采購業務管理信息系統的設計和實現

于衛衛 王國永

摘要：高校根據日常運行情況，采購設施設備家具。近年來學校采購的資產在種類、數量、形態上都發生了巨大的變化，可以通過信息化系統規范學校采購行為，提高采購資金的使用效益，維護學校利益，基于對高校設備采購信息化系統的了解探究，并在此基礎上闡述其實現過程與應用意義。

關鍵詞：采購業務;管理信息系統;設計

0 引言

隨著高等教育事業的發展，國家對高等教育投入的力度不斷加大，各地高校在物資采購方面的投入也日益增長，采購任務急劇增加，傳統的高校物資采購模式已不能適應當前我國高等教育事業內涵發展的需要，探索高校物資采購信息化，以便更好地為高校教學、科研服務，已成為當前高校物資采購部門所面臨的一項重要且緊迫的實踐性課題。本文以此為背景，通過分析當前物資采購存在的問題，探討高校物資采購信息化建設的必要性，探索物資采購信息化建設的思路，旨在為當前高校物資采購信息化的實踐提供參考。

1 當前物資采購中存在的問題

1.1 管理制度有待完善，制度執行有待加強

目前，一些學校在物資采購方面沒有構建完善的物資采購管理制度體系，沒有形成規范高效、監督有力的內控體系，沒有制定“分類實施”的采購工作全流程規范;有些學校有相關的院物資采購管理辦法，制度涵蓋內容很多、很全面、指導性較強，但實際執行中尚需細化，需制定相關配套制度。

1.2 高成本

傳統物資采購模式的高成本主要體現在兩方面：一是在申購人的采購申報、技術參數的確定、標書制作、查詢發布，招標投標評標以及合同的洽談簽約結算等各個環節，高校物資采購部門要與校內外不同的部門和單位（如校內申購人、招標代理公司等）進行多輪次的協商溝通，耗費了大量的時間成本和人力成本;二是傳統物資采購模式下，高校物資采購部門難以對年度采購信息進行精確的統計與分析，很難掌握最新的產品信息、供應商信息和市場行情，使后期物資采購計劃的制訂及采購預算的分配等無科學依據可依，領導決策費時費力。

1.3 管理層級程序增多，采購程序周期偏長

根據調查研究，一般高校現行的采購程序是由使用部門提出請購申請，本單位負責人簽字～資產處簽字～分管院領導審批～分管財務領導審批～大宗物資報集團公司領導審批，然后交給資產處，資產處進行市場調查或組織論證、招標等一系列程序后才能確定中標供應商。繁冗的程序與環節導致學校物資采購的不及時，也一定程度上影響了物資采購的效率，最終影響教育經費的使用效益。

2 高校物資采購信息化建設

2.1 申購系統設計

在高校的日常需求中，特別是科研型高校，設施設備、辦公和實驗室家具的需求都會有，因此需要能保證所有設施設備家具都應用該系統進行申購。在具體的設計過程中，設計內容包括整體界面和具體程序編寫兩方面，對于界面來說，在設計過程中需要保證界面的簡潔性，但是需要能夠讓申報人填寫相關信息，所以在設計過程中，將整個界面分為兩個部分，其一為日常辦公用品，通常情況下這些設備體積較小，并且費用較低，但是會對辦公效率產生重大影響，對于高校的財務系統來說，需要優先對這些設備進行審核。該部分界面中包括4個文本框，內容分別為申報內容、申報原因、申報單位和申報人員，當申報人員填寫相關信息并提交后，有財務人員進行審批。對于辦公家具以及實驗設備等大型設備，優先級可適當降低，但是要求申報原因方面需要進行細致填寫。在程序的設計過程中，最簡單的方式為應用VB程序進行編寫，通過局域網進行信息傳遞。

2.2 信息化平臺主要功能模塊

信息化平臺包含項目計劃申報管理、信息發布管理、專家庫管理、供應商管理、采購評審管理、統計查詢分析等主要功能模塊，基本涵蓋當前高校物資采購業務從項目申報到采購評審的主要業務流程。

采購項目的計劃申報管理對申購計劃已獲批準、經費已落實、承辦部門或承辦人員已明確、按規定向政府部門或相關校內職能部門履行審批審核及備案手續的采購項目才能按計劃進行采購。專家庫管理實現對專家信息在線注冊、審核、維護，包括新增、修改、刪除等，并可根據相應物資采購類別，自動篩選符合條件的專家。供應商管理模塊可實現供應商的在線注冊、準入審批，供應商信息和黑名單查詢等功能。學校通過供應商管理模塊，可了解到供應商的基本信息、財務信息和資質信息，以及供應商的供貨（履約）能力、交易記錄等。

2.3 實現對各類設備信息的有效記錄

在高校設備采購信息化系統的運行過程中，為了降低采購員的重復工作量，可以在設備審批過程中按照設備的運行時間確定設備采購的必要性，這就要求在系統的應用過程中，需要能夠記錄各類設備的應用時間。要達成這一要求，設備采購部門在采購了設備后，可應用掃描儀、計算機終端進行設備信息錄入，由信息化系統進行信息記錄。從中可以看出，在信息化系統的建設中，需要對系統中的數據庫進行合理設計，原因在于數據庫需要能夠有效存儲兩種信息：（1）為采購過程中產生的電子單據;（2）為各類設備的基本信息，在該系統的應用中，財務管理部門能夠從數據庫中調用各類信息，以對設備采購的必要性進行探究。

3 結束語

綜上，物資采購信息化建設不僅可精簡傳統采購模式下冗雜的采購程序、優化和完善采購流程、提高采購效率、降低采購成本，同時保障物資采購流程中的各關鍵環節可回溯、可倒查，為學校采購監督部門實施事前、事中和事后監督提供了便利，也為物資采購監督的精準化提供了科學依據，從而確保物資采購各關鍵環節黨風廉政風險防控責任的落實，在當下“全面從嚴治黨”的時代背景下具有十分重要的現實意義。期望本文能為當前高校物資采購信息化的實踐提供參考。