探究辦公室檔案管理的可持續發展策略

張麗巍

【摘 要】辦公室檔案管理工作是單位行政管理工作的一項重要工作，推進辦公室檔案管理的可持續發展對推動行政管理工作有重要意義，當前辦公室檔案管理工作還存在一定的問題，本文對辦公室檔案管理的可持續發展進行了簡單的論述。

【關鍵詞】辦公室檔案管理；可持續發展；策略

辦公室的檔案管理工作主要是對單位的各項工作進行相應的收集和整理，是對單位各項事務工作的記錄。檔案管理實現了工作的可追溯性，其保管保存和處理具有重要的作用。

一、辦公室檔案管理的重要性

辦公室檔案管理是單位行政管理的一項重要的工作，其提高工作效率，加強可持續發展，一是順時而為，是順應時代發展的表現。辦公室檔案是信息產業的重要組成部分，實施辦公室檔案管理工作，為單位信息查詢提供便利，辦公室檔案的查詢作用是其首要價值。信息化時代的發展，信息的獲取成為一項重要的工作，辦公室檔案要想更好地服務于員工、服務于單位，就要提高對辦公室檔案管理工作的重視，將實際工作與實際需求相結合。二是順勢而為，推動單位檔案管理的可持續發展。檔案因其特殊性具有一定的特點，如連貫性、持續性，其在發展過程中應當呈現不間斷的特點，正是由于其這樣的特點和要求，我們在實際工作中要加強對檔案的管理工作。要根據實際情況，采取相應的管理措施，推動檔案的可持續發展，這一方面我們要做好檔案的收集工作，保持檔案管理的實踐性和歷史性，保持檔案管理的可持續性，做好檔案的收集和整理工作，另一方面要做好檔案的保存工作，紙質檔案要加強系統管理，防止丟失和損壞，電子檔案也要做好信息技術管理，防止丟失和被盜，做好備份等工作。三是推動經濟社會發展。各行各業工作的開展，都離不開檔案記錄工作，辦公室檔案具有不可替代的重要作用，我們要做到檔案事業與社會協調發展，將歷史的軌跡通過檔案記錄下來，為后續的工作和社會發展提供參考借鑒的作用。

二、當前辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理現代化水平不高

在主抓經濟建設的背景下，各單位都講重點放在了如何能夠推動經濟發展、加強經濟管理等工作，這種思想導致辦公室檔案管理工作未能跟隨單位的發展而發展，管理停滯不前，導致現代化水平不高。各單位對檔案管理人員缺乏重視，檔案管理人員未能接受到更為先進的檔案管理經驗，在硬件設施不支持、人員素質待提高的現狀下，檔案管理工作呈現較為隨意的現狀，導致現代化水平較低。

（二）檔案管理規范化程度較差

主抓經濟建設成為當前發展的趨勢，辦公室檔案管理工作作為基礎管理工作受到了各單位的忽視，各單位領導及檔案管理人員受觀念的影響，對檔案管理工作忽視，在檔案管理工作的開展過程中未能按照規章制度按流程進行收集、整理以及歸檔的工作，導致檔案管理工作較為混亂，檔案管理規范化程度較低。

（三）檔案管理制度不夠健全

良好的工作秩序離不開規范化的管理制度，制度是工作規范化開展的前提，因此加強辦公室檔案管理的可持續發展，首先要建立一個健全的制度，從而推動檔案管理工作的更好開展。當前辦公室檔案管理工作主要包括檔案分類、介質區分、歸整規范、查閱借閱規定等。這些管理制度涵蓋了檔案從產生到銷毀整個生命周期的全過程。但當前，辦公室檔案管理工作在實際工作過程中呈現出一系列的制度問題，諸如缺乏重視，辦公室檔案缺乏專門的資料室進行集中存放，管理制度的缺失也使得檔案管理各項工作的開展不規范，隨意性較高，檔案管理缺乏制度約束。

三、實現辦公室檔案管理可持續發展的策略

（一）實現辦公室檔案管理的現代化

隨著信息化的發展，辦公室檔案管理工作也應當隨著時代的發展而發展，實現辦公室檔案管理的現代化是檔案管理工作發展的必然趨勢，我們在實際工作的開展過程中要加強現代化管理方式的引進，對傳統的老舊的管理方法進行革新。一是從辦公室檔案管理工作的實際出發，制定一個適應社會發展的檔案管理目標，將檔案管理工作與新時期先進的工作方法進行集合，提高辦公室檔案管理工作的效率。二是加強現代化管理方式的過程中，要做到全面。辦公室檔案管理工作涉及的現代化內容較多，我們一方面要加強檔案管理技術手段的現代化，還要加強檔案管理工作現代化技術的應用程度，要在檔案管理工作中積極引進現代化技術，解決當前檔案管理存在的問題。

（二）完善辦公室檔案管理制度

要想實現辦公室檔案管理工作的可持續發展，離不開辦公室檔案管理制度的建立。完善辦公室檔案管理制度，我們一是要對當前辦公室檔案管理制度進行分析，探究其在實際工作中存在的問題以及當前管理中缺乏的不足，針對這些問題再采取相應的制度完善工作。二是要提高辦公室資料收集和管理的水平，從實際工作中切實提高辦公室檔案管理的工作效率和水平。三是要建立一個單獨的檔案室，對辦公室檔案進行集中存放，同時配備專門的管理人員，對檔案進行分類存放，方便后期的資料查找工作，其中要對重要資料進行加密保存和管理，防止資料的丟失和損壞。四是要梳理辦公室檔案管理的流程，確保檔案管理流程的高效、有序，推動檔案管理的可持續發展。

（三）加強檔案使用過程的規范化

各單位在行政管理的過程中，辦公室檔案會呈現越來越多的情況，我們要積極將這些檔案信息利用起來，從而為單位的發展而服務。除了建立完善的辦公室檔案管理制度，我們還應該做到以下幾點，一、完善檔案制度管理體系，加強辦公室檔案管理，從管理層面推動各項工作的落實，要明確各部門在檔案管理過程中的職責。二是加強檔案管理的流程化、規范化，確保檔案產生有依據、有背景，檔案借用有依據、可追溯，確保檔案管理各項工作的落實。三是落實績效考核制度，用獎懲約束，加強檔案管理工作的提升。

（四）加強辦公室檔案管理的信息化

管理的信息化成為辦公室檔案管理的時代趨勢，在檔案管理的過程中要積極加強檔案的信息化管理，一是要完善基礎設置，為檔案管理提供有利的技術支撐，奠定信息化的基礎。二是要加強信息技術的推廣，完善檔案管理系統，加強辦公室檔案管理人員的培訓，提高其對新技術、新設備的應用，不斷提高檔案管理水平。

四、總結

辦公室檔案管理的可持續發展，能夠對單位各項業務進行記錄和追溯，要積極加強辦公室檔案的可持續發展，加強現代化、信息化建設，不斷推動辦公室檔案管理工作的效率的提升，推動辦公室檔案管理的可持續發展。

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