《企業檔案工作規范》解讀

第六章 企業檔案工作制度建設

二、企業檔案管理制度建設

6.2.1文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。

歸檔制度是保證企業各種文件材料能夠完整、準確、及時歸檔的一項重要制度。制度內容包括：文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。

文件歸檔范圍應以能夠準確反映本企業主要職能活動和基本歷史面貌，確保文件材料齊全、完整、準確、系統，滿足本企業各項工作查考利用需要為原則。

保管期限：凡是反映本企業主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家、社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：本單位制定的屬于法規政策性的文件，處理重要問題形成的文件材料，召開重要會議的主要文件材料，重要的請示、報告、總結，綜合統計報表，機構演變、領導人任免的文件材料。

凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內對本企業工作有查考利用價值的文件材料，列為30年保管。主要包括：本單位一般工作問題文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直屬上級單位引發的屬于本企業主管業務并需要貫徹執行的一般文件材料，下屬企業報送的重要總結、報告和統計報表等文件材料。

凡是在較短時間內對本企業有參考利用價值的文件材料，列為10年保管。主要包括：本企業一般事務性的文件材料，上級單位和同級單位印發的非本企業主管業務但要貫徹執行的文件材料，下屬企業報送的一般工作總結、報告和統計報表等文件材料。

文件保管期限可長可短時，一律從長。

歸檔時間：是指根據本企業各項活動的程序和文件材料的形成特點，定出各種文件材料歸檔的具體時間。一般分為按年度歸檔、項目結束后歸檔、工作階段歸檔和隨時歸檔。

歸檔程序：收集、整理、審查、歸檔。其中審查程序是整個歸檔程序的核心，收集、整理則是審查前期的準備階段。

歸檔質量要求：歸檔文件應為原件；歸檔文件材料齊全完整；歸檔文件制成材料具有耐久性；整理歸檔文件所使用的裝具、裝訂材料符合檔案保護和耐久性要求。

6.2.2檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊在提檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求和庫房管理員職責。

本條對企業建立健全檔案保管制度提出要求。檔案保管應當按照國家及檔案行業標準要求執行。檔案庫房建設要納入企業建設、維護計劃，要具有“八防”功能和監控、報警措施，以確保檔案的完整、安全。庫房內溫度應控制在14-24°C之間，相對濕度在45%-60%之間。特殊載體檔案保管環境，按國家檔案局有關特殊載體保管標準執行。定期檢查各種設備設施，確保正常運行。

6.2.3檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。

本條對企業建立檔案鑒定銷毀制度提出要求。

成立鑒定工作組織人員：企業領導、有關職能部門負責人及業務、科技人員，檔案部門人員。

明確鑒定工作組織職責：編制和修訂企業文件歸檔范圍和保管期限表；確定鑒定的原則和方法；定期對到期檔案進行鑒定；提出無保存價值檔案的目錄；寫出鑒定報告報分管領導審批。

確定鑒定工作程序：制訂工作方案，組織鑒定工作實施，形成鑒定報告，經審核批準，組織監督銷毀，銷毀目錄歸檔。

6.2.4檔案統計制度。應明確統計內容、統計要求和統計數據分析要求。

統計工作的內容：檔案數量的統計，包括檔案的收進、移出、銷毀、實存等方面的情況；檔案業務工作質量的統計，包括檔案的歸檔率、完整率、準確率等；檔案開發利用工作情況的統計，包括借人次、借閱量、查全率查準率、利用率、準確率統計工作應當堅持目的性、準確性、連續性、全面性、系統性和及時性。同時檔案部門還應加強對統計數據的系統性分析，以掌握企業檔案工作的變化和規律。

6.2.5檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）閱檔案的要求。

本條對企業檔案利用制度提出要求。企業檔案部門要健全檔案檢索體系，建立檔案信息集中管理的開發模式。企業在開發檔案信息的過程中，要對企業核心技術檔案、知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的開發利用進行審查。要處理好利用和保密的關系。

檔案信息開發利用主要形式：從企業文化、企業產品宣傳等方面開展檔案、情報、信息編輯、匯編專題資料等工作；利用檔案制作多媒體宣傳品；建立企業精品檔案展室；依托網絡技術，開展檔案信息的網上服務。

企業檔案信息資源的開發與提供利用，必須嚴格執行保密制度，在遵守保密制度和不損害國家、企業和個人利益的前提下，積極提供和開發檔案信息，為企業各項工作服務。

（本部分未完待續）endprint