人事檔案信息化建設中面臨的困境及對策建議

文金峰

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，各個行業都獲得了一定的發展，而人事檔案管理部門常常時候其中比較關鍵的部門，對于企業的發展具有重要的影響。而在如今信息時代的背景下，對于各個企業的人事檔案管理工作提出了更高的要求。而如何加強人事檔案管理信息化就成為了人們主要思考的問題。這就要求有關檔案部門能夠結合實際的現狀，采取一些有效的對策，以突破困境，更好的加強人事檔案信息化的建設與發展。

關鍵詞：人事檔案；信息化建設；對策

人事檔案信息化建設中面臨的困境是值得人們進行深入探究的，因為這關系著人事檔案管理的水平，同時對于各個企業以及事業單位的發展都具有一定的影響。只有加強對于人事檔案管理信息化的研究，才能幫助人們更為深入的了解其中的內容以及知識，突破如今所面臨的困境，提高人事檔案信息化管理水平。因此，有關檔案管理人員就應該注意提到這方面的認識以及重視程度，并且能夠積極的采取一些有效措施，以進一步加強人事檔案的信息化建設。

1 人事檔案信息化建設中面臨的困境

眾所周知，人事檔案是眾多檔案類型中的一種，主要是針對人事調動以及管理方面的事情進行有效的管理，而人事檔案的管理水平對于企、事業單位的發展往往也具有重要的影響。因此，做好人事檔單管理工作尤為關鍵。而隨著科技信息技術的不斷誕生和應用，對于人事檔案管理工作也造成了一定的沖擊，在新的時期背景下，做好人事檔案信息化的建設就成為了基本的要求，但是在實際進行建設的過程中，管理人員常常會面臨一些困境，這就需要有關人員加以深入的分析。具體而言，這些困境主要體現在以下幾點。

1.1 未能轉變傳統思想

在人事檔案信息化建設過程中，常常會存在一些問題，而人事檔案的管理思想以及模式就是其中的問題之一，在實際進行人事檔案信息化建設的階段，往往會存在著部分管理人員不能及時的轉變傳統思想的情況，受于傳統檔案管理的思想，大多管理人員認為人事檔案的人事檔案記錄著一個人的成長過程、思想變化、家庭信息、受教育情況以及政治生涯等等一些本人和單位才知道的個人材料，它起著憑證、依據和參考的作用，這些特點決定了一是不能將它公開于眾，二是不能將它放到本人手里保管，所以要放在單位的人事部門，由組織選派黨性較強的專人保管，而且絕不能泄密。如果每次利用這些可以查閱復印的資料，都需要到人事部門當面申請領導，再由檔案專管登記、查閱、復印所需的內容，手續相當繁瑣。但因長期受到人事檔案絕對保密這種傳統思想的影響，大部分人很難突破手工操作盡管繁瑣但很安全這一事實，去尋求別的辦法。

1.2 信息化建設中存在的問題

實際上，在人事檔案信息化建設的過程中，除了思想上的問題，在安全以及資金保障方面也存在著一定的問題。因為信息化的管理方式主要依托的是數字化的管理模式，這就在一定程度上會涉及到網絡安全的問題，如果沒有做好相關的網絡安全防范工作，很容易威脅到人事檔案資源的安全，不利于人事檔案資源的利用與保護，在一定程度上也容易被黑客進行攻擊和利用，使得企業以及個人的利益受到損失。而在資金上，在實際進行人事檔案信息化建設的過程中，往往需要大量的資金支持，這樣才能提高技術以及硬件上的保障。但是很多單位以及企業大都購買一套檔案信息化管理軟件，這就難以與檔案管理工作的開展相契合，也容易發生一些問題，難以真正滿足人事檔案信息化建設的要求。

1.3 信息化建設起步時的繁瑣

要實現人事檔案信息化，必須建立健全人事檔案信息管理數據庫，也就是需要錄入單位每位員工的基本信息，包括花名冊、簡歷及其家庭成員情況等信息，這些信息的錄入需要大量的時間和繁瑣的翻閱檔案的過程，信息化建設的起步對一個從來沒有建立過電子檔案的單位來說，其過程是繁瑣的。所以，很多單位的人事處因為平時工作繁多，很難抽調人員進行專門的信息化基礎數據錄入，或是很難抽出時間進行此項工作，這足以讓想實現人事檔案信息化管理的許多單位，望而卻步。

2 加強人事檔案信息化建設的基本對策

2.1 破除傳統思想

在人事檔案信息化建設的過程中，針對其中的問題，就要及時的采取有效的措施加以解決，針對傳統思想上的守舊問題，就要求有關人事檔案管理部門能夠提高對于這方面的重視程度，做好管理人員的培訓工作，真正破除傳統思想，提高對于人事檔案管理工作的認識，明確人事檔案管理中的重點以及要點，而且要知道人事檔案的內容有些是絕對保密，有些也是可以開放的，其中的具體內容都要有所了解和掌握，以樹立正確的人事檔案管理思想，加強人事檔案信息化建設，更好的提高檔案信息的利用，提高檔案管理的效率等。

2.2 對信息化建設揚長避短

第一，盡管信息化時代的確存在不安全性弊端，并且也曾發生過網絡泄密事件，但信息化建設本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是從外部進行計算機硬件安全隔離的防護措施，如防火墻技術、VPN技術可有效隔離單位以外人員的隨意訪問和黑客的攻擊；其次是從軟件內部―方面加強人事檔案信息系統的用戶管理，通過設置用戶名權限和密碼等方式，有效防止用戶越權操作或非法操作；另―方面引進安全防范技術，防止第三方軟件截取文件，破解源文件。有了對這些方面的加強，防范單位人事檔案信息的泄露便不成問題。第二，如果不能阻止檔案整理歸檔原則的變化，那么單位檔案在進行信息化管理的同時，就應該預支一部分能投入到信息化軟件售后服務和硬件維護中的資金。

2.3 提高人事檔案管理人員的基本素質

事實上，工作人員往往起著關鍵的作用，對于最終工作的質量也具有重要的影響。而在人事檔案信息化建設的過程中，管理人員就是基礎的力量，他們的基本素質決定著人事檔案管理的水平。只有提高檔案管理人員的素質，才能真正突破困境，加強其信息化的建設。這就要求檔案專管對檔案信息化軟件進行學習，給予充足的錄入信息的時間，盡量把基礎工作打牢，這樣的話，后面繁瑣的統計工作、檔案的查閱利用工作都會高效率完成。

3 結束語

隨著時代的不斷向前發展，人們的生活方式以及工作方式發生了很大的變化，相應的思想認識水平也有所提高，近幾年，管理意識就比較深入人心，因為做好相關的管理工作，能夠起到一定的約束作用，達到良好的管理效果。而在人事檔案的信息化建設過程中，同樣也需要做好相關的管理工作。這就要求有關檔案管理部門以及工作人員能夠針對信息化建設過程中的問題積極的采取有效的措施，以解決其中的問題，更好的加快人事檔案信息化建設的步伐。

參考文獻

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