淺談初級中學會計檔案信息化管理

李紅英

【摘要】隨著計算機技術和網絡通信的普遍應用和發展，會計檔案的管理也從電算化過渡到信息化，初級中學只有通過信息技術對會計檔案進行收集、整理、保管、利用，才能推進會計檔案信息化管理的建設和加快初級中學教育現代化的步伐。

【關鍵詞】初級中學；會計檔案；信息化管理

目前我國初級中學規模擴張、招生人數急劇增加，學校經費來源渠道以及途徑復雜化，各類經費的數量也在增加，因此初級中學財務核算工作精細化趨勢不可逆轉。隨著信息技術和網絡的發展，信息技術的優勢越來越明顯，會計檔案管理更是向信息量大、時效性強、查閱更方便的方向發展，因此傳統的會計檔案管理模式已經不再適應社會發展的需求。信息化已經成為會計檔案管理的必然趨勢，如何通過信息技術對初級中學會計檔案的信息資料進行收集、整理等使會計檔案信息化更方便查閱成為初級中學會計檔案信息化管理的重要任務。

一、會計檔案信息化管理的必要性

（一）會計檔案的全面性。初級中學的會計檔案是各個初級中學在進行財務核算過程中形成或接收的，記錄并反映了學校經濟業務事項，表現形式為具有保存價值的文字、數據、圖表等，會計檔案是分析、計劃、監督和決策學校業務的重要資料。目前，會計檔案不僅包括傳統的書面紙質材料，更是包括了磁盤、光盤、硬盤等存儲的會計數據和相關軟件系統等。

（二）要準確地掌握好學校在某個時期的經濟財務活動必須要做好會計檔案管理工作。會計檔案管理工作不僅是學校的基礎日常工作的重要內容，更是學校制定政策、規劃財務、預算開支、實行管理和合理決策的重要信息依據，對學校的發展起著重要的見證和參與作用。

（三）會計檔案管理信息化十分必要。初級中學各項財務工作所需采集的資料越來越多，評估所需的會計資料、各項指標數據等劃分也越來越細化，因此只有加快對會計檔案信息化管理的建設，才能夠更便利更好地為學校各項工作服務。

二、會計檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）管理制度不完善。目前許多初級中學并沒有建立起完善的會計檔案信息化管理制度，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、收集和整理的標準等問題沒有具體可行的規定。沒有培養相應的檔案信息化人才來管理會計檔案工作，僅僅強調了財務核算和會計業務工作，忽視推進會計檔案信息化管理工作。

（二）管理人員素質有待提升。會計檔案管理工作分別涉及到了會計以及檔案管理兩方面的專業知識，因此要求相關管理人員具備一定的專業知識和素養，即包括會計專業知識以及檔案管理專業知識。但是就目前而言，初級中學會計工作人員在財務核算過程中只注重核算與資金管理的部分，忽視了檔案管理的要求。由于許多初級中學長期忽略了對會計人員進行專業培訓和信息化相關學習，因而會計人員水平良莠不齊，很多會計人員在上崗前都沒有掌握會計檔案信息化管理所需的專業知識和基本技能。此外，會計檔案包括了賬簿、憑證、報告等，很多學校會計人員在整理會計檔案的時候沒有將財務報表中的相關文件、財務活動等進行歸檔，因此會造成檔案缺失和不完整的問題，會計檔案信息化管理質量低。

（三）數據信息存在安全問題。在會計檔案管理工作中，無論是傳統紙質檔案還是信息化檔案都存在著安全問題。一方面，傳統紙質檔案經過人為修改后容易被發現，非法修改可以得到制止，但是紙質檔案容易發霉甚至是腐爛，字跡也會隨時間而變得模糊不清，難以保存；在會計檔案移交過程中也可能會發生被抽離的現象。另一方面，在計算機技術發展迅速的今天，會計信息化檔案很容易被復制、修改甚至是竊取，病毒、黑客入侵以及間諜軟件的攻擊也會給會計檔案管理帶來許多安全威脅。

三、推進會計檔案信息化管理的措施

（一）加強對會計人員的培訓。推進會計檔案信息化管理對會計人員素質要求越來越高，因此需要培養精通現代信息技術并且會把信息化技術與會計檔案信息化發展需求結合利用的人才。為了提高初級中學會計檔案信息化管理的質量和水平，需要通過各種途徑對會計人才進行檔案信息化管理相關知識和技能的培訓，讓會計人員在學習過程中與時俱進，提高自己的綜合業務水平的同時形成嚴謹踏實的工作作風和自主創新的精神，促進會計檔案信息化管理效率和水平的提高。與此同時，會計檔案信息化管理工作需要對軟件和系統安全進行維護，因此會計檔案信息化管理工作還需要一批精通電腦操作的人才來維護日常運作、定期備份和更新數據、定期查殺電腦病毒，防止財務系統專用計算機感染到病毒。

（二）加快完善會計檔案信息化管理制度建設。要使得初級中學會計檔案信息化管理走向規范化、標準化，就必須嚴格遵循國家制訂的相關檔案管理的規章制度和要求，并在遵循國家檔案管理相關制度的基礎上根據本校的實際情況來制訂具有自身特色的、完善且實用的會計檔案信息化管理制度，以此來指導本校會計檔案管理工作。

（三）加強對會計檔案信息安全的保障。建立起一套完善的內部控制制度以及會計電子檔案安全保密系統，防止信息泄露、被竊取和篡改，加強對安全系統的權限管理，嚴格區分權限，實行密碼和口令控制。

四、結語

在信息技術發展如此迅速的今天，初級中學會計檔案管理信息化不僅是社會和經濟發展的要求，同時也是會計檔案事業的發展需求。因此，必須加強對會計人才的培養，完善會計檔案管理制度，加強對會計檔案信息安全的保障，健康有序地推進初級中學會計檔案信息化管理建設。

【參考文獻】

[1]徐超臣.淺談會計檔案信息化管理[J].蘭臺內外，2016（2）.endprint