圍變更就喪失戰斗力，也不應忽視客戶的變更需求。承約商應分析此次的項目范圍變更內容，變更后對后續工作影響有多大等。承約商不能無條件地接受任何的變更，這樣會使項目陷入一個無底洞。承約商應讓客戶認識到此次變更的代價有哪些，并讓客戶簽字確認。其次，科學規范項目范圍變更程序。無論任何時候都要嚴格按照項目范圍變更程序進行，不應因麻煩或趕工期等原因直接跳過變更審批單，讓項目陷入風險中。項目范圍變更管理時需要跟項目的三大制約因素（時間、成本、性能）結合起來。優秀的項目范圍變更管理不僅能使承約商牢牢抓住項目的主動權，還可能給承約商帶來新的項目。為了加強項目范圍變更控制力度，可通過相應的控制方法進行。如通過建設和使用項目范圍控制系統，對項目范圍變更進行文檔化管理與及時監督等。通過建設和使用項目配置管理系統，對項目各要素進行科學規范的配置，從而實現對項目變更各要素進行控制與管理。通過對項目偏差進行分析，能讓項目團隊及時地采取相應的預防及補救措施。

以上幾點建議不是獨立存在的，它們是相互影響、相互作用的，要科學做好項目范圍管理，需要結合以上幾點進行。不能只重視某一點，而忽視其他點。在項目范圍管理過程中，承約商與客戶的溝通很重要。為了提高項目范圍管理的成功率，承約商與客戶需要及時保持聯系，并對項目的需求、計劃及變更等問題要達成高度一致。

六、結語

在項目管理體系的九大模塊中，項目范圍管理占據首要的位置，是影響整個項目成功與否的重要因素。項目范圍管理的好壞在很大程度上影響著整個項目的時間、成本和性能的有效掌控，影響整個項目的順利進行。科學規范的項目范圍管理不僅能降低項目風險，還為成功的項目打下堅實的基礎。