談基層醫院檔案管理工作的體會

王士偉

摘要：醫院檔案對醫院各項工作開展具有重要意義。做好醫院的檔案管理工作，能有效發揮檔案的社會功能，促進醫務人員道德素質的提高，更好地為醫院醫療、科研、教學服務。當前，醫院管理工作面臨新的機遇和挑戰，新形勢下的醫院檔案工作該如何發展才能更好地為醫療服務，是當前亟待解決的問題。

關鍵詞：基層醫院；檔案管理；管理制度

一、醫院基礎檔案的重要性

醫院檔案包括文書、人事、基建、會計、科研、設備和病歷檔案等七大類，是醫院在日常行政工作、醫治病患、進行教學和科研等各項事務中形成的原始信息記錄。醫院的基礎檔案雖不能產生直接經濟效益，但對推動醫院經濟效益的發展卻十分重要。醫院基礎檔案是醫院日常運行活動中形成的第一手材料，其目的是記載醫院的建設、運行、業務開展等情況。檔案管理的關鍵是及時收集相關資料，為醫院以后的發展提供有效的文字資料，有利于提高醫務人員的醫療水平，提高醫院在社會上的知名度和在老百姓中的知曉度，從而推動醫院經濟效益的提升。

二、醫院檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案管理人員素質參差不齊。目前，從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大。檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著專業知識老化、知識面較窄、知識結構不合理、學歷偏低、思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下檔案事業的發展。

2.管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前，絕大多數醫院制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一、規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，一些文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

3.硬件投入不足，現代化管理水平不高。有些醫院業務用房緊張，尤其檔案用房更顯狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊。雖然近年來計算機及網絡技術在醫院管理中被廣泛運用，但運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，甚至還停留在手工收集、檢索上，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發。

三、加強醫院檔案管理的措施及對策

1.組建高水平的檔案管理團隊，注重管理方法的科學化。高水平的檔案管理團隊是提高管理效率和質量的最重要的保障，在電子信息檔案管理工作的未來發展中，始終堅持“以人才為本”的管理理念，注重人才管理的價值，是注重管理方法的科學化，讓管理工作更高效、更便捷、更安全、更人性化的重要保障。新時期，電子信息檔案管理工作要有新面貌，組建高水平的檔案管理團隊，從而發揮檔案管理方法、設備、過程的最大作用，是電子信息檔案管理重要的創新路徑。

2.健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴肅、條理性強的工作。建立完善的規章制度，可降低檔案管理的隨意性。醫院要根據《檔案法》《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

3.推進檔案信息化進程。醫院的檔案管理工作是為全醫院的各部門和科室提供便利的，要參與到各種工作和教學研究等活動中。之前的醫院檔案工作復雜、繁重且多為人工處理，這就讓工作出現問題的風險大大增加，比如資料收集不完整、資料缺乏可追溯性、有效的部分偏少等，嚴重影響檔案在工作中發揮的作用，導致檔案的利用率不高。運用云計算技術，可以很大程度上避免這些問題，提高醫院檔案管理的信息化程度，提高相應檔案資料的有效性和安全性。遵照國家有關標準和要求，建立相關的規章制度，使各種操作標準化、分類規范化、醫院資源接軌化。同時，把工作人員從繁重的工作中解脫出來，用優異的人機互動界面，實現數據的安全、可靠。同時也能幫助傳統的紙質檔案管理提升效率。此外，對于檔案管理要有一個全盤的考慮，制定出基本的系統骨架，然后根據系統的骨架大綱逐漸完善檔案內容，比如一些有用的資料及相關的文獻等。這樣才能有效地提高檔案管理的水平。在檔案管理工作當中，需要科學地按照其完整性、準確性、安全性對檔案內容進行創造、完善和再提煉，以保障檔案資料的全面完整。在對檔案信息化建設方面需要投入資金和技術的支持，培養專業型發展人才，不斷推動高校整體發展。

四、結束語

在醫院管理人員制定各項決策時，檔案是非常重要的參考依據，對于提高醫院經濟活動有效性有著極大影響。檔案管理工作做好了，一方面為醫院高層管理人員及時了解醫院整體經營狀況，適時調整管理策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定醫院經營成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。因此，在醫療體制改革這個新環境下，醫院檔案管理工作必須注重現代化發展，才能全面提高醫院的核心競爭力

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