檔案行業標準及其對檔案事業的影響分析

劉雷

摘 要：現在我國檔案事業得到了廣泛重視，并且發展水平也在不斷提高，同時信息技術的應用越來越廣泛，很多檔案管理技術也得到了更新。對于檔案管理工作實行標準化，其一方面可以保證工作效率的提高，更可以給其長期發展帶來便利。現在我國很多檔案標準已經較為陳舊，同時也給工作的開展帶來很大的阻礙，對于部分內容來說其有所殘缺，同時也有很多內容的重復，所以急需修訂。本文針對其對于檔案事業的發展進行了一些分析。

關鍵詞：檔案；行業標準；標準化；影響

總結起來，現在我國的檔案事業當中，標準并不完善，其可能會給相關工作的開展帶來很大的不便，在這種情況下，檔案管理的部門對于這個問題給予了足夠的重視，著手制定行業標準。在這種情況下，我們就要針對其管理工作當中的要點進行積極總結，這樣才能最大程度上推動工作的規范化，保證其工作質量的提高。本文針對這些問題進行了分析。

1 檔案行業標準的意義

對于整個檔案工作來說，檔案的標準可以說是各項工作開展的依據，其可以大大提高工作開展的規范性，大大提高其管理水平。但是經過研究，我們不難發現，現行的檔案管理標準存在很大的不足，很多內容重復的同時也在很多內容上有所缺失，這對于檔案管理工作的規范化來說是非常不利的。針對這個問題，我國的檔案管理部門其已經提出了相關要求，著力建設一套完整的行業標準，所以在將來，檔案管理工作將會隨著標準的完善而不斷提高其工作質量，效率的提高才能讓檔案的使用價值得以發揮。

2 檔案管理標準的概念

在檔案管理領域，如果推行了一套完善的管理標準，其最大的作用就是可以給我國的檔案管理工作的開展提供一個宏觀的指導，保證管理可以結合于實際檔案工作的開展。但是在這之前，要做的是確定標準，制定相關法律法規，這些工作如果沒有開展，那我國的檔案標準化工作就會舉步維艱，這也是我國檔案工作當中的一大難題。標準化工作包括的內容非常多，例如其要在初期制定計劃、之后對形成的標準進行評定。結合我國的相關規定、并且參考我國的其他行業的標準化來說，這些工作當中如果想做到科學化管理，其還要在下面幾個方面完成工作：

2.1 建設檔案行業的管理辦法

按照我國對于行業標準的劃分情況來看，我國的檔案工作主要是由國家檔案局來管理的，可以說和檔案管理工作相關的選定標準，其都要將由國家檔案局的統一管理和統一協調，不僅僅要負責對行業標準的立項和修訂，同時對于其實施上也應負起責任來。從內容上看，其管理辦法包括了檔案行業標準化工作，這項工作就是對檔案管理的標準進行制訂和修訂，之后將這些已經形成的標準進行貫徹，并且監督其貫徹情況，之后以此為基礎來對標準化工作進行研究；其次，國家檔案局也是我國的專業主管部門，其有著檔案管理工作當中的標準化推行職責；第三，全國檔案標準化委員會的工作當中也包括了這些任務；針對這項工作，相關部門不僅僅要確定細則、劃定范圍，同時也要制定一項標準的發布程序和實施標準。

2.2 檔案行業標準貫徹實施辦法

檔案行業標準有其特殊性，即基本上為推薦性標準，推薦性標準的實施要求是鼓勵各部門自愿采用。從已發布標準的實施情況來看，與當前業務工作的重點聯系緊密的標準實施情況比較好，而另外一些標準的使用率不高，這說明了兩個方面的問題：一是管理部門宣傳的力度不夠，許多使用單位都不知道有這方面的標準；另一方面是有一些部門并沒有意識到使用標準的好處。為了推動標準的貫徹實施，除了提高標準的編寫質量外，有關部門必須通過舉辦標準宣傳貫徹培訓班、在專業報刊上登載標準的發布公告等方式宣傳標準。并與相關業務部門緊密配合，通過制定政策、提出要求、創造條件、建立試點單位并推廣經驗等方法以推動標準的有效貫徹，通過業務考評等方式對標準的執行情況進行監督。

2.3 檔案部門申請制定行業標準的有關規定

國家檔案局每年發一次標準立項通知，但許多單位在接到立項通知后，由于不了解標準立項的要求等，仍需要進行咨詢，有些單位申報的項目不太符合立項要求。因此，有必要制定有關標準申報立項方面的規定。這個規定的內容應該包括：制定行業標準的條件；行業標準立項要求與計劃下達步驟；編制行業標準需要遵循的規定及審查報批程序和要求；標準研制經費的規定及標準成果獎勵規定等。

3 關于檔案行業標準和檔案事業之間的關系

在行業標準起草和擬定的過程中，國家檔案局起到的作用是最為重要的，參與了最多的標準起草工作。其合作單位分布非常廣泛，例如地方檔案部門、專門和行業檔案館等等，總結起來，這些單位的合作當中，產業關聯性特征非常明顯。例如核工業部門、城市建設部門等等，所以可以認為是以內部合作為主的。在這個過程中地方檔案部門和國家檔案部門之間的配合更加緊密，完成了更多的工作。另外包括海洋局、國有企業和地方檔案部門管理機構在內，這些也是非常重要的起標準起草部門，參與到了工作當中。另外為數不少的高等院校和私營企業也參到了這些工作中，主要是在數字文件標準的領域。

在這個過程中，有許多標準建議用于檔案行業標準，呈現出了國家標準減少和行業標準增多的特征。除檔案行業外，行業標準主要體現在農業、航天、船舶、林業等領域之上。

在技術主題領域的檔案標準規定了業務術語和相應的工作規范。但是在此基礎上，隨著行業的不同，也允許結合自己的行業特點來重新修訂檔案標準。現在信息技術的發展水平不斷提高，文件都在不斷走向電子化和數字化，所以行業標準已經越來越規范，并且要為新的檔案管理技術服務。同時，在重點保護歷史檔案和歷史遺址的同時，相關的檔案文件修復標準也成為了檔案管理技術領域的重要課題。

4 總結

經過前文分析，我們不難發現，現在我國檔案標準還并不完善，但是其和行業的發展之間有著很密切的聯系。所以我們應對于上這些問題給予足夠的重視，保證行業標準的科學合理性，這樣才能給行業的發展帶來更大的幫助。檔案工作和很多個行業的關系都有著密切的關聯，所以我們也應看到檔案的標準是一個較大的體系，我們也要集中開展管理，保證不同的系統之前可以完成互相支撐。檔案管理標準化對于檔案工作的現代化來說也是非常重要的，其可以對檔案管理工作提高很大的推動力。

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