預(yù)研項(xiàng)目成本管理

杜雨潔

什么是預(yù)研項(xiàng)目。預(yù)研是對(duì)預(yù)算研發(fā)或預(yù)備研發(fā)的簡(jiǎn)稱，就是對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)前，剛剛開始對(duì)其中牽涉到的一些技術(shù)領(lǐng)域進(jìn)行初期探索，預(yù)研不等于開發(fā)，開發(fā)是立項(xiàng)的項(xiàng)目并且有嚴(yán)格的流程，預(yù)研是開發(fā)的必要準(zhǔn)備。

預(yù)研項(xiàng)目管理流程，我接觸的預(yù)研項(xiàng)目先是各領(lǐng)域發(fā)布指南，各個(gè)研究廠所根據(jù)本單位專業(yè)特點(diǎn)結(jié)合指南進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)。申報(bào)過程中級(jí)級(jí)的會(huì)組織項(xiàng)目建議書審查，這里說到的項(xiàng)目建議書就是立項(xiàng)階段的呈現(xiàn)給專家看的報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容不僅包含技術(shù)而且包含經(jīng)費(fèi)，其實(shí)，預(yù)研項(xiàng)目這時(shí)已經(jīng)涉及到經(jīng)費(fèi)的管理。下面我們會(huì)細(xì)說。所內(nèi)上下乃至院里建議書審查通過后，待報(bào)指南發(fā)布組織者后就等待評(píng)審了。待評(píng)審后，組織單位會(huì)通知該單位立項(xiàng)項(xiàng)目。這時(shí)需要簽合同，項(xiàng)目也意味著正式啟動(dòng)，項(xiàng)目成本管理隨之開始。

主要說明一下項(xiàng)目成本管理。項(xiàng)目成本管理也叫項(xiàng)目費(fèi)用管理，其目標(biāo)是確保項(xiàng)目在批準(zhǔn)的預(yù)算和周期內(nèi)按照合同或者任務(wù)書完成，并通過項(xiàng)目結(jié)題經(jīng)費(fèi)審計(jì)。項(xiàng)目成本管理包括為保障項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生成本不超過項(xiàng)目預(yù)算而開展的項(xiàng)目資源計(jì)劃、成本估算、成本預(yù)算和成本控制等方面的管理活動(dòng)。

以上簡(jiǎn)要說明了預(yù)研項(xiàng)目的概念，立項(xiàng)流程和預(yù)研項(xiàng)目成本管理的特點(diǎn)。下面主要談?wù)勎腋深A(yù)研項(xiàng)目的一些心得感悟，與大家分享，共勉。

立項(xiàng)階段預(yù)算申報(bào)不能忽視

往往大家會(huì)忽視立項(xiàng)階段項(xiàng)目預(yù)算的申報(bào)。以為項(xiàng)目批下來，我按照合同經(jīng)費(fèi)管就行了。其實(shí)不然，如果立項(xiàng)期間預(yù)算做得仔細(xì)，那么在項(xiàng)目批復(fù)下來，會(huì)起到事半功倍的效果。為什么呢？下面我舉一個(gè)例子。比如，在項(xiàng)目申報(bào)階段，預(yù)算管理人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做到有效溝通，了解項(xiàng)目研制內(nèi)容、成果形式和投產(chǎn)項(xiàng)目等，則可以根據(jù)投產(chǎn)項(xiàng)目合理安排經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出，比如項(xiàng)目需要投產(chǎn)電路板，預(yù)算管理人員了解后，可以在外協(xié)費(fèi)中提前預(yù)留PCB制版加工費(fèi)。如果在不了解情況，根據(jù)項(xiàng)目大概匡算的話，等項(xiàng)目批復(fù)下來，外協(xié)費(fèi)中沒有PCB制版等相關(guān)費(fèi)用，后期在項(xiàng)目實(shí)施工程中又需要有此部分經(jīng)費(fèi)支出，那么會(huì)直接影響項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)，與合同規(guī)定支出不符等?？梢?，在項(xiàng)目立項(xiàng)階段預(yù)算申報(bào)也很重要，它能使后期項(xiàng)目實(shí)施過程中省去很多麻煩。

預(yù)算管理人員需要掌握必要的技術(shù)知識(shí)

就像上一條所舉的例子，如果項(xiàng)目預(yù)算管理人員不知道項(xiàng)目投產(chǎn)電路板可能要產(chǎn)生PCB制版費(fèi)，或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人投產(chǎn)矩陣中沒有寫明電路板投產(chǎn)，但是技術(shù)方案中和成果形式需要有電路板投產(chǎn)，這就需要預(yù)算管理人員可以識(shí)別判斷出，并和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通確定。這樣的例子還有很多，預(yù)算管理人員如果不了解必要的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，也是不能很好地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理。

項(xiàng)目全成本預(yù)算管理

下面說到最重要的也是技術(shù)含量最高的項(xiàng)目全成本預(yù)算管理。項(xiàng)目全成本預(yù)算，顧名思義就是項(xiàng)目整個(gè)周期內(nèi)結(jié)合項(xiàng)目批復(fù)經(jīng)費(fèi)的成本控制。這會(huì)兒說到的成本和預(yù)算不是一個(gè)維度，但是相輔相成，有機(jī)結(jié)合。為什么這么說呢？首先項(xiàng)目在立項(xiàng)前申報(bào)的經(jīng)費(fèi)是預(yù)算，立項(xiàng)后，批復(fù)的經(jīng)費(fèi)就是我們考慮的全成本了。全成本預(yù)算是結(jié)合項(xiàng)目合同或者任務(wù)書以及項(xiàng)目批復(fù)經(jīng)費(fèi)，全方面考量的直接經(jīng)費(fèi)和間接經(jīng)費(fèi)。全成本策劃編寫后，不是一成不變的，它會(huì)隨著項(xiàng)目進(jìn)展變化而變化，因此要定期修復(fù)全成本策劃，使之不能偏離合同或任務(wù)書規(guī)定，這就需要時(shí)刻對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展有所了解，及時(shí)追蹤調(diào)整。遇到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出的和立項(xiàng)報(bào)告不符的投產(chǎn)項(xiàng)目，有效甄別，反饋，確保經(jīng)費(fèi)在全周期內(nèi)按時(shí)按計(jì)劃支出。全成本預(yù)算管理，一是在預(yù)算編制上，按照項(xiàng)目合理優(yōu)化，整合資源。二是在預(yù)算分解上，將成本分解到科室和相關(guān)機(jī)關(guān)，責(zé)任落實(shí)到人。三是進(jìn)一步完善預(yù)算管理機(jī)制和政策，發(fā)揮激勵(lì)約束作用。要特別注意把握好預(yù)算的導(dǎo)向作用，把預(yù)算執(zhí)行符合率納入考核體系，引導(dǎo)各相關(guān)部門高度重視預(yù)算的執(zhí)行。要處理好預(yù)算執(zhí)行中超支和節(jié)儉的關(guān)系，既要堅(jiān)決反對(duì)超預(yù)算，也不提倡預(yù)算上的節(jié)減，使兩種傾向都受到制約，切實(shí)把管好錢與用好錢有機(jī)結(jié)合起來。四是搭建成本管理信息平臺(tái)。為了對(duì)成本實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、有效監(jiān)控、建立成本管理信息平臺(tái)。將信息化手段運(yùn)用到成本管理中。五是建立內(nèi)部?jī)r(jià)格信息平臺(tái)。要按照價(jià)格動(dòng)態(tài)管理、價(jià)格信息共享、適時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。

高效的成本管理，與完善的內(nèi)控體系是分不開的

我們知道所有的成本過程管理，都離不開管理制度，簡(jiǎn)約有效的管理流程不僅能加快工作速度，盡快推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展，而且對(duì)控制成本，審批成本支出的可行性是密切相關(guān)的。我們?nèi)粘５某杀竟芾黼x不開各式各樣的申請(qǐng)表，有項(xiàng)目立項(xiàng)啟動(dòng)表，新建課題表，經(jīng)費(fèi)追加表，矩陣外預(yù)算申請(qǐng)表，長(zhǎng)周期預(yù)算申請(qǐng)表等等，我就不一一列舉了，這里每一個(gè)表格的存在都有它自己的意義，也是經(jīng)過多年的工作總結(jié)出來的表格，但是不是一成不變，這些表格也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新，以更好地適應(yīng)我們的工作，大家要認(rèn)清，這些表格不是給我們的工作制造麻煩，拖延時(shí)間，而是會(huì)幫助我們?cè)谝粋€(gè)正確的流程中盡快的完成一個(gè)小節(jié)點(diǎn)，小任務(wù)而設(shè)計(jì)的，它還能幫我們規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，按照表格逐級(jí)審批，需要牽扯的部門層層進(jìn)行審批。如何讓每個(gè)預(yù)算管理人員都熟悉管理流程，首先抓好內(nèi)控培訓(xùn)，提高預(yù)算管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。采取集中培訓(xùn)和自學(xué)相結(jié)合的辦法增強(qiáng)管理人員的自測(cè)能力，提高管理意識(shí)，理清管理程序，掌握各項(xiàng)流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確控制措施，確保整體工作水平的提高。其次，大力宣傳財(cái)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)各級(jí)各類人員的內(nèi)控意識(shí)，不僅預(yù)算管理人員需要掌握，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也需要了解必要的預(yù)算管理知識(shí)。采取召開專題會(huì)議等形式為各個(gè)層面的管理者講解財(cái)務(wù)知識(shí)和有關(guān)法律法規(guī)，讓各科室與各相關(guān)機(jī)關(guān)了解財(cái)務(wù)管理的基本知識(shí)，把財(cái)務(wù)管理知識(shí)滲透到科研生產(chǎn)的每個(gè)環(huán)節(jié)。最后，完善管理制度體系，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制。要以內(nèi)控體系建設(shè)為切入點(diǎn)，建立健全內(nèi)財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算審批流程等，形成一套較為完善的管理制度體系，提高規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的能力，因此，高效的管理流程，也是預(yù)算管理人員的福音。

（作者單位：北京空間機(jī)電研究所）endprint