信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策分析

肖思霈

【摘 要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已得到了全面的運(yùn)用，檔案管理工作也在此背景下逐漸進(jìn)入信息化管理時(shí)代，檔案管理工作在依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷完善更新的同時(shí)，其管理、存儲弊端也逐漸明顯，檔案管理層管理意識的缺乏、管理人員能力的不足、資料存儲環(huán)境的不到位、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換之時(shí)冗長的工作量以及較低的準(zhǔn)確率，都是目前信息時(shí)代檔案管理工作所呈現(xiàn)的主要問題，基于此，本文旨在通過具體闡述目前信息互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代工作所面臨的問題來進(jìn)一步分析其對策，以為我國的信息化檔案工作建立提供一點(diǎn)有用借鑒。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；問題；對策

隨著時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足現(xiàn)代的信息化需求，所以信息化檔案管理是信息時(shí)代發(fā)展的一個必然趨勢，尤其是近年來網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展和覆蓋背景下，我國的檔案管理工作也已逐漸進(jìn)入信息化管理，此種管理方式不僅改變了傳統(tǒng)檔案資料的存儲方式，縮減了存儲空間，在資料的調(diào)取和查閱方面也更為方便，其次，在安全性和實(shí)用性方面相比于傳統(tǒng)檔案資料管理而言也有所提升，不過，隨著檔案資料信息化的不斷完善，其管理方式所存在的弊端也日益明顯，本文旨在從目前信息時(shí)代檔案管理工作所出現(xiàn)的問題進(jìn)一步分析其對策，以期能為我國的檔案管理工作提供些許幫助。

一、信息時(shí)代檔案管理工作所面臨的問題分析

（1）缺乏管理意識

現(xiàn)代不少檔案資料存儲對象都著重于創(chuàng)新理念、開拓市場，對內(nèi)部檔案的管理工作往往處于忽視狀態(tài)，管理層的不重視，檔案管理想要信息化自然難上加難，同時(shí)也因其不被重視，所以紙質(zhì)版的檔案資料在日常的管理中也顯得力不從心，散漫、無序、隨意查閱、調(diào)取等現(xiàn)象更是數(shù)見不鮮，在此狀態(tài)下，檔案管理資料不僅難以發(fā)揮他的效力，甚至還有可能被惡意竊取，從而給企業(yè)造成難以估計(jì)的損失。

（2）檔案管理人員能力不足

檔案管理人員能力不足，是現(xiàn)代檔案管理工作中的一大通病，尤其是在企業(yè)中，此情況更明顯，現(xiàn)代不少企業(yè)的檔案管理人員往往是快要退休或已經(jīng)退休的老員工，甚至還有不少關(guān)系戶，年齡較大，學(xué)習(xí)熱情度低，精力有限，不具備檔案管理知識或者僅依靠以前的工作經(jīng)驗(yàn)等等，都是檔案管理人員能力不足的主要體現(xiàn)，檔案管理人員不具備專業(yè)的職業(yè)技能，不能熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加上有限的精力，根本就不能滿足信息化時(shí)代對檔案管理的需求，以至企業(yè)的檔案管理工作信息化速度無限拉長。

（3）檔案管理信息化存儲環(huán)境要求高，成本較大

傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)資料，管理方式大多是直接進(jìn)行歸檔整理，雖說現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已逐漸運(yùn)用到檔案的管理中，但受管理人員能力限制和上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視，常讓檔案信息化管理流于形式，更不便于管理，其次，信息化的檔案管理，其電子載體對環(huán)境的要求極高，尤其是存儲空間，既要保證溫度濕度恒定，又要保證環(huán)境衛(wèi)生，同時(shí)還要防止紫外線和消磁設(shè)備，除此之外，數(shù)據(jù)在調(diào)取查閱過程中，還要注意避免木馬病毒，被截獲等等，需不定期的進(jìn)行維護(hù)，不僅成本極高，還要要求管理人員具備較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)，如此嚴(yán)苛的條件，企業(yè)不愿意將檔案進(jìn)行信息化管理也情有可原。

（4）檔案資料轉(zhuǎn)換之時(shí)工作量大，準(zhǔn)確度低

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔的資料要進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)管理，必須要將紙質(zhì)檔資料上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移成電子數(shù)據(jù)進(jìn)而存儲在數(shù)據(jù)載體之中，轉(zhuǎn)移的數(shù)據(jù)，是一件繁瑣、復(fù)雜同時(shí)對精確度要求又極高的工作，需要人工一點(diǎn)一點(diǎn)利用辦公軟件進(jìn)行編輯，轉(zhuǎn)移，在轉(zhuǎn)移過程中，不僅要耗費(fèi)較多的人力物力，人工手動的錄入，還容易造成數(shù)據(jù)錯誤，但若利用準(zhǔn)確性和效率都更高的圖片方式存儲，資料后期的查詢和調(diào)取也極不方便，從這方面來說，信息化的檔案管理，甚至還沒有傳統(tǒng)的檔案管理方式有效，這也是目前信息化檔案管理難以有所進(jìn)展的原因之一。

（5）信息安全度不強(qiáng)，保密手段單一

檔案資料信息化不僅縮減了資料的存儲空間，資料后期的查詢，調(diào)取也更為方便，但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化的資料的安全方面所受的威脅也更大，木馬病毒、無線截獲、數(shù)據(jù)電子載體被復(fù)制，損壞等等，都有可能讓資料處于失密毀損狀態(tài)，而且電子載體所存儲的數(shù)據(jù)信息量極大，若一被復(fù)制毀損，造成的損失無法估量，所以安全性和保密手段，也是信息化檔案管理需要考慮的原因。

二、信息時(shí)代檔案管理工作對策研究

（1）加強(qiáng)樹立信息化檔案管理理念

時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化已全面滲透到各行各業(yè)，檔案管理要發(fā)揮更高效、更及時(shí)的效用，檔案管理工作的信息化勢在必行，現(xiàn)代不少企業(yè)都之注重市場的開拓，產(chǎn)品的生產(chǎn)，對企業(yè)的檔案資料存儲往往處于不重視狀態(tài)，殊不知企業(yè)所存儲的檔案，記錄著企業(yè)所有的發(fā)展資料，大到整體規(guī)劃，小到數(shù)據(jù)分析，所以合理的進(jìn)行檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展有著不可估量的作用，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)樹立信息化檔案管理理念，盡可能的利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，以為企業(yè)的發(fā)展提供更多幫助。

（2）加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理者保密意識

隨著信息化時(shí)代的到來，企業(yè)的檔案管理想要得到更完善的整理，就必須提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，以確保檔案管理工作能在高效、安全、可靠的狀態(tài)下進(jìn)行，在專業(yè)技能方面，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案管理知識和一定的計(jì)算機(jī)技能，在職業(yè)素養(yǎng)方面，檔案管理人員要做好日常的管理和保密措施，保證資料的安全性，其次，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行專門的身份信息備份，必要情況下可在合同中說明，以此來保證檔案信息數(shù)據(jù)的穩(wěn)定和安全。

（3）建立更優(yōu)質(zhì)的存儲環(huán)境，確保數(shù)據(jù)載體安全性

信息化檔案管理是將信息載體從傳統(tǒng)的紙質(zhì)變成數(shù)據(jù)式的電子載體，電子載體存儲量大，移動方便，大大節(jié)約了檔案資料的存儲空間，但因其屬電子數(shù)據(jù)，所以對環(huán)境的存儲要求極高，強(qiáng)磁場、消磁設(shè)備、紫外線、溫度、濕度、灰塵等等都有可能影響電子載體的使用，從而致使數(shù)據(jù)丟失，所以在日常的保管過程中，一定要保證電子載體環(huán)境的安全、穩(wěn)定性，電子載體的存儲環(huán)境要做到周圍無強(qiáng)磁場、消磁設(shè)備、無紫外線照射、無灰塵、無堆積擠壓等情況，同時(shí)還要利用空調(diào)等機(jī)器讓其溫度處在20℃±5℃左右，濕度恒定在40%±5℃左右，在日常的查閱調(diào)取過程中，要注意維護(hù)計(jì)算機(jī)信息，避免遭受木馬、病毒等侵襲，確保數(shù)據(jù)安全、穩(wěn)定。

（4）建立更系統(tǒng)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

信息化時(shí)代，檔案的信息化主要是將傳統(tǒng)的信息變成數(shù)據(jù)形式存儲在一個特定的平臺上，然后通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)讓其在平臺間進(jìn)行輸送，以此來達(dá)到查閱目的，這些數(shù)據(jù)存儲的平臺，也就是現(xiàn)代常說的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定和安全，將直接決定數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定和安全，所以現(xiàn)代企業(yè)在進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移之時(shí)，一定要保證所建立的數(shù)據(jù)庫的安全和穩(wěn)定，其次，數(shù)據(jù)庫的建立還應(yīng)當(dāng)充分考慮企業(yè)未來的發(fā)展需求，換句話說，數(shù)據(jù)庫要考慮容量，以便在后期的發(fā)展過程中能盡可能的保證存儲信息并做到節(jié)約成本，除此之外，數(shù)據(jù)庫在日常的使用過程中要注意維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)檢修，從各個方面杜絕數(shù)據(jù)漏洞，從而做到安全存儲。

三、結(jié)語

在數(shù)據(jù)信息時(shí)代，要想企業(yè)的檔案資料能被更高效的利用，檔案信息化管理工作勢必要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)樹立信息化檔案管理理念、提高檔案管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)、建立可靠的存儲環(huán)境和更高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，都是目前加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)化的主要方向，只有保證了數(shù)據(jù)的穩(wěn)定、安全、準(zhǔn)確，才能保證數(shù)據(jù)信息的可靠性，進(jìn)而保證資料存儲意義。

【參考文獻(xiàn)】

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