淺析紙質檔案數字化的轉換

何琳

【摘 要】由于紙質檔案保管環境和空間有嚴格的要求，而且在提供利用方面效率低，資源不能共享等多方面原因，紙質檔案隨著科技的不斷進步已經逐漸被電子檔案取代。2017年中國航空工業集團制定的檔案工作“十三五”發展規劃，其中一個重點就是主動推動轉型升級，加強檔案工作的規范化建設，并通過推動航空蘭臺系統達標版軟件的推廣使用、電子檔案在線進館以及關注數據管理的研究等工作持續開展檔案信息化建設。紙質檔案數字化轉換是檔案管理的必要工作，也是數字檔案館工作的必要工作之一。如何把紙質檔案數字化轉換流程化、制度化成為數字檔案館建設的新課題。

【關鍵詞】紙質檔案；數字化

一、實現紙質檔案數字化意義

中航工業檔案館規定下屬行業檔案館在國家“十二五”期間完成數字檔案館的驗收工作。紙質資料數字化是數字檔案館建設必要工作之一。

1、檔案管理方式的跨越。紙質檔案資料保管不但占地面積大，溫濕度、防蟲、防潮、防光等空間環境要求高、而且利用檢索困難，在提供利用上有很多的局限性。隨著科技與技術的發展，尤其是計算機網絡為載體的信息通訊技術時代的到來，更為紙質檔案數字化提供了技術支持。完成紙質檔案數字化，不但可以提高檔案管理水平，提高檔案利用效率， 還可以資料的利用效率，紙質檔案數字化已經勢在必行，這是檔案管理模式的進步。

2、提高檔案信息安全性。無處不在的計算機病毒可能會導致電子文件的破壞；黑客對信息資源的攻擊、程序設計高手甚至可以篡改系統控制參數，當信息資源通過網絡傳播時，可能會被獲取、復制和傳播；閱覽人員的職責和操作權限不明確，這些對數字化檔案館建設的安全性都是考驗。我們需要在保證信息資源方便利用的同時，還要保證掃描后電子文件信息的長期安全。（1）用戶權限控制。軟件系統實行系統管理員、安全員、審計員三權分立，防止因個人權限太大造成的泄密事故。權限的開放嚴格按照相關單位提出申請，對數據的有關操作在IP、域用戶名、操作內容和操作時間等方面有詳細的記錄。通過紙質檔案數字化轉換，可以實現電子文件離線備份，避免了由于紙質檔案保管不當造成丟失或歸檔錯誤無法查閱現象。（2）離線備份。為了確保檔案信息安全，需要定期采用離線備份。不但保證了信息安全性，也便于檔案提供利用。

3、實現資源共享。紙質資料數字化轉換，依托軟件支持，實現電子文件全文閱讀，并通過計算機網絡系統，實現資源共享。

二、紙質檔案數字化基本要求

《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）規定紙質檔案數字化是采用掃描儀或數碼相機設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉換為存儲在磁帶、光盤、磁盤等載體上并能能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。基本環節包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

三、紙質檔案數字化過程管理

一方面要加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全；另一方面各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

四、紙質檔案數字化電子文件歸檔的要求

依據GB/T17678.1-1999文件規定，電子文件指能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼列。歸檔的電子文件必須達到以下標準：

（一）齊全完整，格式規范。歸檔的電子文件應齊全完整，特別是注意相關電子文件的支持軟件和管理數據的收集。

（二）真實有效。歸檔的電子文件真實有效，指文本文件應是最后定稿，圖形文件如經改動，應將最新版本及更改記錄予以歸檔等。

（三）一式三套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。電子文件在長期保存的過程中可能會出現讀取錯誤，封存件可以減少出錯、失真現象，一套異地保存，要求距離在200公里外，不屬于同一電網，不屬于同一地震帶的地點進行異地備份。

（四）經過整理。歸檔的電子文件經過一定的整理和編輯。整理工作由文件形成部門負責，根據本部門的電子文件的種、數量或檔案部門的統一要求決定整理方案，利用文件的著錄信息，形成機讀目錄，介質歸檔時還應對電子文件的載體簡單整理，在載體或其包裝盒表面貼上標簽，注明編號、名稱、密級、保管期限、軟硬件環境等。

五、紙質檔案數字化過程的思考

紙質檔案數字化轉換工作不是一個人的工程，是一個團隊戰斗的共同結果。這個過程中，參與其中的每個人都付出了巨大的辛勞，認真的態度才可能把這個工程完美收官。在這個整體過程中不難發現，紙質檔案數字化轉換過程中不僅僅對掃描掛接前期工作的一個檢驗，更是對檔案館整體實力的一次歷練，對檔案管理人員的業務素養及業務能力的一次考驗。

（一）對掃描掛接前期工作的檢驗

掃描前期的所有工作都是為了最終完成掃描后電子數據掛接而作的努力。前期工作中無論檔案案卷提檔、數據掃描、掃描后電子文件名稱編輯、電子文件揀選、目錄數據庫著錄的正確率等等都是為了掛接的完整、正確。在工作中，每個環節都需要及其認證對待。無論哪個環節出現漏洞，在掛接數據時都會體現的一覽無遺。

（二）對檔案館人員整體實力的一次歷練

1、目錄數據庫接收環節的把關。哈飛紙質檔案數字化依托蘭臺系統，目錄數據接收人員在蘭臺系統軟件審核接收，在數據接收過程中，接收人員對數據進行第一道把關。設計人員數據著錄完整、正確與否、資料圖號發送正確與否都需要核實，確保接收數據準確。如接收數據屬性字段出現空白、數據信息錯誤等，都會影響電子全文掛接。

2、藍圖管理人員歸檔審核確認。藍圖管理人員在蘭臺上領取檔案時會對藍圖數據條目及圖樣一致性進行再次核查，是對接收資料的二次檢驗。在歸檔檔案時在“藍圖審核人”簽字時有責任負責目錄數據的正確及歸檔藍圖的正確。把目錄數據庫條目中錯誤數據及時提示更改、補充完整。

（三）協調溝通能力考驗

紙質資料歸檔過程中，先期歸檔的紙質資料開始掃描時，要考慮到后期歸檔資料同時進行，保證掃描資料前后期有序銜接，避免出現斷檔現象。這需要前期提檔時與掃描工序人員及時溝通；后期藍圖歸檔人員在歸檔藍圖時是否能夠及時發現未掃描圖樣，與后續掃描人員聯系進行掃描掛接，這是檔案館內保人員工作銜接溝通的體現。

（四）業務素養及業務能力的一次考驗

在遇到問題時，能夠提出問題、發現問題、解決問題。數據庫中一條數據怎樣判定有效；在重復數據時應如何處理；出現的問題數據屬于哪類；怎樣確定刪除無效數據，都是對檔案管理人員的業務能力的一次考驗。檔案管理建設的今天，每個人都應不斷提升自己的業務能力，不斷拓寬自己的知識領域，使自己不斷進步。站在更高的層次看待問題。數字檔案館開創了檔案管理的未來，要不斷繼承和發揚老一輩檔案管理人員的優點，在新的管理模式下創新改進，通過紙質檔案數字化轉換，把檔案管理不斷提升，站在更高的層面上譜寫檔案管理的新篇章。