淺談倉儲檔案痕跡化管理

陳娜

【摘要】隨著物流事業的興起，倉儲管理事業也隨之繁榮，如何做好倉儲管理工作逐漸成為倉儲管理工作者探討和重視的問題之一。倉儲檔案痕跡化管理是結合倉儲工作動態化的特征，以時間、空間無空隙檢查記錄為形式，以標準化、制度化和時效化為原則的一種管理手段。本文從倉儲檔案痕跡化管理的重要性、痕跡化管理的原則、要素和方法等方面進行闡述，明晰了檔案痕跡化管理的概念，進一步規范了倉儲檔案痕跡化管理的工作步驟與方法，從而闡明了倉儲檔案痕跡化管理對倉儲管理工作具有最重要現實意義。

【關鍵詞】倉儲檔案；痕跡化管理；管理價值

倉儲管理工作的關鍵在于過程比結果更重要，細節決定成敗。痕跡在漢語詞典當中的釋義，指事物經過后，可察覺的形影或印跡。痕跡化管理反映了管理工作由事后結果控制向事前計劃和事中監控轉移的趨勢，也是管理科學化和精細化的一個表現，精細化的管理正是管理國際化的選擇。文章以倉儲檔案痕跡化管理為論述對象，從倉儲檔案痕跡化管理的重要性、痕跡化管理的原則、要素和方法等方面進行論述，以揭示痕跡化管理在倉儲檔案管理工作中的重要意義。

一、倉儲檔案痕跡化管理的重要性

（一）檔案痕跡化管理是倉儲管理工作的基礎。倉儲管理工作實際上就是一個過程控制工作，要保證在倉庫當中發生的一切行為都受到科學掌控，已達到預期目標。過程控制的方法和依據就要從痕跡化管理的檔案中來，因此，檔案痕跡化管理是倉儲管理工作的基礎。

（二）檔案痕跡化管理對于倉儲管理工作具有一定的經濟價值。信息時代信息的綜合數據具有一定的經濟價值，尤其在倉儲行業當中，數據是倉儲管理工作的主要輸出結果，數據的來源以及走勢都對整個倉儲事業有著重要價值，甚至有的帶有密級，有的具有一定的經濟價值。

（三）檔案痕跡化管理決定著倉儲管理水平。倉儲管理工作繁瑣但呈現出一定的規律性，掌握其規律并制定相應的痕跡化記錄，構成倉儲檔案痕跡化管理，不僅與倉儲管理的動態性相契合，并且有利于提高效率，因此檔案痕跡化管理決定著倉儲管理水平。

二、倉儲檔案痕跡化管理的原則

（一）標準化。結合倉儲工作實際，按照標準化工作流程建立和管理倉儲檔案。統一定制或采購不同類型的機關痕跡文檔所需要的記錄載體如標注卡、統計表、流轉袋的格式、材料。通過規章制度、暫行管理辦法等形式劃定痕跡化記錄的時間、范圍、具體條目等內容，制度化地制定各項記錄的名目，是保證痕跡化管理科學和效率的前提。

（二）時效化。痕跡化管理的重要價值就在于時效性強。只有在各個時間環節做好倉儲動態情況的控制，才能保證倉儲管理工作有條不紊，也才能在此基礎上獲取綜合信息，對倉儲物資做出綜合分析，從而對倉儲工作作出正確抉擇。

（三）精準化。倉儲工作繁瑣復雜，器具物資的維護、物資裝卸過程以及倉庫的消防安全系統都離不開檢查檢錄，且必須精確化。唯有精確化，倉儲檔案痕跡化管理才有意義，否則檢查記錄只是流于形式，則失去了實質。完善管理體系和明確的崗位職責劃分，形成職責分工，將個人崗位職責內容細化；考察工作是否多了、重了；工作是否到位等，使工作思路更加明確，也更加方便平時工作痕跡的完善和保存。

三、倉儲檔案痕跡化管理方法

關于痕跡化管理的概念，陳舜平先生在《痕跡化管理芻議》一文中指出：“痕跡化管理就是讓所有的管理都留下印記，即使是小小的一個環節、步驟都要留有痕跡，以便以后有證可查，還可理解為對管理痕跡的管理，即對于實施管理時所做的記錄、圖片、電子檔案等都需要收集、整理、分類、保存等，以備今后考察?！?/p>

（一）采用信息化技術，提高檔案信息化管理技術。除了紙質文檔，加強電子文檔、照片、光盤等多種方式，注重新科技的提升來加強倉儲檔案痕跡化管理。其一，運用電子文件管理系統的設置、捕獲新科技提升文檔痕跡化管理技術。其二，運用數字檔案室系統的審計跟蹤新科技提升倉儲檔案痕跡化管理技術。運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理。

（二）建立倉儲檔案痕跡化管理常態化機制。要切實履行倉儲檔案痕跡化管理，就必須制定相應的規章制度，建立倉儲檔案痕跡化管理常態化。通過制度管理實現崗位全痕跡信息管理對崗位行為實施全方位的監測、追蹤、記錄、收集、挖掘、處理全部管理行為痕跡信息，從而減少無形信息的流失，降低信息不對稱，進而實現信息對稱或接近對稱，提高倉儲檔案痕跡管理效率。

（三）提高檔案痕跡化管理人員專業技能。首先，加強專業技能培訓。第二，加強宣傳教育。最后，通過平時工作中的點滴痕跡、“以小見大”地觀察和衡量成員工作的方法、結果和個人的能力，同時加入績效考評的標準當中，通過各種材料、數據和獎勵等平時的痕跡的支持，鞏固工作人員個人專業技能的提升。

四、結語

痕跡化管理作為檔案信息管理的重要組成部分，在倉儲檔案管理工作中，如何提高檔案痕跡化管理顯得尤為重要。從文中論述不難看出，提高倉儲檔案痕跡化管理水平是提高倉儲管理水平的有效途徑之一，倉儲檔案痕跡化管理對倉儲管理工作具有重要現實意義。在今后倉儲檔案管理工作中，如何提高痕跡化管理工作水平？值得我們思考和探討。

【參考文獻】

[1]朱銳.以痕跡管理促進安全精細化管理[J].管理觀察，2011（23）：105.endprint