加強《出生醫學證明》辦理和管理的重要性

陸世芬

【摘要】隨著信息化的普及，出國人員低齡化不斷增多，《出生醫學證明》承載的功能不斷增加，查閱該信息的人與日遞增，在此結合《國家衛生計生委、公安部關于啟用和規范管理新版<出生醫學證明>的通知》的要求，淺談幾點個人觀點。

【關鍵詞】出生醫學證明；辦理；管理

《出生醫學證明》是國家統一印制，并依據《中華人民共和國母嬰保健法》出具的，證明嬰兒出生狀態、血親關系，申報國籍、戶籍，取得公民身份號碼的法定醫學證明，出生醫學證明檔案是國家民生檔案的重要組成部分。

一、《出生醫學證明》的辦理

首次申領《出生醫學證明》必須由新生兒母親親自辦理，在規定時間內攜帶新生兒父母雙方有效身份證原件和復印件，向簽發醫院申領《出生醫學證明》。如特殊原因，母親不能親自辦理，必須由新生兒母親寫好委托書，委托人持有效身份證原件和復印件才能辦理《出生醫學證明》。

如遺失等需要重新辦理《出生醫學證明》的，先到原簽發醫院出具的出生醫學證明材料（原《出生醫學證明》存根聯編碼，到當地《日報》社登報聲明，再向醫院提出書面補發申請，核實無誤后予以補發。

二、《出生醫學證明》檔案的安全保密

出生醫學證明檔案不得外借，單位或組織要求查閱的，必須憑介紹證明當場查閱指定的內容；不得公開出生醫學證明檔案的內容；不得損害出生醫學證明檔案當事人的合法權益。

保管單位明確并固定檔案工作人員，保證管理必要的設施、場所等確保檔案的安全，計算機應專機專人專用，周期性地進行密碼更改加強安全防范。工作人員應高度重視維護好相關賬號的密碼安全，不得泄漏密碼，如發生泄漏的應及時更改密碼并匯報單位領導。

三、《出生醫學證明》檔案的歸檔和管理

根據《浙江省〈出生醫學證明〉管理規定（試行）》的通知，《出生醫學證明》檔案的歸檔文件材料按首次簽發、換發、補發進行分類歸檔，內容真實完整、圖文清晰、簽字手續完備，作永久保存。首次簽發的有《出生醫學證明》存根、申領登記表、父母親身份證復印件；換領的有《出生醫學證明》存根、申領登記表、父母親身份證復印件及原《出生醫學證明》等相關材料；補領的有《出生醫學證明》存根、申領登記表、父母親身份證復印件和報社刊登的聲明作廢等相關材料。

按檔案分類法要求，采用保管期限-年度-問題分類，設立“出生醫學證明”類目；按檔案管理要求，在年度一致的情況下，以流水號排序。《出生醫學證明》存根、《出生醫學證明》申領登記表和父母親有效身份證復印件及相關證明材料裝訂為一件，采用一人一件一號的形式裝訂整理，原則上100件為一盒。按數字化檔案管理要求，在錄入數據的同時做好校對工作，發現錯誤的條目進行修改，把數字化加工成的 PDF全文掛接到檔案管理系統軟件上，在檔號一致的情況下一一對應，實現檔案目錄數據與圖像文件數據進行批量掛接，發現對接錯誤的文件及時進行改正，審核無誤后按要求打印卷內目錄，其中序號為流水號，編號以《出生醫學證明》編號順序排列，題名為《新生兒+母親+父親+出生日期》，日期為發證日期，頁號為此件文件材料的頁數，備注有注明換發、補發、原證號以便統一查找、打印等。

四、《出生醫學證明》檔案管理存在的問題

《出生醫學證明》檔案管理制度落實不到位。一些簽發機構管理部門和相關工作人員的法律意識淡薄，缺乏有效的監管制度。部分管理和簽發機構未按相關要求建立完善各項制度，未嚴格執行證件入庫登記，證、章未分開管理，對相關有效信息核實后蓋章等相關管理制度。

《出生醫學證明》檔案的保管年限不統一，按病歷檔案保管30年是不夠的。未進入檔案館單位的，部分《出生醫學證明》檔案沒有向綜合檔案室移交，仍由病案室保管，不能做到防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫等，《出生醫學證明》檔案保管安全性差。

五、改善問題的幾點思考

《出生醫學證明》作為一種特殊形式的檔案，它是具有法律效力的。因此，要定期安排檔案管理人員參加檔案專業技術人員繼續教育和參加數字化檔案建設知識等培訓班，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，專人管理《出生醫學證明》檔案。

在當今飛速發展的信息時代，作為《出生醫學證明》檔案管理人員，如果仍停留在傳統的紙質檔案管理模式上，未建立互聯網《出生醫學證明》管理信息系統，會給不法分子帶來可乘之機。通過信息化管理，能準確地掌握《出生醫學證明》管理信息，實現信息縱向與橫向的共享、互查，防止虛假證件等發生。

長期、有效地保護好《出生醫學證明》檔案，維護檔案的真實、完整和信息安全，作為“人生第一證”，無論對新生兒父母或其本人都具有終身保留的意義。

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