檔案信息化管理的優勢與存在的安全問題分析

索秀萍

【摘要】本文主要探討檔案信息化管理的優勢及其存在的安全問題，進而提出相應的意見和建議，以期望能夠更有效地做好檔案信息化管理工作。

【關鍵詞】檔案信息化管理；優勢；安全問題

在當今社會，傳統管理檔案的方式已經無法滿足時代的需求。因此，在新時期學習新的檔案管理方法即是社會發展的趨勢。為此，增強人們對檔案信息化管理優勢與及其所存在安全問題的認識是非常必要的。基于此，本文主要從以下三個方面進行分析。

一、檔案信息化管理的優勢

（一）檔案管理的高效率和利用率。隨著科技的發展和進步，新時期檔案信息化管理更應注重檔案信息化管理的效率和利用率。唯有增加檔案信息服務對象和檔案信息的傳遞數量，方顯檔案信息化管理的優勢。新時期檔案信息管理的高效率主要體現在數字信息所占空間小，傳遞空間無限制，且能持續24小時服務等。不僅在空間方面，更增強了檔案信息化管理的水平。而新時期檔案信息化管理的高利用率主要是指同一檔案可以為多個用戶使用，且不影響保存質量。

（二）信息查詢快捷且精確。傳統的檔案信息化管理查詢方式主要是以檔案工作者手動尋找為主，難免出現效率低，有紕漏，甚至錯誤的現象。而新時期的檔案信息化管理手段恰巧彌補了這種弊端。無論是精確查詢還是模糊查詢，效率都是非常高的，其精確度也是人工無法比擬的。例如，在查詢同一類型的檔案資料時，只要通過信息查詢，就可為檔案管理工作者篩選出類似的資料，既快速，又避免很多誤差。

（三）信息運輸和共享方便。傳統的檔案信息主要是到相關部門進行實際查詢或者運用傳真等方式進行運輸或共享，既不方便，又不夠快捷。而新時期的檔案信息在運輸方面和共享方面都是十分方便的。以網絡為基礎，自動檢索就可以實現檔案信息間的運輸，不受地域和時間的限制，節約了人力、物力和財力。另外，對于同一份檔案信息，可以實現多數人同時學習和借鑒，更可以同步完成檔案信息的發文、歸檔以及使用。這些無不體現檔案信息化管理的優勢。

二、檔案信息化管理存在的安全問題

（一）檔案管理者所帶來的安全問題。在管理檔案信息的過程中，最關鍵、最重要的因素就是人。由于檔案管理工作者的安全意識淡薄、素質水平偏低等都會威脅到檔案信息的管理。例如，因為操作失誤或不夠嚴謹導致檔案信息的丟失或遺漏；或者隨意將賬號或密碼告知他人等等，都會造成一些無法估量的安全問題。

（二）檔案管理過程的安全性。傳統的檔案信息管理方式，以紙質檔案、單位蓋章以及相關領導簽字為主。然而相對于新時期的檔案信息管理方式而言，它具有一定的安全性。由于電子信息檔案長期存儲在計算機的硬件或軟件中，那么，無論是硬件的使用壽命，還是軟件的使用壽命都會在一定程度上制約檔案信息管理過程的安全性。若管理不善，將帶來重大的損失和無法估計的后果。

（三）計算機病毒帶來的威脅性。在這個信息膨脹的時代，計算機的廣泛應用既給我們帶來了巨大的便利，同時，也給我們帶來了不可避免的威脅——有可能感染計算機病毒。有的計算機病毒所帶來的破壞是非常巨大的，有可能損害管理檔案信息系統，導致信息泄漏，信息修改或竊取等，不僅不利于檔案工作者自身的利益，更會危害到企業整體的利益。

三、檔案信息化管理的幾點建議

（一）增強檔案工作者的安全意識。在現代社會，檔案信息化管理工作是十分重要的，稍有不慎就會導致無法挽回的后果。因此，為提高檔案信息化管理的水平，應做到以下兩個方面：第一，加強學習保密性法規，以誤報檔案管理信息的安全性。第二，開展相關的培訓工作，提高檔案管理工作者的文化水平和自身綜合素質，進而提高其管理能力。

（二）建立健全檔案信息化管理制度。完善的管理制度是保障檔案信息安全的重要措施，為此，應主要從以下兩個方面出發：首先，健全責任管理制度，以避免管理過程中帶來的威脅。例如，定期檢查存儲信息的硬件或軟件的安全性以及使用壽命，以做到及時備份。其次，完善歸檔制度，從多方面進行檢查。例如，在歸檔時，檢查檔案內容的真實性和一致性以及文件是否為最終版本等等。

（三）采用多樣化的技術防范措施。為確保檔案信息化管理工作的安全性，應采取相應的技術防范措施，具體主要從以下幾個關鍵點著手：第一，邀請專業的計算機程序員優化檔案信息化管理的程序，以確保程序的安全質量。第二，為避免計算機病毒所帶來的危害，選擇正版的殺毒軟件，對計算機進行有效的、合理的殺毒。第三，為保護檔案信息和數據不被竊取、篡改或泄漏，可以采用相應的加密技術，電子文件簽署技術、監控技術、防寫技術以及限制檔案管理工作者權限的控制技術等等。

四、結論

綜上所述，雖然相較于傳統的檔案管理方式，現代的、新型的檔案信息化管理具有明顯的優勢，但其安全問題仍舊更需要引起人們的關注。因此，為應對檔案信息化管理中所存在的安全問題，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推進檔案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服務大眾。

【參考文獻】

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