淺談事業單位文書檔案的規范化管理

孫威

摘要：隨著我國經濟的發展，事業單位對于文書檔案規范化管理的重視程度也得到了相應的提高。而隨著大數據的發展，這一發展不僅有利于事業單位的文書檔案的規范化管理，也有助于優化事業單位的文書檔案環境，將事業單位的文書檔案的歸檔速度和流程進行大規模的簡化，從而加快事業單位的文書檔案規范化管理速度。但是目前來看，提高事業單位的文書檔案規范化管理過程中還存在著較多的問題，因此本篇文章深入研究了這些問題，并提出了相應的解決對策為進一步提高下的事業單位文書檔案規范化管理水平提供了研究思路。

關鍵詞：事業單位；文書檔案規范化管理；策略

一、事業單位的文書檔案規范化管理過程中存在的問題

1.1缺少準確連續的原始數據

事業單位的文書檔案規范化管理的發展使得文書檔案規范化管理部門的工作人員能夠大幅度利用信息和計算機系統對檔案信息進行處理，然而大量的原始數據仍然依靠相關工作人員的手動記錄和輸入。因此，一旦原始數據出現了錯誤或紕漏就會使得事業單位的文書檔案規范化管理的其他工作出現計算和其他重大錯誤。同時，事業單位的文書檔案規范化管理的發展使得文書檔案規范化管理部門的工作越來越依賴于計算機系統，如果計算機系統在初始狀態就存在錯誤，就會導致內部控制存在著諸多不符合事業單位的文書檔案規范化管理發展的制度。另外，初始數據如果在錄入的時候未備份會很可能引起數據丟失，容易造成事業單位的文書檔案規范化管理事業單位的文書檔案信息不全面，對內部控制體系產生影響。

1.2事業單位的文書檔案規范化管理的評價體系不夠完善

在目前的事業單位的文書檔案規范化管理部門中，文書檔案規范化管理并沒有充分考慮各種可能意外情況的發生，導致事業單位的文書檔案規范化管理不具有實際踐性，例如在財務支出方面，許多事業單位的文書檔案規范化管理部門將超出預算的成本支出歸于文書檔案規范化管理當中的直接人工費用和其他費用等，這些都導致了事業單位的文書檔案規范化管理體系的失真。同時由于相關工作人員對于事業單位的文書檔案規范化管理的認識不夠全面，文書檔案規范化管理并未形成一個完善的評價體系，造成事業單位的文書檔案規范化管理不夠準確，在一定程度上影響了事業單位的文書檔案規范化管理部門的工作效率。

1.3對于事業單位的文書檔案規范化管理軟件的依賴性較高

計算機系統軟件的使用為大多數事業單位的文書檔案規范化管理工作提供了極大的便捷條件，因此絕大多數事業單位的文書檔案規范化管理部門的工作人員對于文書檔案規范化管理軟件的熟練程度越來越高，依賴性也越來越高。但是這些軟件并非完美無缺，目前來看還存在著一定的局限性或者限制性，比如不能分析出一些錯誤的文書檔案規范化管理信息，導致一些文書檔案規范化管理問題的出現，使得在出現意外情況如停電狀態下，沒有了這些軟件就會影響文書檔案規范化管理工作的正常進行。

二、事業單位的文書檔案規范化管理改善措施

2.1建立健全事業單位的文書檔案規范化管理部門的組織機構

完善健全的事業單位的文書檔案規范化管理部門組織機構是實現事業單位的文書檔案規范化管理的重要基礎，也是治理和控制事業單位的文書檔案規范化管理的重要步驟，組織機構的健全有助于事業單位的文書檔案規范化管理效果的提高和進步。同時，層次明確的組織機構也能夠保證事業單位的文書檔案規范化管理部門充分發揮自身的職能，有助于事業單位的文書檔案規范化管理的分級規范化管理。而且在事業單位的文書檔案規范化管理的大環境下，我國的事業單位的文書檔案規范化管理部門之間需要更充分更有效的信息溝通，因此各級事業單位的文書檔案規范化管理部門職能人員在明確自身職能范圍的基礎上加強溝通，保證事業單位的文書檔案規范化管理部門的組織機構有效完整，從而加強事業單位的文書檔案規范化管理效率。

2.2提高事業單位的文書檔案規范化管理工作人員的職業能力控制

在信息化的環境下，計算機系統在程度的分析、設計及運營維護各個階段都需要進行深入的研究，這就需要明確事業單位的文書檔案規范化管理部門工作人員的職能范圍，最大程度地保證系統的正常工作。同時，事業單位的文書檔案規范化管理的計算機系統應該仿照手工系統，每一項都應該交由相同的專業事業單位的文書檔案規范化管理工作人員來進行記錄。通過這些崗位的明確分工，有助于保證事業單位的文書檔案規范化管理資料的獨立性、正確性和完整性，從而在各個方面為加強事業單位的文書檔案規范化管理的科學化水平控制制度貢獻力量。

2.3加強事業單位的文書檔案規范化管理部門與內部和外部的溝通

事業單位的文書檔案規范化管理部門之間也要加強溝通，確保相關事業單位的文書檔案規范化管理的指示和命令也能夠準確及時的在基層部門奏效。同時，應加強與外部單位的溝通聯系，加強過程控制，對于發現的問題及時處理，建立規范合理的流程控制。事業單位的文書檔案規范化管理部門通過與內部和外部的綜合聯系，能夠確保信息傳遞和信息溝通的暢通，使事業單位的文書檔案規范化管理部門從整體上能夠加強事業單位的文書檔案科學化規范化管理的有效性。

三、結束語

一套良好有效的事業單位的文書檔案規范化管理內部控制制度不但有助于保證事業單位的文書檔案科學化規范化管理工作的順利開展，也能將繁多的事業單位的文書檔案規范化管理信息轉化為簡明易懂的結果，有助于事業單位的文書檔案規范化管理部門的正常工作及正確決策。同時，加強事業單位的文書檔案規范化管理部門各負責人和相關工作人員的專業技能，加強思想教育，專業能力培養，人員結構優化，也能夠科學有效地促進事業單位的文書檔案科學化規范化管理水平的提高。

參考文獻：

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