檔案人員輪崗實(shí)施方案研究

馮佳

檔案人員輪崗，有利于調(diào)動(dòng)和激發(fā)檔案人員積極性與創(chuàng)造性，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能，持續(xù)激活檔案人員的潛能，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效益提升；在檔案部門內(nèi)部形成專業(yè)上的合理搭配、知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)上的優(yōu)勢互補(bǔ)，從而達(dá)到崗位和人員的最優(yōu)匹配，有助于增強(qiáng)檔案部門的整體凝聚力和檔案部門的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，輪崗不僅是崗位的輪換，更是知識(shí)、信息、技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的交流，對(duì)提高檔案工作整體水平具有重要意義。

在通過崗位輪換取得上述優(yōu)勢的同時(shí)，如果對(duì)于輪崗管理不當(dāng)，也會(huì)帶來一些問題。一是思想觀念轉(zhuǎn)變上的問題，很多檔案人員已經(jīng)完全適應(yīng)了崗位上“從一而終”的工作方式，習(xí)慣和安于本職位工作，一旦輪崗會(huì)顧慮重重，產(chǎn)生種種畏難想法。初始推行輪崗，必然會(huì)有很多思想、意識(shí)上的阻力和觀念上的障礙。二是表現(xiàn)在成本上，包括時(shí)間、培訓(xùn)成本以及被輪換者在新崗位上產(chǎn)生錯(cuò)誤所帶來的成本等。三是在過程控制上，如果缺乏有效控制手段會(huì)出現(xiàn)短期甚至較長一段時(shí)期的混亂局面，延誤或中斷一些工作的執(zhí)行與實(shí)施。

一、輪崗原則

1.自愿原則

檔案人員有自己的職業(yè)生涯規(guī)劃，有的樂于輪換崗位，而有的則未必需要通過輪崗的方式來激發(fā)工作的積極性和創(chuàng)造性。在崗位輪換的過程中，需要注意因人而宜，避免一刀切的現(xiàn)象。年齡偏大的檔案人員完全適應(yīng)了崗位上“從一而終”的工作方式，暫時(shí)無法理解和接受輪崗，被迫調(diào)動(dòng)崗位，有可能會(huì)出現(xiàn)工作不積極，工作興趣不高等情況，反而降低了原有的工作效率。所以確定輪崗對(duì)象時(shí)一定要兼顧檔案人員的個(gè)人意愿。在實(shí)施崗位輪換之前，必須對(duì)檔案人員的特點(diǎn)和發(fā)展方向進(jìn)行深入的分析和把握，進(jìn)而確定最終的輪崗方案。我覺得可供借鑒的一種思路是主動(dòng)輪崗，也就是由檔案人員個(gè)人主動(dòng)提出輪崗申請(qǐng)，再由檔案部門管理者負(fù)責(zé)審核，統(tǒng)籌安排。

2.總體穩(wěn)定，局部輪換的原則

堅(jiān)持在總體崗位穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，局部范圍實(shí)行輪崗，以保證檔案工作正常開展和檔案人員的工作相對(duì)穩(wěn)定。在輪崗前，制定出一套詳細(xì)的輪崗制度，規(guī)定出輪崗的周期、控制好輪換的范圍和人員，形成一套完整的方案，達(dá)到有目的、有次序、有針對(duì)性地輪換。有計(jì)劃、有步驟地或交叉、或跟進(jìn)地進(jìn)行，做到循序漸進(jìn)、穩(wěn)步推進(jìn)。

二、輪崗方法

崗位輪換一般有3 種方法：第一，完全輪崗法。全部或大部分按一定順序或周期進(jìn)行輪崗。第二，部分輪崗法。根據(jù)崗位需要和人力資源情況，以相互學(xué)習(xí)知識(shí)和技能為目的，在小范圍內(nèi)，部分人員之間進(jìn)行輪崗。第三，混合輪崗法。是將以上兩種輪崗方法結(jié)合起來，按一定的組織程序來實(shí)施的輪崗方法，這種方法適應(yīng)性強(qiáng)。

基于自愿和總體穩(wěn)定，局部輪換的兩個(gè)原則，檔案部門內(nèi)部輪崗建議采用部分輪崗法?？梢圆扇∫韵氯N形式：

1.新員工巡回實(shí)習(xí)

新員工即剛分配來的畢業(yè)生以及從外單位調(diào)入未從事過檔案工作的人員，前者具有較系統(tǒng)的專業(yè)理論知識(shí)，但缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；后者對(duì)檔案工作很陌生，心中無數(shù)。為了解檔案工作全貌，應(yīng)視其本人情況，安排到每個(gè)崗位上見習(xí)，讓他們親自體驗(yàn)不同崗位的工作情況，經(jīng)過見習(xí)輪崗后，再根據(jù)他們的工作能力和適應(yīng)能力給其確定適當(dāng)?shù)奈恢谩?/p>

2.培養(yǎng)復(fù)合型人才的輪換

檔案人員輪崗交流是培養(yǎng)復(fù)合型人才的一種既經(jīng)濟(jì)又有效的方法。選擇綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的業(yè)務(wù)骨干作為輪崗的對(duì)象，對(duì)這些業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行有計(jì)劃、有目的的輪崗鍛煉，培養(yǎng)他們一專多能的能力，以便在檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容發(fā)生轉(zhuǎn)變時(shí)， 能夠勝任工作。

3.崗位對(duì)換

對(duì)于出現(xiàn)倦怠情緒的檔案人員進(jìn)行合理輪換，提高其積極性和主動(dòng)性，提高工作效率。輪崗交流可行性比較高的方法是雙向的、互換的，即你到我這兒來，我到你那兒去。即有利于保持檔案工作的穩(wěn)定，又能達(dá)到經(jīng)驗(yàn)交流的良好效果。

三、輪崗管理

1.切實(shí)做好輪崗的整體安排

輪崗應(yīng)該制定科學(xué)詳細(xì)的崗位責(zé)任制和切實(shí)可行的輪崗計(jì)劃，明確輪崗對(duì)象、輪崗時(shí)間、輪崗目標(biāo)、崗位交接、崗前培訓(xùn)、考核標(biāo)準(zhǔn)、輪崗效果評(píng)估及輪崗工作協(xié)調(diào)機(jī)制等一系列問題。事前對(duì)檔案人員的發(fā)展能力進(jìn)行綜合判斷，以做好人員及崗位匹配安排，并制定配套體系，以保證個(gè)人能力與崗位要求能有效地過渡、結(jié)合。長期、正規(guī)、有計(jì)劃的進(jìn)行輪崗，將輪崗細(xì)化、規(guī)范化，形成有據(jù)可依、有章可循的一套制度，循序漸進(jìn)，穩(wěn)步實(shí)施，以保證輪崗的規(guī)范性、有效性、可持續(xù)性，并在實(shí)際操作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整改進(jìn)方法，使輪崗制度日臻完善。

2.確定合理的崗位輪換周期

崗位輪換的周期要根據(jù)各個(gè)崗位的特點(diǎn)合理確定，注意對(duì)不同崗位給與不同的周期，對(duì)工作強(qiáng)度大、技術(shù)復(fù)雜的崗位應(yīng)給予較長的工作時(shí)間，輪換周期也可相對(duì)長些，保證檔案人員有充分適應(yīng)工作性質(zhì)和發(fā)揮潛質(zhì)的時(shí)間。對(duì)工作任務(wù)簡單、業(yè)務(wù)性不強(qiáng)的崗位，可以根據(jù)實(shí)際情況擬定時(shí)間，達(dá)到輪崗的目的。輪崗周期應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定，不應(yīng)該是個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

3.務(wù)必完成輪崗交接工作

檔案人員輪崗交流時(shí)必須相對(duì)保證工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，否則，就會(huì)影響正常工作的開展。所以，搞好交接，是輪崗工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。這就要求每個(gè)檔案人員都應(yīng)在離崗前做好本崗位的結(jié)尾和交接班工作，保證輪崗的順利、通暢的實(shí)行。

即將離崗者將移交、歸檔的資料全部及時(shí)移送、交清，包括文件清單、物品清單、工作進(jìn)度清單、工作注意事項(xiàng)、工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)報(bào)告等，確保各項(xiàng)資源完全移交、確保各項(xiàng)進(jìn)展中工作接收者清楚了解。在輪崗中建議實(shí)行交接過渡期，在過渡期內(nèi)，原崗位人員有責(zé)任輔導(dǎo)繼任人員的實(shí)際操作，及時(shí)提醒注意事項(xiàng)等，以便后行接崗者在短期內(nèi)盡快適應(yīng)熟悉新崗位工作要求，確保檔案工作的銜接、穩(wěn)定和連續(xù)。

4.建立可量化的崗位評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和考核制度

輪崗不可盲目的進(jìn)行，要有嚴(yán)格的考核制度和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)制約，定期對(duì)輪崗人員進(jìn)行工作考評(píng)，對(duì)輪崗結(jié)果進(jìn)行量化，結(jié)合檔案人員表現(xiàn)和崗位性質(zhì)對(duì)其工作態(tài)度、工作能力、發(fā)展?jié)摿Α⒐ぷ骺冃У冗M(jìn)行綜合考核，作為獎(jiǎng)懲、晉升、輪換、年終考核的依據(jù)。從整體上建立一種較公正的檔案人員崗位責(zé)任，這是檔案人員輪崗得以順利實(shí)行的關(guān)鍵所在。制定完備的考核制度，才能對(duì)今后工作進(jìn)行現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)，才能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

5.抓好監(jiān)督機(jī)制和反饋機(jī)制

在實(shí)行輪崗過程中，檔案部門應(yīng)該注重發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用，適時(shí)監(jiān)督檔案人員的輪換情況，考察檔案人員是否適應(yīng)和勝任本崗位工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。對(duì)個(gè)別不能勝任者，及時(shí)予以調(diào)整，以便合理使用人才，充分發(fā)揮現(xiàn)有員工的使用效益。必要時(shí)應(yīng)給與相應(yīng)的指導(dǎo)和幫助，引領(lǐng)檔案人員進(jìn)行輪崗，避免盲目輪崗和出現(xiàn)混亂。

在輪崗后，及時(shí)將輪崗考核結(jié)果反饋給被考核人，并提出書面評(píng)議及建議。定期對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行追蹤調(diào)查，傾聽個(gè)人意愿，指導(dǎo)和幫助輪崗者解決工作中的困難和問題，并對(duì)其進(jìn)行一個(gè)專業(yè)性的評(píng)估，了解其特點(diǎn)和不足，給予盡可能的培訓(xùn)和幫助。

（工作單位：中國石油遼河油田分公司勘探開發(fā)研究院）endprint